Agile Zeremonien: Informationsfluss Schaffen für Echte Anpassungsfähigkeit

Egal, was Sie im Internet lesen, im Kern geht es bei Agile nicht darum, schneller zu liefern oder gar bessere Produkte zu erschaffen. Stattdessen geht es darum, rechtzeitig Feedback zu erhalten, damit Sie „schneller lernen“ können. Wenn Sie in der Lage sind, schneller zu lernen oder sogar „schneller zu scheitern“, hilft Ihnen das, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um Arbeitsprozesse zu optimieren und genau das zu liefern, was die Kunden wollen.

Statt der Frage „Wie kann man Produkte schneller bauen?“ sollte die Frage also lauten „Wie kann man schneller Feedback erhalten?“. Mit Agile geschieht dies durch regelmäßige Zeremonien, die auch als „Kadenzen“ oder „Events“ bezeichnet werden. Schauen wir uns an, was sie sind und welche Arten es gibt.

Was Sind Agile Zeremonien?

Agile Zeremonien sind regelmäßig stattfindende Meetings mit dem Ziel, einen Informationsfluss von internem oder externem Feedback innerhalb eines Teams oder des gesamten Unternehmens aufzubauen. Als wesentlicher Bestandteil des agilen Projektmanagements können sie Ihnen helfen, eine Symbiose innerhalb der Abläufe eines einzelnen Teams oder über mehrere Organisationsebenen hinweg zu erstellen.

Regelmäßige Zeremonien oder Kadenzen ermöglichen es allen Teilen eines Arbeitsmanagementsystems, ständig Informationen auszutauschen. Dadurch wird das gesamte System laufend aktualisiert, was es immer agiler macht. Mit anderen Worten – anpassungsfähig an Veränderungen.

Verbreitete Mythen über Agile Zeremonien

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig, mit einigen Mythen über agile Zeremonien aufzuräumen, die Ihnen vielleicht bereits begegnet sind.

Zunächst einmal sind agile Zeremonien nicht mit Scrum-Zeremonien gleichzusetzen.

Während die Events in Scrum ein Hauptbestandteil des Konzepts sind, bezieht sich die allgemeinere Vorstellung hinter „agilen Zeremonien“ auf Kadenzen/Feedbackschleifen, die nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind. Mit anderen Worten: Die Zeremonien, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden, sollten auf Ihr spezifisches Szenario und die gewählte Agile-Methode oder das gewählte Agile-Konzept zugeschnitten sein.

Zweitens sind die Zeremonien in Agile nicht nur auf der Teamebene anwendbar.

Um einen ganzheitlichen Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu schaffen, müssen Sie regelmäßige Feedbackschleifen über die mittleren und strategischen Managementebenen hinweg integrieren. Der Gedanke dahinter ist die Erstellung eines zyklischen Austauschs von Feedback zwischen allen Organisationsebenen, damit Sie die Abläufe auf der Grundlage von fluktuierenden Geschäftsprioritäten, neuen Kundenanforderungen usw. schnell ändern können.

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die agilen Zeremonien werfen, die Sie in Ihr Unternehmen integrieren können.

Arten von Agilen Zeremonien

Je nachdem, für welche spezifische Agile-Methode oder für welches Konzept Sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben, können Sie verschiedene Arten von agilen Zeremonien verwenden. Um Ihnen einen Überblick über die wichtigsten zu geben, nehmen wir die am weitesten verbreiteten Lean/Agile-Ansätze für das Projektmanagement als Beispiele – Kanban und Scrum.

Kanban-Basierte Agile Zeremonien

Kanban ist ein Ansatz des Workflow-Managements, der auf einem kontinuierlichen Fluss beruht und im Laufe der Jahre zu einem Grundstein der Lean-/Agile-Mentalität geworden ist. Die Methode zielt darauf ab, sich an das aktuelle Organisationsumfeld anzupassen, was bedeutet, dass sie keine bestimmten Rollen oder Events/Zeremonien vorschreibt, die Teams anwenden müssen. Stattdessen ist Ihre Anwendung eine Entscheidung, die die Manager auf der Grundlage ihres individuellen Szenarios treffen müssen.

Dennoch gibt es einige Kanban-Kadenzen, die es wert sind, genauer betrachtet zu werden, da sie das Potenzial haben, kohärente Feedbackschleifen zu erstellen und echte organisatorische Anpassungsfähigkeit zu ermöglichen.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten davon.

Daily Kanban

Das Daily Kanban (tägliche Kanban) oder Team Kanban Meeting ist eine teambasierte Kadenz, die jeden Tag abgehalten wird. Alle Teammitglieder stehen vor einem Kanban-Board und "gehen es" von rechts (der Teil, in dem die Arbeitsaufgaben kurz vor dem Abschluss stehen) nach links (der Teil, in dem die Arbeitsaufgaben noch am Anfang des Prozesses stehen oder noch nicht angefangen wurden) ab.

Ziel des Daily Kanban ist es, einen schnellen Überblick über den Work-in-Progress zu erhalten und alle Beteiligten über den aktuellen Stand des Prozesses auf dem Laufenden zu halten. Kanban-Teams besprechen auch potenzielle Hindernisse im Prozess oder aufkommende Probleme (z.B. Überlastung) und suchen nach Möglichkeiten, diese zu beseitigen. Das Team-Kanban-Meeting sollte kurz sein (nicht länger als 15-20 Minuten) und sich auf die Erledigung von Arbeitsaufgaben sowie die Aufdeckung und Lösung von Problemen konzentrieren, die den Arbeitsprozess verlangsamen könnten.

Replenishment-/Commitment-Kadenz

Das Kanban-Replenishment (Auffüllungs-Kanban) ist ein Meeting, das sowohl innerhalb eines einzelnen Teams als auch über mehrere Teams hinweg abgehalten werden kann (wenn Sie mehrere abhängige Teams haben, die für die Lieferung eines einzelnen Produkts/Service zuständig sind). Das Hauptziel der Kadenz ist die Auswahl von Arbeitsaufgaben aus dem Backlog und die Auffüllung einer Lieferwarteschlange bis zum nächsten Replenishment Meeting oder wann immer ein neuer Bedarf entsteht. Sie können sich die Lieferwarteschlange als einen Commitment Point (z.B. die Spalte “Startbereit” auf einem Kanban-Board) im Prozess vorstellen, der Arbeitsaufgaben enthält, die zur Ausführung bereit sind.

Es gibt keine feste Regel dafür, wann das Meeting stattfinden sollte. Sie können es wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder ad hoc abhalten, wenn neue Arbeitsaufträge eintreffen. Das gesamte Team (oder mehrere Teams) nimmt an Kanban-Replenishment-Meetings teil, die in der Regel von Managern oder Team-/Serviceleitern angeführt werden.

Service Delivery Review

Die Service Delivery Review (Dienstlieferungsbesprechung) ist eine der wichtigsten Kanban-Zeremonien. Genau wie das Replenishment Meeting kann es in einem einzelnen Team oder in mehreren miteinander verbundenen Teams durchgeführt werden. Der Gedanke dahinter ist, den durchgängigen Arbeitsfluss von der Initiierung bis zur Lieferung an den Kunden zu untersuchen. Dabei wird die Effektivität des gesamten Prozesses überprüft, indem die aktuellen Serviceleistungen mit den Kundenerwartungen verglichen und die Flow-Metriken in Kanban wie Zyklusdauer und Durchsatz anhand verschiedener Diagramme analysiert wird.

Es wird empfohlen, Service Delivery Reviews zweimal im Monat abzuhalten oder immer dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Prozess den Erwartungen des Kunden nicht entspricht. Eine regelmäßige Analyse Ihrer Workflows wird Ihnen allerdings helfen, Ineffizienzen aufzudecken und den Arbeitsbedarf mit den tatsächlichen Fähigkeiten abzugleichen. Das Meeting kann von einem speziellen Service Delivery Manager (eine optionale Rolle in Kanban) oder anderen Linienmanagern geleitet werden und bezieht das ganze Lieferteam (bzw. alle Lieferteams) einschließlich anderer relevanter Beteiligter ein.

Operations Review

Die Operations Review (Betriebsbesprechung) ist eine Kanban-Kadenz, die auf einer höheren Managementebene stattfindet als die Service Delivery Review. Sie verwendet Informationen aus verschiedenen Workflows (die normalerweise durch Service Delivery Reviews gesammelt werden) und zielt darauf ab, die Leistung mehrerer Kanban-Systeme zu optimieren. Normalerweise erstreckt sich der Umfang der Operations-Review-Meetings auf einen ganzen Geschäftsbereich, eine Produktlinie oder eine große funktionale Abteilung innerhalb eines Unternehmens.

Es hat sich bewährt, die Meetings monatlich stattfinden zu lassen, damit hochrangige Manager die Lieferkapazitäten untersuchen können, die sie bei den Kadenzen auf niedrigerer Ebene wie den Service Delivery Reviews gesammelt haben. Zu den Teilnehmern können Service Delivery Manager für mehrere Kanban-Systeme sowie Teams, Führungskräfte, Direktoren, Leiter des PMO, Kundenvertreter usw. gehören.

Strategy Review

Die Strategy Review wird auf der höchsten Strategie-/Managementebene durchgeführt und befasst sich mit der Ausrichtung des Unternehmens im Allgemeinen. Ihr Hauptzweck ist die Analyse der aktuellen Marktbedingungen und die Festsetzung von Zielen auf hoher Ebene.

Im Strategy Review werden Informationen aus den niedrigeren Kadenzen wie den Operations und Service Delivery Reviews gesammelt und besprochen. Auf diese Weise werden die Führungskräfte auf höchster Ebene über die aktuellen organisatorischen Fähigkeiten auf dem Laufenden gehalten, damit sie diese mit den strategischen Initiativen in Einklang bringen können. Diese Art von Kadenz wird meist vierteljährlich abgehalten und bezieht nur Führungskräfte der obersten Ebene ein.

Scrum-Basierte Agile Zeremonien

Genau wie Kanban hat auch Scrum seine eigenen agilen Zeremonien. Sie basieren auf Iterationen (Sprints) und sind aufgrund der vorschreibenden Natur von Scrum klarer definiert.

Die Scrum-Zeremonien werden meist auf Teamebene angewendet. Mithilfe von Skalierungskonzepten wie LeSS (Large-Scale Scrum) oder Scrum@Scale können Sie sie jedoch darüber hinaus erweitern.

Schauen wir uns die Scrum-basierten agilen Zeremonien genauer an.

Daily Standup

Das Daily Standup ist vielleicht die bekannteste und gängigste agile Praxis. Dabei handelt es sich um ein 15-minütiges Meeting, das im Stehen vor einem „Informationsradiator“ wie z.B. einem Kanban-Board abgehalten wird. In der Praxis ist es fast dasselbe wie das Daily-Kanban-Meeting. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Tagesordnung in Scrum strenger ist, da jedes Teammitglied die folgenden Fragen beantworten muss:

• „Was habe ich gestern getan?“
• „Was werde ich heute tun?“
• „Gibt es etwas, das meinen Fortschritt blockiert?“

An dem Meeting nehmen unter anderem das Entwicklungsteam und der Agile Coach oder Scrum Master teil. Der Product Owner kann ebenfalls daran teilnehmen, ist aber nicht dazu verpflichtet.

Sprint-Planung

Die Sprint-Planungszeremonie in Agile ist ein 1-2-stündiges Meeting, dass zu Beginn jeder Scrum-Iteration/jedes Sprints stattfindet. Ihr Hauptzweck besteht darin, einen Sprint-Backlog zu erstellen und ein Sprint-Ziel vorzubereiten, indem eine Reihe von User Stories aus dem Product Backlog festgelegt wird.

Während des Meetings wählen Teams die Elemente mit der nächsthöheren Priorität aus, die im Sprint durchgeführt werden sollen. Dies geschieht durch die Analyse ihrer agilen Velocity (wie viele Story Points sie in einer einzigen Iteration ausführen können). Als Teil der Zeremonie erstellen das Entwicklungsteam, der Product Owner und der Scrum Master ebenfalls Akzeptanzkriterien für die User Stories und bereiten technische Aufgaben für deren Ausführung vor.

Sprint Review

Jede Iteration in Scrum endet mit der Sprint Review. Während der Zeremonie präsentieren Scrum-Teams ihr fertiges Inkrement (Funktionalität) dem Kunden bzw. dem Product Owner. Ziel der Zeremonie ist es, externes Feedback zu ihrer Arbeit/ihren User Stories zu erhalten, neue Anforderungen zum Produkt-Backlog hinzuzufügen oder es ggf. neu zu priorisieren.

An jedem Sprint Review nehmen das Entwicklungsteam, der Scrum Master (Agile Coach) und der Product Owner teil. Es empfiehlt sich, dass auch der Kunde an dem Meeting teilnimmt.

Sprint-Retrospektive

Um zu reflektieren, was während des Sprints passiert ist, führen Scrum Teams direkt nach dem Sprint Review sogenannte Sprint-Retrospektiven. Die Retrospektive ist eine weit verbreitete agile Zeremonie, die auch Kanban-Teams oft ad hoc verwenden.

Während des Events analysieren die Teams alle Probleme bzw. Hindernisse, die während des Sprints aufgetreten sind, und suchen nach Möglichkeiten, um zu verhindern, dass sie sich wiederholen. Ziel der Retrospektive ist es, im Laufe des Projekts Sitzungen zu „gewonnenen Erkenntnissen“ abzuhalten.

Backlog Refinement (Inoffiziell)

Auch wenn es sich um eine inoffizielle Scrum-basierte agile Zeremonie handelt, ist die Kadenz der Backlog Refinement eine kurze Erwähnung wert. Dieses Meeting kann gegen Ende eines Sprints stattfinden. Das Hauptziel ist es, die nächsten User Stories mit hoher Priorität zu schätzen, weitere Details hinzuzufügen oder aufzuschlüsseln, sodass sie für das Commitment während der Sprint-Planungszeremonie vorbereitet sind.

Vorteile & Bewährte Verfahren von Zeremonien in Agile

Regelmäßige Zeremonien sind das Herzstück von Agile. Die agilen Kadenzen ermöglichen einen nahtlosen Informationsaustausch, der den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft und ihnen hilft, einen höheren Kundennutzen zu erzielen.

Es gibt zwar keine optimale Vorgehensweise für die Durchführung von agilen Zeremonien, da Sie sie an Ihr einzigartiges Szenario anpassen sollten, aber es gibt durchaus einige Empfehlungen, die Sie im Hinterkopf behalten können.

• Jedes Meeting sollte umsetzbar und ansprechend sein – Es ist wichtig, eine klare Liste mit Maßnahmen zu haben, vor allem wenn es um Retrospektiven geht. Schaffen Sie zudem eine einladende Umgebung für alle Teilnehmer und fragen Sie alle Teammitglieder, Manager und andere relevante Beteiligte nach ihrer Meinung.
• Verwandeln Sie Standups nicht in Statusberichte – Beim Standup-Meeting geht es darum, Prozesshindernisse aufzudecken und sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit der anstehenden Arbeit auf Augenhöhe sind. Versuchen Sie, das Meeting „auf den Punkt zu bringen“ und es nicht in einen langen Statusbericht zu verwandeln.
• Setzen Sie Moderatoren und Zeitnehmer ein – Meetings können sehr leicht aus dem Ruder laufen, wenn es niemanden gibt, der die Teilnehmer im Zaum hält.
• Hüten Sie sich vor der Falle „zu vieler Meetings“ – Wenn man viele Kadenzen anwendet, besteht immer die Möglichkeit, dass sie sich als unnötig herausstellen. Versuchen Sie, den Wert jedes Meetings zu definieren und sie nach Möglichkeit den bereits in Ihrem Unternehmen bestehenden Meetings zuzuordnen.
• Kontinuierliche Verbesserungen – Genau wie bei den Prozessen sollten auch die Art und Weise, wie Sie Zeremonien bzw. Kadenzen in Ihrem Unternehmen abhalten, kontinuierlich verbessern. Fragen Sie die Teilnehmer bei jedem Meeting, ob ihrer Meinung nach etwas optimiert werden kann, und berücksichtigen Sie ihre Meinungen.

In Summary

Agile Zeremonien helfen Unternehmen, zeitnahes Feedback zu erhalten und sich an Änderungen anzupassen. Einige der beliebtesten Zeremonien in Agile lassen sich in 2 Teile unterteilen.

Kanban-basierte Kadenzen/Zeremonien:

• Daily Kanban
• Replenishment
• Service Delivery Review
• Operations Review
• Strategy Review

Scrum-basierte Zeremonien:

• Daily Standup
• Sprint-Planung
• Sprint Review
• Sprint-Retrospektive