Was ist ein agiles Team? Struktur und Prinzipien

Der Grundgedanke eines agilen Teams ist es, eine Gruppe von Individuen zu haben, die ein gemeinsames Ziel verfolgen, auf flexible Weise arbeiten und sich leichter an Änderungen der Kundenanforderungen anpassen können. Eine Sache, die sie von traditionellen Teams unterscheidet, ist die Tatsache, dass sie eigenständige und selbstorganisierte Individuen sind, die gemeinsam die Führung besitzen.

Eine weitere typische Eigenschaft, die viele Menschen mit agilen Teams assoziieren, ist ihre funktionsübergreifende Arbeitsweise. Diese konzentriert sich auf allgemeinorientierte Spezialisten, die in verschiedenen Bereichen Beiträge leisten können, nicht nur in ihrem eigenen. Der Grundgedanke dahinter ist es, kenntnisübergreifende Personen in einem Team zusammenzubringen, um die Arbeit nicht an andere Teams übergeben zu müssen oder von anderen abhängig zu sein.

Auch wenn dies Vorteile mit sich bringt, geht diese Arbeitsweise oft mit Störungen bestehender Prozesse einher, vor allem, wenn es sich um eher traditionelle Organisationen handelt, die eine agile Transformation wagen. Das führt dazu, dass Unternehmen häufig viel Chaos und Widerstand zu spüren bekommen, was wiederum zu problematisch für sie werden könnte. Dann kehren sie schließlich zu ihren alten Arbeitsweisen zurück und verwerfen den Traum, agile Teams zu schaffen.

Ein besserer Ansatz wäre es deshalb, dieses Risiko zu minimieren, indem Sie Ihre bestehende Struktur beibehalten (vor allem, wenn es Ihnen bereits gute Resultate eingebracht hat) und sich vornehmen, nach und nach durch kontinuierlichem Experimentieren Verbesserungen einzuführen.

Der Evolutionäre Ansatz, eine Agile Teamstruktur zu Bauen

Wenn man zum ersten Mal Agile einführt, glauben viele Menschen, dass es sich dabei um ein einmaliges Unterfangen handelt, bei dem man schlussendlich ein bestimmtes System anwendet. In Wirklichkeit nimmt der Prozess immer weiter zu, je mehr Sie lernen, wie man Dinge immer besser machen kann.

Aus diesem Grund verfolgt Kanban einen evolutionären und menschenfokussierten Ansatz, um agile Teams zu bilden und über das gesamte Unternehmen hinweg agil zu skalieren. Diese Methode ermutigt uns, einfach dort anzufangen, wo wir uns gerade befinden, indem sie unsere bestehenden Arbeitsweisen visualisiert, die aktuellen Prozesse und Rollen respektiert und sich dann von dort aus entwickelt.

Serviceorientierte Agenda

Der erste Schritt zur Evolution Ihrer Teams, um sie agiler zu machen, ist es, sie als Dienstleistungen anzusehen (verantwortlich für die Wertschöpfung) und nicht als entbehrliche Arbeitskräfte. Von der Technik/Produktentwicklung bis hin zum Verkauf und Marketing ist jedes Teammitglied auf irgendeine Weise ein Dienstleister, der dem Unternehmen hilft, sich weiterzuentwickeln, indem er dem Endprodukt Wert zufügt, sei es direkt oder indirekt.

Um eine Symbiose zwischen allen Teams zu gewährleisten, müssen Sie sie als ein Ökosystem aus voneinander abhängigen Services betrachten, in der jeder Service sich individuell von selbst entfaltet. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Wertfluss hin zu ihren Kunden zu optimieren und breit angelegte Verbesserungen von lokalen Optimierungen auf der Service-Ebene abzuschöpfen.

Mit Kanban lässt sich das beispielsweise so erreichen, indem man ein Netzwerk aus miteinander verknüpften Kanban-Boards verwendet, in denen jedes Team innerhalb seines Systems seine Arbeit (seine Dienstleistung) visualisiert. Um dafür zu sorgen, dass solche Systeme richtig funktionieren und angemessen auf fluktuierende Kundenanforderungen reagieren können, orientieren wir uns an den folgenden drei Dienstleistungsprinzipien.

Auf den Kunden konzentrieren

Alles, was wir produzieren, sollte aus der Kundenperspektive betrachtet werden. Darum ist der erste Schritt, um den Wertbeitrag unseres Teams zu verbessern, ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie geeignet unsere Dienste für seinen Zweck sind. Um dies zu tun, messen wir die „Tauglichkeitskriterien“ unserer Dienste – als Indikator dafür, wie gut ein Produkt oder eine Dienstleistung die Wünsche des Kunden erfüllen.

Neben der Qualität (funktional sowie nicht funktional) betrifft dies zumeist Wertbeitragsindikatoren wie die Lieferrate (durchgehende Zeitdauer), Vorhersehbarkeit, Quantität usw. Um diese Indikatoren zu messen, können Sie Metriken wie Vorlaufzeit und Zyklusdauer, WIP (Work-in-Progress), Durchsatz usw. sowie Diagramme verwenden, mit denen Sie visualisieren und analysieren können, wie Ihr Wertbeitrag aussehen kann.

Sobald sich die Teams dieses Wissen angeeignet haben, sind sie in der Lage, ihre Workflows nach den Kundenanforderungen auszurichten und Dienste zu schaffen, die für ihren Zielmarkt „zweckgeeigneter“ sind.

Verwalten Sie Arbeit, nicht Menschen

Um eine erfolgreiche Dienstlieferung zu gewährleisten, sollten Sie sich auch darauf konzentrieren, die Arbeit an sich zu verwalten und gleichzeitig zuzulassen, dass sich die Personen um die Arbeit herum selbst organisieren können. Bedenken Sie, dass Team-Mitglieder jene Menschen sind, die am meisten mit den technischen Details der Kundenanfragen zu tun haben. Darum ist es sinnvoller, sie entscheiden zu lassen, wie sie diese Anfragen am besten bearbeiten können.

In Folge sollten Teamleiter innerhalb des Dienstleistungsnetzwerks für Angleichungen sorgen, indem sie einen gemeinsamen Zweck formulieren. Sie können die Arbeit verwalten, indem sie Warteschlangen visualisieren, Engpässe verringern und die Flusseffizienz messen, anstatt bloß Zeitpläne zu verfolgen. Dies führt zu höherem Teamgeist, Effizienzsteigerung und schlussendlich zu einer besseren Dienstlieferung an den Endkunden.

Strategieentwicklung für verbesserte Geschäftsergebnisse

Zu guter Letzt sollten Sie, um Ihre Systeme richtig am Laufen zu halten, die Prozesse Ihres Teams als eine Reihe von Strategien betrachten, die ein gemeinsames Verständnis dafür erzeugen, wie die Arbeit erledigt werden soll. Diese Strategien sollten Sie für alle deutlich und sichtbar machen. Dadurch lassen sie sich für gemeinsame Besprechungen und potenzielle Verbesserungen hernehmen.

Der Grundgedanke dahinter ist es, einen ersten Eindruck davon zu gewinnen, wie Ihre Teams den Markt mit ihren Dienstleistungen beliefern, und dann nach und nach ihren Ansatz weiterentwickeln, indem Sie den Wertbeitragsprozess aus der Kundenperspektive reflektieren. Dadurch können Sie die Geschäftsergebnisse allgemein verbessern und zugleich die Agilität beibehalten, die nötig ist, um sich bei Bedarf schnell an die fluktuierenden Kundenbedürfnisse anzupassen.

Wie Kann Man Services mit Kanban Praktisch Verwalten?

Wie bereits erwähnt, bietet jedes Team im Unternehmen eine Art von Dienstleistung, und diese Arbeit sollte visualisiert werden. Um weitere agile Teams zu bilden, sollten Sie sich vornehmen, das System auszubauen, um eine bessere Vorhersehbarkeit und kürzere Markteinführungszeiten zu ermöglichen. Um das zu gewährleisten, benötigen Sie einen Weg, um verschiedene Arten von Services und damit einhergehende Risiken zu verwalten sowie die Zusammenarbeit von Teams über das gesamte Netzwerk hinweg zu optimieren.

Schauen wir uns an, wie sich das in die Praxis umsetzen lässt.

Am Kanban-Board Verschiedene Arbeitsarten Identifizieren und Verwalten

Wenn jedes Team seinen eigenen Service bietet, dann können die verschiedenen Arbeitsarten untergeordnete Services innerhalb des Teams darstellen. Um diese zu identifizieren, können Sie die Arbeitsprozesse Ihres Teams an einem Kanban-Board abbilden und so strukturieren, dass die Team-Mitglieder leicht den Flow verschiedener Arbeitsarten verwalten können.

Beispielsweise ist die Ausbesserung eines Defekts in einer Produktkomponente ein Service dafür, die Qualität des Lieferergebnisses zu steigern. Für den Fall, dass das verantwortliche Team eine regelmäßige Anzahl ähnlicher Anfragen erhält, können sie den Flow dieser spezifischen Arbeitsart visualisieren und sich vornehmen, sie so zu optimieren, dass sie den Lieferanforderungen des Kunden besser entsprechen.

Bei Kanbanize, zum Beispiel, nutzen wir das in der Praxis mithilfe Mehrfacher Workflows. Unsere Idee dahinter ist es, die Lieferung verschiedener Arbeitsarten oder gar ganzer Projekte (je nach Größe) an den Endkunden zu verwalten. Dies hilft unseren Teams, sich innerhalb ihres Dienstlieferungsprozesses besser zu organisieren, und steigert die Effizienz, da sie nicht zwischen mehreren Boards hin und her wechseln müssen, um sich die Fortschritte verschiedener Arbeitsarten (untergeordnete Dienstleistungen) anzusehen.

Einführung von Serviceklassen für Mehr Vorhersehbarkeit

Serviceklassen sind Strategien dafür, wie wir mit unserer Arbeit umgehen. Es gibt vier Arten von Serviceklassen: Expedite (Beschleunigt), Fixed Delivery Date (Fester Termin), Standard und Intangible (Vage). Das sind allerdings bloß Richtlinien, und wir ermutigen Sie dazu, Ihre eigenen Richtlinien einzubauen, die sich auf die Genauigkeit Ihres Workflows beziehen.

Die Vorstellung dahinter ist ganz einfach. Serviceklassen helfen Ihnen, das Risiko zu verwalten, bestimmte Arbeitsaufgaben basierend auf ihre Dringlichkeit zu verschieben. Expedite, zum Beispiel, umfasst jene Aufgaben, die wichtig sind und bei einer Verspätung am meisten Kosten verursachen. Ein Fixed Delivery Date wiederum klassifiziert jene Aufgaben, die Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert bekommen möchten.

Sie können verschiedene Serviceklassen in Ihren Arbeitsprozess einführen, indem Sie sie auf den Kanban-Boards visualisieren. Bei Kanbanize benutzen wir Swimlanes, um Serviceklassen zu definieren und sie innerhalb unserer Mehrfachen Workflows anzuwenden. Dies hilft uns, die Liefererwartungen unserer Kunden für verschiedene Arbeitsarten zu erfüllen, und bietet uns eine Möglichkeit, die Vorhersehbarkeit unseres Prozesses insgesamt zu verwalten.

Visualisierung von Abhängigkeiten Zwischen Teams für eine Optimierte Zusammenarbeit

Einer der wichtigsten Dinge für das Erstellen von agilen Teams, das wir noch nicht erwähnt haben, ist die Zusammenarbeit der Teams. Um einen anständigen Wertbeitrag Ihres gesamten Service-Netzwerks zu gewährleisten, müssen Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams optimieren, die für jeden Service zuständig sind.

Anstatt teamübergreifende Abhängigkeiten zu eliminieren, können Sie sie visualisieren und dann die Methode weiterentwickeln, wie Sie sie verwalten möchten. In der praktischen Umsetzung können Sie das mithilfe verknüpfter Kanban-Boards tun, in denen ganze Wertflüsse von einem Service zum nächsten sichtbar gemacht werden.

Mit der Einführung regelmäßiger Kadenzen (Meetings) über das ganze Unternehmen hinweg, können Teams vor den Boards miteinander zusammenarbeiten, ihre Fortschritte synchronisieren und Abhängigkeiten diskutieren. Dadurch können sie sich an fluktuierende Kundenanforderungen bzw. Marktbedingungen anpassen und gemeinsam Wege finden, ihren Wertlieferungsprozess zu verbessern.

In Summary

Agile Teams zu bilden, setzt voraus, dass Sie bereits bestehende Strukturen als ein Ökosystem voneinander abhängiger Systeme betrachten. Dieses können Sie schließlich so weiterentwickeln, dass jeder einzelne Service sein eigenes System zugewiesen bekommt. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, stabile Teams zu bilden, die ihren Kunden „zweckgeeignete“ Lösungen bieten und mit Agilität auf Veränderungen reagieren können.

Um die Dienstleistungen Ihrer Teams verwalten zu können, müssen Sie:

• Verschiedene Arten von Arbeit am Kanban-Board identifizieren und verwalten
• Serviceklassen für bessere Vorhersehbarkeit einführen
• Teamübergreifende Abhängigkeiten für eine optimierte Zusammenarbeit visualisieren