Cuando los equipos dominan Kanban a nivel de equipo, comienzan a entregar valor más rápido que nunca. Sin embargo, cuando todas las partes de un proyecto comienzan a moverse aún más rápido, se convierte en un verdadero desafío para obtener una imagen más amplia y averiguar el estado real de las cosas. Este aumento de la velocidad del equipo requiere una nueva forma de rastrear el estado del proyecto y aquí entra en juego el concepto de gestión de Portfolio Kanban.
El Portfolio Kanban es un método holístico que apunta a mejorar la capacidad de su organización para cumplir aplicando los principios de visualización, limitando el trabajo en curso y la administración de flujo a nivel de sistema.
El método Portfolio Kanban es aplicable a todos los niveles jerárquicos, comenzando desde el nivel de equipo, pasando por la gestión de productos/ proyectos o programas, llegando al nivel estratégico. Antes de presentar los detalles sobre la implementación de Portfolio Kanban en cualquier de estos niveles, primero aclaremos en qué se diferencia el método Portfolio Kanban del Kanban del equipo.
La diferencia entre Portfolio Kanban y Kanban del Equipo
La diferencia principal entre el método Portfolio Kanban y el método Kanban del equipo es que las tarjetas Kanban en tu tablero de Portfolio Kanban son “padres” de una o varias tarjetas Kanban que viven en tu tablero del equipo. Idealmente, el estado de la tarjeta Kanban principal se actualiza automáticamente en función del estado de cada una de las tarjetas Kanban hijas.
Por ejemplo, cuando una tarjeta Kanban hija en el nivel de Equipo se mueve a En Curso, la tarjeta padre también debe considerarse En Curso, porque ya estamos trabajando sobre ella. Respectivamente, cuando todas sus tarjetas hijas se mueven a Hecho en los tableros Kanban del equipo, la tarjeta Kanban en tu tablero Portfolio también debe moverse a Hecho.
Si echamos un vistazo a la imagen a continuación, la tarjeta en la parte superior podría ser un elemento de trabajo en el tablero de Portfolio Kanban del CEO de la empresa. El CEO ha dividido esta iniciativa estratégica en dos programas y los ha asignado a dos gerentes de programas. Tienen su(s) propio tbalero(s) de Portfolio Kanban.
Los gerentes han dividido las programas en dos o más proyectos y los han asignado a los gerentes de proyecto o producto responsables, que también tienen sus propios tableros de Portfolio Kanban.
Los gerentes de proyecto o producto han dividido sus proyectos en elementos de trabajo y los han pasado a los tableros Kanban de los equipos, donde se puede realizar el trabajo real en elementos de trabajo procesables (generalmente historias de usuarios).
En este contexto, tenemos un par de tableros de equipo (el nivel más bajo) y un par de tableros Kanban Portfolio anidados.
Es importante mencionar que no tienes que comenzar desde el CEO. Puedes implementar Portfolio Kanban a cada uno de los niveles, dependiendo del contexto en el que te encuentras.
Portfolio Kanban a Nivel de Equipo
El primer desafío para la mayoría de los equipos, después de dominar Kanban, es que pierden visibilidad de la imagen general. Se realizan muchas tareas, pero la conexión con el proyecto/ iniciativa principal se pierde fácilmente. El enfoque habitual en situaciones como estas es la adición de un carril Kanban Portfolio en el tablero del Equipo. Este es un carril simplificado en la parte superior de su tablero Kanban, donde se visualizan y rastrean las “Iniciativas”. En el caso específico de Kanbanize, el carril Portfolio se ve así:
El carril superior de Portfolio contiene Iniciativas, que son visibles para todo el equipo. Los nuevos hijos de las Iniciativas se pueden crear con una simple arrastra y suelta y todos pueden comprobar rápidamente dónde están las Iniciativas clave. Además, las Iniciativas cambian su estado automáticamente, de acuerdo con el estado de las tarjetas Kanban hijas.
Portfolio Kanban a Nivel de Proyecto / Producto
Suponemos que eres un gerente de proyecto en una agencia web. Te asignan un gran proyecto web que necesitas ejecutar en un horario ajustado. Si tu comportamiento predeterminado es planificar todo en un diagrama de Gantt, lee este artículo primero: Planificación Kanban – Matando al diagrama de Gantt. Programar todo en MS Project no va a funcionar bien: innumerables proyectos han fallado de esta manera y tu no tienes que comprobarlo de nuevo.
Tu opción mejor es dividir el proyecto en CMC (características mínimas comercializables), luego dividirlas en tareas de equipo (historias de usuario) y dejar que tus equipos las arrastren a una velocidad sostenible. Esto significa que solo comenzarán a trabajar en una nueva CMC cuando se haya completado otra CMC. Si haces esto y te aseguras de que ningúna CMC se quede atascado para siempre, tus posibilidades de éxito son mucho mayores. Pero, ¿cómo haces un seguimiento de todo eso y cómo sabes si lo vas a lograr?
Aquí es donde el método Portfolio Kanban entra en juego otra vez. Si estás en un equipo pequeño, el carril Portfolio, del que hablamos en la sección anterior, será suficiente. Sin embargo, si necesitas un control más preciso sobre el flujo de trabajo de las CMC, tendrás que emplear una tablero de Portfolio Kanban dedicado. Este tablero dedicado solo contendrá CMC, que se van a desglosar en historias de usuarios. Estas historias de usuario vivirán en los tableros los equipos.
En esta situación, debes mantener una relación entre una CMC y sus historias de usuario, para que no se pierdan elementos. Puedes hacer esto en un tablero físico utilizando algunos indicadores visibles, pero es mucho más fácil hacerlo con las herramientas de software Kanban.
Si utilizas Kanbanize, podrás enlazar múltiples historias de usuario a la CMC correspondiente y utilizar Reglas de negocio para automatizar tu flujo de trabajo. En cierto modo, harás lo mismo, como con un carril de Portfolio, pero en lugar de tener solo un carril, tendrás un tablero Kanban completo para convertirlo en un tablero Portfolio Kanban.
Este enfoque se vuelve aún más valioso cuando tienes varios equipos y no solo uno. Si tienes un tablero Portfolio, cada equipo puede tener su propio tablero Kanban de equipo, mientras el flujo de CMC se va a supervisar directamente en el tablero central.
Al tener esta “vista general”, puedes sincronizar fácilmente tus equipos y ayudarlos a trabajar de una manera mucho más alineada. Por ejemplo, en lugar de tener un equipo trabajando en CMC1 y otro equipo trabajando en CMC2, puedes pedirles que trabajen en CMC1 y la completen mucho más rápido. Con eso, mejorarás el flujo de valor para los clientes, que es el objetivo final.
Portfolio Kanban a Nivel de Programa
El Portfolio Kanban también se puede escalar a nivel de programa. El concepto aquí es el mismo que el nivel de proyecto / producto. Lo único que debes hacer es agregar un tablero Kanban “arriba” del tablero CMC y enlazar todas las CMC a un proyecto correspondiente (el proyecto es una única tarjeta Kanban en el tablero del programa):
Si sigues este enfoque, el estado de los CMC cambiará automáticamente el estado de los proyectos. Esto permitirá que el gerente del programa se concentre en temas mucho más importantes que leer informes de estado y ahorrará mucho tiempo de reporte para los gerentes de proyecto y sus equipos.
Portfolio Kanban a Nivel Estratégico (Nivel C)
Como has adivinado, el mismo modelo se puede replicar en el nivel C estratégico. Cuando un CEO ha definido la estrategia de la empresa, se puede dividir en iniciativas estratégicas. Las iniciativas estratégicas se pueden desglosar en programas / proyectos / CMC, etc. (según el tamaño de la empresa).
En Kanbanize, todas las iniciativas estratégicas se desglosan en características comerciales mínimas y luego ellas se desglosan en historias de usuarios para los equipos. Tan pronto como los equipos comienzan a trabajar en una historia de usuario, que forma parte de una característica comercial mínima estratégica, ella se inicia automáticamente. Como resultado, la iniciativa se pone en marcha automáticamente y todos los miembros del tablero pueden monitorear el progreso sin solicitar informes de estado.
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En resumen
La gestión Portfolio Kanban es una forma de utilizar los principios y prácticas de Kanban para mejorar las capacidades de entrega de la organización. Hay cuatro formas diferentes de usar el método Portfolio Kanban:
- Portfolio Kanban de equipo - Se agrega un solo carril de portafolio al tablero Kanban del equipo, donde se realiza un seguimiento de todas las iniciativas clave.
- Portfolio Kanban a nivel de Proyecto / Producto - Un tablero Portfolio Kanban contiene las características comerciales mínimas, mientras que los tableros Kanban del equipo contienen historias de usuario.
- Portfolio Kanban a nivel de Programa - Un tablero Portfolio Kanban contiene Proyectos, mientras que los otros tableros Kanban contienen las características comerciales mínimas.
- Portfolio Kanban a nivel de Estrategia - Un tablero Portfolio Kanban contiene iniciativas estratégicas, mientras que los otros tableros Kanban contienen las características comerciales mínimas, proyectos o, a veces, programas completos.
