Cómo Editar y Optimizar tu Flujo de Trabajo Kanban

Ya sabes de qué se trata Kanban. Has introducido el tablero Kanban y has empezado a usarlo. Asignas cada tarea y analizas su ruta desde la columna Solicitado a Hecho. Te gusta cómo funciona para ti, pero sientes que hay más de Kanban, pero simplemente no sabes cómo empezar. Saber cómo editar tu flujo de trabajo Kanban te ayudará a lograr mejores resultados.

Empezando con sub-columnas

El tablero Kanban más básico (sea físico o digital) tiene tres columnas: Solicitado, En Curso y Hecho. Antes de comprender sus necesidades específicas, los equipos suelen comenzar con solo las tres. Cuanto antes personalizarás tu tablero, más beneficios obtendrás de Kanban.

Lo primero que puedes hacer en cada tablero es organizar la columna Para hacer / Solicitado. Es útil dividirla en dos sub-columnas, donde una contiene ideas para el futuro próximo y la segunda – los elementos de trabajo que son más urgentes y están listos para comenzar. Cuantas más columnas hayas podido identificar, más suave será el flujo de trabajo Kanban. Verás exactamente qué etapas del proceso lo están ralentizando, dónde las tarjetas esperan en colas y si los límites de trabajo en curso son establecidos de acuerdo con la capacidad del equipo.

Por lo general, la mayoría de las sub-columnas están en el área En Curso. Dependiendo de tu campo de ocupación y los aspectos específicos de tus procesos, el diseño de tu tablero Kanban puede variar mucho. Por ejemplo, en RnD, puede haber incluso dos niveles de sub-columnas.

En Kanbanize, el equipo ha hecho tres divisiones del área En Curso: “Diseño”, “Desarrollo” y “Producción” de tecnología. “Diseño tecnológico” tiene sus propias 3 sub-columnas: “Diseño”, “Revisión”, “Listo para Codificación”.

“Desarrollo” se divide en otros 3 – “Codificación”, “Pruebas”, “Revisión de Código”. “Producción” tiene otras 2 sub-columnas: “Pruebas en producción”, “Implementación”. De esta manera, las etapas están claramente divididas, las columnas de espera aseguran un cálculo correcto del tiempo de ciclo y un flujo de trabajo suave.

Los equipos de marketing van a tener diferentes variaciones, como “Conceptualización”, varias sub-columnas de “Revisión” o “Esperar ? un tercero” cuando una tarea depende de un socio/medio/diseñador. Las columnas que dependen de partes externas se denominan columnas de búfer. Si deseas mantener tu tiempo de ciclo en la pista, se recomienda visualizarlos para poder diferenciar entre el tiempo real pasado trabajando sobre una tarea y el tiempo que pasó esperando.

Introduce Carriles a tu Flujo de Trabajo Kanban

Al principio, la mayoría de los equipos no están convencidos de que necesitan carriels y cómo organizarlos. Por lo general, el carril tope es “Urgente” y las tareas con alta prioridad se ejecutan allí, de modo que se pueden iniciar lo más rápido posible y procesarse hacia adelante. Los otros carriles podrían organizarse temáticamente, pora que no se mezclen las tareas en las diferentes etapas.

Si estás usando software Kanban, los carriles son aún más útiles. Por ejemplo, en Kanbanize, puedes colapsar cada columna o carril. Puedes dejar solo aquellos en los que estás trabajando para tener una visión concisa de la información relevante para ti. Incluso puedes implicar un límite de trabajo en curso por carril para estar seguro de que ni una parte del proceso está sobrecargada.

Define Tareas con Tarjetas Kanban

En Kanban, no nos importa tanto tamaño de los elementos de trabajo. La idea es dividir los proyectos en las piezas más pequeñas posibles. Se supone que si lo hacemos correctamente, no debería haber grandes diferencias en términos de tamaño. Cada tarea está representada en el tablero con una tarjeta que contiene toda la información necesaria.

En la sección de descripción, puedes poner un resumen de lo que se debe hacer paso a paso, mencionar a los compañeros de trabajo y agregar comentarios en una sección específicamente diseñada. En Kanbanize, puedes adjuntar archivos y enlaces externos, para tener toda la documentación necesaria en un solo lugar.

También es una buena idea establecer prioridades para tus tareas, para que sepas cómo organizarlas. Puedes establecer un recordatorio para el día antes de la fecha tope y minimizar el estrés y la posibilidad de retrasar los proyectos.

Kanbanize también te permite crear plantillas y tipos de tarjetas personalizados, que contienen especificaciones predefinidas como el asignado, la descripción del contenido, el color de la tarjeta, etc. Los tipos te permiten detectar fácilmente en el tablero qué tipo de trabajo representan ciertas tarjetas sin tener que abrirlas y leer la descripción completa.

Cómo Mejorar Continuamente tu Flujo de Trabajo Kanban

La cultura Kaizen de mejora continua es uno de los elementos clave de Kanban. Aquí hay algunas maneras de perseguirla. Además, es importante analizar tu progreso y comparar los datos con períodos anteriores. Existen herramientas analíticas útiles para ayudarte a controlar tu rendimiento y crecer de manera sostenible.

1. Baja los límites más de trabajo en curso

Kanban prescribe un cambio incremental y, por lo tanto, establecer límites de WIP drásticamente bajos podría ser estresante para el equipo. Es mejor comenzar con la selección del número actual de tareas en En Curso y asegurarse de que no se excedan. Luego, con el uso del método, las tareas se moverán más rápido hacia la finalización y podrás reducir los límites de trabajo en curso. Lo ideal al final sería una tarea por miembro del equipo. Puedes comenzar con 2 tareas por persona – si tu equipo está formado por 5 personas, el límite de los elementos en los que se está trabajando debe ser 10.

2. Ajusta la estructura del tablero a los cambios en tu proceso

Tus columnas no están escritas en piedra. Tu proceso está evolucionando constantemente. Se agregan nuevas actividades, algunas se excluyen y el tablero debería reflejar estos cambios. Sin embargo, las nuevas columnas y carriles no deberían afectar los límites de trabajo en curso si no hay cambios en el tamaño del equipo. También es importante que tu tablero refleje exactamente el flujo de trabajo Kanban, de lo contrario, los análisis no presentarán los datos correctos.

3. Apunta a tiempos de ciclo más cortos

Tu objetivo final es lograr ciclos más cortos. Esto significa que una tarjeta viaja más rápido de la columna Solicitado a Hecho. La mayoría de las soluciones modernas de software Kanban están equipadas con módulos de análisis avanzados para ayudarte a controlar tu flujo de trabajo y analizar sus resultados. Algunas de las herramientas de analisis más valiosas son los histograms de tiempo de ciclo, el heatmap y el diagrama de flujo acumulativo, que podrían ayudarte a mejorar.

Recuerda, experimenta con la edición de tu flujo de trabajo Kanban hasta que encuentres la fórmula correcta que se ajuste a las necesidades de tu equipo.

En resumen

Para establecer un flujo de trabajo suave en tu tablero Kanban, necesitas mapear con precisión cada paso de tu proceso. Para mejorar continuamente, necesitas que:

• Optimizar tus límites WIP
• Ajustar la estructura de tu tablero Kanban para abordar los cambios en el proceso
• Apuntar a tiempos de ciclo más cortos