¿Qué significa WIP?
La abreviatura WIP significa “Work In Progress” o “trabajo en proceso” en español. En pocas palabras, WIP es la cantidad de tareas en las que un equipo está trabajando actualmente. Delimita la capacidad de los flujos de trabajo de sus equipos en cualquier momento.
¿Por qué debería limitar el trabajo en proceso?
Los límites del trabajo en proceso (WIP) restringen la cantidad máxima de elementos de trabajo en las diferentes etapas (columnas del tablero Kanban) del flujo de trabajo. La implementación de los límites de WIP ayuda a su equipo a enfocarse solo en las tareas actuales y así le permite terminar más rápido con los elementos de trabajo individuales.
Lo más importante es que al aplicar los límites WIP, su equipo tiene la oportunidad de localizar los cuellos de botella en sus procesos de trabajo antes de que éstos se conviertan en bloqueos.
Los límites de WIP se consideran un prerrequisito importante para entregar valor a su cliente lo más rápido posible. Esto hace que los límites WIP sean un activo valioso del método Kanban.
¿Por qué debería utilizar los límites WIP de Kanban?
En realidad, limitar el trabajo en proceso es una de las principales prácticas que enmarca el método Kanban y lo hace tan eficiente. Los límites WIP de Kanban aseguran que su equipo mantendrá un ritmo de trabajo óptimo sin exceder su capacidad de trabajo.
En el contexto de los tableros Kanban, el límite WIP de Kanban es el controlador de acceso que garantiza que comenzará la misma cantidad de trabajo que ha sido terminada dentro de la organización. Esto evita la acumulación de trabajo sin terminar, que podría inundar sus procesos.
Además, la aplicación de límites WIP en su tablero Kanban le ayudará a detectar los bloqueos del proceso de trabajo y evitar que los miembros del equipo cambien periódicamente entre las tareas. Estos pasos tendrán un impacto positivo sobre la eficiencia y mejorarán la productividad de su equipo.
La imposición del Límite WIP a tablero expuso un cuello de botella de proceso
En un equipo de dos, la aplicación de un límite WIP de una tarea por persona evitaría el cambio de contexto y revelaría de forma inmediata la diferencia en las tasas de rendimiento.
En este caso los límites excedidos señalarían la necesidad de revisar el proceso y de asignar potencialmente a más personas en la etapa de trabajo más difícil.
Configuración de límites WIP Kanban
Si es necesario, los límites WIP de Kanban deben ser ajustados. No hay una fórmula predeterminada que le dirá cómo configurar los límites óptimos del trabajo en proceso.
Antes de aplicar los límites WIP a su tablero Kanban, físico o electrónico, debe tener en cuenta que su flujo de trabajo cambiará dinámicamente porque no es un sistema aislado.
Por lo tanto, debe monitorizar el flujo de trabajo de su equipo de manera regular y controlar los límites WIP en función de los factores constantemente cambiantes, como los nuevos requisitos comerciales, las demandas de los clientes, el tamaño y la capacidad del equipo, problemas técnicos inesperados, etc.
Para estos fines, la mayoría de las plataformas Kanban modernas en línea están equipadas con poderosas herramientas métricas Kanban, donde puede verificar y analizar información esencial sobre el flujo de trabajo de su equipo.
Hay una regla general para asegurarse de que el sistema Kanban funcione para su equipo. Los límites WIP no deben aplicarse a cualquier coste, a no ser que exista una tarea urgente que deba considerarse como tarea de prioridad máxima. Sin embargo, priorizar tareas de esta manera debería ser exclusivo. Al contrario, perderá el sentido de crear un flujo de trabajo ininterrumpido y de aumentar la eficiencia de su equipo. Por eso es importante asegurarse de que su equipo comprenda las reglas y las prácticas básicas de Kanban.
Normalmente, configurará los límites WIP según la actual capacidad de trabajo de su equipo. Sin embargo, una vez que los configure, deberá observar el proceso de trabajo y, si es necesario, ajustar los límites WIP. Al final, cada flujo de trabajo cambia dinámicamente y necesita una mejora continua.
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En resumen
La aplicación de los límites WIP le permite crear un flujo de trabajo ininterrumpido y utilizar la capacidad de trabajo del equipo en niveles óptimos de la siguiente manera:
- Previene la sobrecarga de sus procesos de trabajo
- Ayuda a localizar los bloqueadores y a disminuir los cuellos de botella en su flujo de trabajo
- Le da la oportunidad de ofrecer lo más rápido posible valor a los clientes finales
- Previene un cambio de contexto constante entre los elementos de trabajo
La imposición del Límite WIP a tablero expuso un cuello de botella de proceso
