Was Ist ein Kanban-Board und Wie Wird es Verwendet? Die Grundlagen.

Das Kanban-Board ist ein Mittel zur Visualisierung von Workflows, das Ihnen helfen soll, Klarheit in Ihren Arbeitsprozess zu bringen und die Effizienz zu steigern, indem Sie die laufende Arbeit begrenzen.

Mit diesem neuen Maß an Transparenz werden Sie schnell problematische Arbeitsphasen erkennen, und durch deren Verbesserung wird Ihr Team bald effizienter arbeiten.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was ein Kanban-Board ist, erläutern die Grundlagen und gehen auf wichtige Details ein, die Sie, vor allem als Anfänger, verstehen sollten.

Das Kanban-Board – Eine Erläuterung

Das Kanban-Board hat eine lange Entwicklung hinter sich, um zu dem zu werden, was es heute ist. Werfen wir einen kurzen Blick in seine Geschichte.

Kanban-Board – Eine kurze Geschichte

Kanban (Deutsch: Signalkarte) begann als visuelles Planungssystem innerhalb der Toyota-Produktion. Einige Jahrzehnte später (2007) entwickelte David Anderson die Idee der Kanban-Methode weiter und führte das Kanban-Board ein. Tatsächlich war es Darren Davis (Andersons Kollege), der vorschlug, den Workflow auf einem Whiteboard zu visualisieren. So entstand das Kanban-Board, wie wir es heute kennen, und wurde zu einem der nützlichsten Werkzeuge des agilen Projektmanagements im Bereich Wissensarbeit. Heutzutage ist seine Verwendung von Agile-Teams so weit verbreitet, dass Kanban-Boards oft als agile Task-Boards bezeichnet werden.

Was Sind die Merkmale und Komponenten von Kanban-Boards?

Kanban-Boards verwenden Karten, Spalten, Swimlanes und WIP-Limits, um Teams die Möglichkeit zu geben, Ihre Workflows effektiv zu visualisieren und zu verwalten. Wir möchten Ihnen die wichtigsten Komponenten näher vorstellen:

Kanban-Board-Komponenten

Kanban-Spalten – Jede Spalte auf dem Board steht für eine andere Phase in Ihrem Workflow. Die Karten durchlaufen den Workflow, bis sie komplett abgeschlossen sind.

Work-in-Progress-Limits – Sie begrenzen die maximale Anzahl von Aufgaben in den verschiedenen Phasen des Workflows. Durch die Begrenzung von WIP können Sie Arbeitsaufgaben schneller abschließen, indem Sie Ihrem Team helfen, sich ausschließlich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren.

Kanban-Swimlanes – Horizontale Bahnen, die Sie verwenden können, um verschiedene Aktivitäten, Teams, Service-Klassen usw. zu trennen.

Commitment-Punkt – Ein Commitment markiert einen Punkt im Arbeitsprozess, an dem eine Arbeitsaufgabe bereitsteht, um in das System gezogen zu werden.

Lieferpunkt – Der Punkt im Workflow, an dem Arbeitsaufgaben als abgeschlossen gelten.

Arten von Kanban-Boards

Es gibt zwei Arten von Kanban-Boards – physische und digitale Boards.

Ein physisches Kanban-Board ist die einfachste Form eines Kanban-Boards, bei der Teams Haftnotizen (stellvertretend für Aufgaben) und ein Whiteboard (Pinnwand) verwenden. Arbeitsphasen werden als Spalten dargestellt, und die Haftnotizen werden von einer Phase in die nächste verschoben.

Ein digitales Kanban-Board ist eine Softwarelösung, die viel leichter zugänglich ist als ihre physischen Gegenstücke. Mit dieser Art von Boards können Sie den Arbeitsfortschritt von praktisch überall aus einsehen und zugleich die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Manche digitalen Lösungen sind äußerst flexibel und ermöglichen es Managern, mehrere Workflows zu verfolgen und ihre Arbeit in verschiedenen Kategorien zu organisieren. Es gibt zahlreiche Beispiele von Kanban-Boards, die erfolgreich in verschiedenen Branchen und Teams mit unterschiedlichen Hintergründen zum Einsatz gekommen sind.

Was Sind die Vorteile von Kanban-Boards?

Wenn Sie Kanban einführen, können Sie klein anfangen und Schritt für Schritt nachhaltige, langfristige Verbesserungen in Ihren Prozessen erzielen, was unter anderem eine höhere Produktivität, weniger Stress und eine bessere Qualität ermöglicht.

• Erhöhte Sichtbarkeit
• Erhöhte Produktivität
• Mehr Flexibilität
• Verbesserter Teamfokus
• Geringere Verschwendung
• Bessere Zusammenarbeit
• Verbesserte Vorhersehbarkeit
• Stimmigkeit mit den Unternehmenswerten

Wie Wird ein Kanban-Board Verwendet?

Beginnen Sie beim Aufbau Ihres Kanban-Boards mit einer einfachen Struktur. Erweitern Sie Ihr Board Schritt für Schritt und verwandeln Sie es in ein Workflow-Management-System mithilfe dieser sieben Schritte:

1. Visualisieren Sie Ihren Workflow auf dem Kanban-Board

Verwenden Sie das Kanban-Board, um alle Phasen Ihres Arbeitsprozesses abzubilden. Wenn Sie sich das Board ansehen, sollten Sie verstehen können, wie die Aufgaben verarbeitet werden. Beginnen Sie mit einer einfachen Kanban-Board-Struktur und teilen Sie diese in einige Hauptabschnitte, die verschiedene Arbeitsstufen darstellen.

Beginnen Sie mit einer einfachen Kanban-Board-Struktur

2. Erkennen Sie Engpässe im Workflow auf dem Kanban-Board

Das Kanban-Board ist ein perfektes Mittel, um potenzielle Probleme in Ihrem Prozess zu visualisieren. Die Logik ist einfach: Wenn Sie eine Spalte sehen, in der Aufgaben schneller ankommen als sie sie verlassen, beginnt sich die Arbeit zu häufen, und das Problem wird für das ganze Team sichtbar. Dies kann auf ein vorübergehendes Problem oder einen Engpass in Ihrem Prozess zurückzuführen sein.

Wir raten Ihnen, Ihren Workflow so genau wie möglich abzubilden, um ein klares Bild davon zu erhalten, wo genau das Problem liegt.

Zum Beispiel ist es auf einem einfachen Kanban-Board mit nur einem Abschnitt für "In Bearbeitung" und vielen Karten, die auf eine Aktivität warten, schwierig, festzustellen, warum die Arbeit steckenbleibt und wie man die Situation entschärfen kann.

Wenn Sie dagegen Ihren Workflow sehr detailliert mit eigenen Spalten für alle Arbeitsphasen abbilden, können Sie auf einem Blick erkennen, wo Verbesserungen gemacht werden können.

Erkennen Sie Engpässe auf einem Kanban-Board

Sobald Sie eine problematische Spalte oder einen Engpass entdeckt haben, sollten Sie schnell handeln, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt. Am einfachsten ist es, die laufenden Arbeiten früher im Prozess einzugrenzen. Auf diese Weise verschaffen Sie den Personen, die für diese Phase "zuständig" sind, mehr Zeit, um den Engpass zu beseitigen. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Arbeit des Teams umzuverteilen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Kanban ist so konzipiert, dass es ein Höchstmaß an Flexibilität bietet, so dass Sie bei allen wichtigen Entscheidungen das Sagen haben.

3. Verwenden Sie Kanban-Boards zur Begrenzung von Work-in-Progress und zur Fokussierung

Mit dem Kanban-Board können Sie Ihr Team vom Multitasking abhalten, indem Sie der Kapazität entsprechend WIP-Limits festlegen. Sie können entweder eine Begrenzung für die Gesamtzahl der Aufgaben ansetzen, die gleichzeitig an Ihrem Board bearbeitet werden können, oder Sie legen spezielle Limits für jede Workflow-Phase fest.

Verwenden Sie WIP-(Work-In-Progress)-Limits auf Kanban-Boards

Wenn Sie die Wertschöpfungsgeschwindigkeit für Ihre Kunden steigern möchten, müssen Sie bloß darauf achten, dass sich jeder Mitarbeiter auf so wenige Aufgaben wie möglich konzentriert.

So werden sie aufhören, ständig neue Aufgaben anzufangen, und sich auf den Abschluss der bereits begonnenen konzentrieren. Wenn alle wissen, dass alle sehen können, was man tut, ist die Motivation für bessere Leistung außerdem dauerhaft höher.

4. Verwenden Sie das Kanban-Dashboard, um Zeit für Unnötige Besprechungen zu Sparen

Ein bedeutender Vorteil der Einführung Ihres Teams in Kanban-Boards, ist die Zeitersparnis durch Meetings, Fortschrittsberichte und unnötige Unterbrechungen, die Sie nun abschaffen können.

Das Board dient als Informationsknoten. Es verteilt das Wissen darüber, wer zu welcher Zeit was tut. Das Kanban-Board wird Sie und alle anderen im Team darüber auf dem Laufenden halten, wie die Kollegen mit ihren Aufgaben vorankommen. So müssen Sie nicht ständig Meetings einberufen, wenn Sie eigentlich nur einen Zwischenstand brauchen.

Kanban-Boards machen die langen Fortschrittsberichte überflüssig, die mühsam erstellt werden mussten und bei der Präsentation bereits veraltet waren.

5. Visualisieren Sie Arbeitsblocker auf Ihrem Kanban-Board

Mit dem Kanban-Board können Sie Probleme visualisieren, die Ihr Team bei bestimmten Aufgaben ausbremsen. Auf einem realen Board werden Blocker üblicherweise mit roten Magneten (oder Pins, wenn Sie eine Korkplatte verwenden) angezeigt.

Verwenden Sie visuelle Blocker auf Kanban-Boards

Digitale Kanban Software bietet erweiterte Möglichkeiten zur Visualisierung von Blockern (z. B. Stoppschilder auf blockierten Karten). Auf diese Weise können Sie eine Aufgabe, an der Ihr Team gerade gehindert wird, als blockiert markieren und eine andere Aufgabe bearbeiten, ohne die WIP-Limits zu überschreiten.

6. Automatisieren Sie Arbeitsprozesse auf Ihrem Agilen Kanban-Board

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein guter Weg, um ein ausgereiftes Workflow-Management-System aufzubauen. Oft müssen sich Teams mit wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen, ihre Kollegen schnell über aufkommende Veränderungen informieren, Erinnerungen an Fristen setzen und die Arbeit reibungslos untereinander weitergeben. All dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen, für Verschwendung sorgen und Chaos im System verursachen, wenn man sich manuell darum kümmert.

Deshalb ermöglichen moderne Kanban-Boards die Anwendung von Automatisierungsregeln auf Ihre Aufgaben und die Optimierung Ihres Ablaufs innerhalb des Systems. Üblicherweise haben diese Regeln die “Wenn-Dann”-Form, mit der Sie vordefinierte Aktionen innerhalb Ihres Kanban-Boards auslösen können, sobald eine andere Situation eintritt.

Automatisierung auf ein Kanban-Board anwenden

Auf diese Weise können Sie wiederkehrende Prozesse nach Möglichkeit automatisieren, verschwenderische Aktivitäten reduzieren und Ihr Workflow-Management-System effizienter machen.

7. Erfassen Sie Wichtige Workflow-Messgrößen und Verbessern Sie Sie

Moderne digitale Kanban-Boards können automatisch Informationen über die Zyklusdauer Ihrer Aufgaben und andere wichtige Leistungskennzahlen sammeln. Auf diese Weise können Sie datengestützte Entscheidungen über Änderungen an Ihrem Prozess treffen und viel Zeit sparen, die andernfalls für die manuelle Kennzahlenerfassung verschwendet würde.

Lean-/Agile-Messgrößen und Diagramme verwenden

Zusätzlich können Sie viel besser Aufgaben priorisieren, wenn Sie wissen, wie man ein Kanban-Board benutzt. Durch die Visualisierung aller Aufgaben an einem Ort weiß das gesamte Team jederzeit Bescheid.

In Summary

Das Kanban-Board ist ein Werkzeug zur Abbildung und Visualisierung Ihres Workflows und eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode. Kanban-Boards helfen Ihnen:

• Engpässe und Workflow-Schwachstellen zu visualisieren
• Sich auf die aktuelle Arbeit zu konzentrieren
• Ausschließlich den Status-Updates dienende Meetings abzuschaffen