WIP kurz definiert
Die Abkürzung WIP steht für Work In Progress. Einfach gesagt ist WIP die Anzahl der Aufgaben, an denen ein Team gerade arbeitet. Sie bildet jeweilis die aktuelle Workflow-Kapazität Ihrer Teams ab. Die WIP-Begrenzung ist eine der grundlegenden Kanban-Praktiken. So können Sie Ihren Prozess optimal verwalten: Es entstehen reibungslose Workflows und Überlastungen werden vermieden.
Warum sollten Sie die laufende Arbeit begrenzen?
(WIP)-Begrenzungen beschränken die maximale Anzahl an Arbeitselementen in den verschiedenen Workflow-Phasen (Kanban-Board-Spalten). Durch die Implementierung von WIP-Limits können Sie einzelne Arbeitselemente schneller fertigstellen, indem Sie Ihrem Team helfen, sich nur auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren.
Der wichtigste Vorteil: Durch WIP-Limits hat Ihr Team die Möglichkeit, Engpässe in seinen Arbeitsprozessen zu finden, bevor sie zu Blockern werden.
WIP-Limits gelten als eine wichtige Voraussetzung, um so schnell wie möglich mit der Wertschöpfung für Ihre Kunden zu beginnen. Deshalb sind WIP-Limits ein wichtiger Bestandteil der Kanban-Methode.
Warum sollten Sie Kanban WIP-Limits verwenden?
Die Begrenzung der laufenden Arbeit ist eine der grundlegenden Praktiken, die Kanban als Methode ausmachen und so effizient machen. Die WIP-Limits in Kanban stellen sicher, dass Ihr Team ein optimales Arbeitstempo einhalten kann, ohne seine Kapazität zu überschreiten.
Auf Kanban-Boards ist das Kanban WIP-Limit praktisch der Türsteher, der nur so viel Arbeit durchlässt, wie Sie auch im gesamten Unternehmen erledigen können. So verhindern Sie die Anhäufung unvollendeter Aufgaben, die sonst Ihre Prozesse überfluten würden.
Darüber hinaus hilft Ihnen das Setzen von WIP-Limits auf Ihrem Kanban-Board dabei, Workflow-Blocker aufzudecken und Teammitglieder davon abzuhalten, ständig zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Das wirkt sich positiv auf die Effizienz und die Produktivität Ihres Teams aus.
Die Festlegung von WIP-Limits deckt Engpässe bei Prozessen auf
In einem Zweierteam würde die Etablierung eines WIP-Limits von einer Aufgabe pro Person dafür sorgen, dass sich beide Mitglieder auf ihre Arbeit konzentrieren können, und sofort Unterschiede bei der Durchsatzrate aufdecken.
Überschrittene Limits wären in diesem Fall ein Anzeichen dafür, dass der Prozess überprüft und gegebenenfalls weitere Mitarbeiter zur schwerer belasteten Arbeitsphase zugewiesen werden müssen.
Kanban-WIP-Limits einrichten
Die WIP-Limits in Kanban müssen bei Bedarf angepasst werden. Es gibt keine feste Formel, nach der Sie die optimalen Werte berechnen können.
Bevor Sie WIP-Limits auf für Ihr Kanban-Board festlegen, sollten Sie berücksichtigen, dass sich Ihr Workflow dynamisch verändert, da es sich nicht um ein isoliertes System handelt.
Daher müssen Sie den Workflow Ihres Teams regelmäßig prüfen und die WIP-Limits bei veränderten Faktoren wie neue Geschäftsanforderungen, Kundenanforderungen, Teamgröße und -kapazität, unerwartete technische Probleme usw. kontrollieren.
Zu diesem Zweck verfügen die meisten modernen Online-Kanban-Plattformen über leistungsstarke Kanban Kennzahl-Tools, mit denen Sie essenzielle Informationen zum Workflow Ihres Teams prüfen und auswerten können.
Damit Ihr Kanban-System für Ihr Team funktioniert, gibt es nur eine einzige Regel: WIP-Limits sollten nur dann überschritten werden, wenn eine dringende Aufgabe mit höchster Priorität erledigt werden muss. Allerdings sollte die Priorisierung von Aufgaben auf diese Weise eine Ausnahme bleiben.
Andernfalls erreichen Sie nicht das eigentliche Ziel: einen reibungslosen Workflow und mehr Effizienz für Ihr Team. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team die Grundregeln und Praktiken von Kanban verstanden hat.
Natürlich müssen Sie WIP-Limits in Absprache mit Ihrem Team festlegen. Sobald Sie sie jedoch eingerichtet haben, müssen Sie den Arbeitsprozess beobachten und ggf. die WIP-Limits anpassen. Schließlich ändert sich jeder dynamisch und muss ständig optimiert werden.
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In Summary
Durch die Festlegung von WIP-Limits können Sie einen reibungslosen Workflow gewährleisten und die Arbeitskapazität des Teams optimal einsetzen, indem Sie:
- Die Überfrachtung Ihrer Workflows verhindern
- Blocker ausfindig machen und Engpässe in Ihrem Workflow beseitigen
- Den Endkunden möglichst schnell Mehrwert liefern
- Ein ständiges Umschalten zwischen Aufgaben verhindern
Die Festlegung von WIP-Limits deckt Engpässe bei Prozessen auf
