Quando as equipes dominam o Kanban no nível de equipe, elas começam a entregar valor mais rapidamente do que nunca. No entanto, quando todas as partes de um projeto começam a se movimentar ainda mais rápido, torna-se um verdadeiro desafio obter uma visão mais ampla e entender o estado real das coisas. Esse aumento na velocidade da equipe exige uma nova maneira de rastrear o status dos projetos, e é aqui que entra o conceito de Gerenciamento de Portfólio Kanban.
O Portfólio Kanban é um método holístico que visa melhorar a capacidade de uma organização em entregar resultados, aplicando os princípios de visualização, limitando o trabalho em andamento e gerenciando o fluxo em nível sistêmico.
O método de Portfólio Kanban é aplicável em diferentes níveis hierárquicos, começando no nível da equipe, passando pela gestão de produtos e gestão de projetos ou programas, e chegando até a execução das estratégias do C-Level. Antes de apresentarmos os detalhes sobre a implementação do Portfólio Kanban em qualquer um desses níveis, vamos primeiro esclarecer como o método de Portfólio Kanban difere do método de Kanban de Equipe.
A Diferença entre Kanban de Portfólio e Kanban de Equipe na Prática
O Kanban de Portfólio foca no gerenciamento do fluxo de iniciativas de alto nível entre várias equipes, conectando metas estratégicas à execução, enquanto o Kanban de Equipe gerencia as tarefas e atividades dentro de uma única equipe. O Kanban de Portfólio utiliza cartões de kanban pai que representam iniciativas maiores, divididas em cartões filho, gerenciados por equipes individuais, proporcionando visibilidade e alinhamento em toda a organização.
Quando um cartão no nível da equipe é movido para "Em Progresso", o cartão pai correspondente também deve ser marcado como "Em Progresso", uma vez que o trabalho foi iniciado. Da mesma forma, quando todos os cartões filho forem movidos para "Concluído" nos quadros das equipes, o cartão pai no quadro de portfólio kanban deve ser marcado como "Concluído", indicando a conclusão de toda a iniciativa.
Se observarmos a imagem abaixo, o cartão no topo pode ser um item de trabalho no quadro kanban de portfólio do CEO da empresa. O CEO dividiu essa iniciativa estratégica em dois programas e os atribuiu a dois gerentes de programa. Eles têm seu próprio quadro ou quadros de portfólio.
Os gerentes de programa dividiram seus programas em dois ou mais projetos e os atribuíram aos gerentes de projeto ou produto responsáveis, que também possuem seus próprios quadros de portfólio.
Os gerentes de projeto ou produto dividem seus projetos em itens de trabalho e os repassam para os quadros kanban das equipes, onde as equipes podem realmente trabalhar nos itens de trabalho acionáveis (geralmente histórias de usuário).
Nesse contexto, temos alguns quadros de equipe (o nível mais inferior) e alguns quadros kanban de portfólio aninhados.
É importante mencionar que você não precisa começar pelo CEO. Dependendo do seu contexto, você pode implementar o Kanban de Portfólio em qualquer nível.
4 Maneiras de Aplicar o Kanban de Portfólio em Diferentes Níveis Organizacionais
Vamos explorar como implementar o conceito de Kanban de Portfólio nos níveis de equipe, projeto, programa e estratégico dentro da sua organização. Utilizaremos o software de gestão de portfólio Businessmap para demonstrar a aplicação prática e a visualização eficaz em cada nível.
Kanban de Portfólio no Nível de Equipe
Após dominar o Kanban, as equipes muitas vezes enfrentam dificuldades ao perder de vista a visão geral. Embora muitas tarefas sejam concluídas, a conexão com o projeto ou iniciativa maior pode se tornar pouco clara. Para resolver isso, as equipes podem adicionar um fluxo de trabalho ou uma faixa de Kanban de Portfólio ao seu quadro Kanban de Equipe. Esta área simplificada, localizada no topo do quadro, permite visualizar, acompanhar e gerenciar de maneira eficaz iniciativas, recursos ou épicos no nível de portfólio. No Businessmap, o Fluxo de Trabalho de Iniciativas do Kanban de Portfólio foi projetado para fornecer essa visibilidade em um nível superior.
A área superior do Kanban de Portfólio contém iniciativas que são visíveis para toda a equipe. Novos filhos das Iniciativas podem ser criados com um simples arrastar e soltar, e todos podem verificar rapidamente o andamento das principais Iniciativas. Além disso, as Iniciativas mudam automaticamente seu status com base no status dos cartões kanban filhos.
Kanban de Portfólio no Nível de Projeto/Produto
Como gerente de projeto em uma agência web, você é responsável por executar um grande projeto de site com um cronograma apertado. Se você costuma usar gráficos de Gantt para planejamento, pode continuar a fazê-lo junto com seus quadros kanban. A Visualização de Gráfico de Gantt do Businessmap permite que você visualize dependências de tarefas e cronogramas. Quando combinada com o fluxo de trabalho de Iniciativas, permite a gestão abrangente de portfólios de projetos, alinhando iniciativas com objetivos estratégicos e avaliando dependências e sobreposições entre projetos.
A melhor abordagem é dividir o projeto em MMFs (funcionalidades mínimas comercializáveis) e, em seguida, quebrá-las em tarefas de equipe (histórias de usuários). Permita que suas equipes puxem as tarefas em um ritmo sustentável, iniciando um novo MMF somente quando o anterior estiver concluído. Isso evita que as tarefas fiquem paradas e aumenta suas chances de sucesso. No entanto, acompanhar o progresso e garantir que você permaneça dentro do cronograma exige monitoramento cuidadoso.
É aqui que o método Kanban de Portfólio se torna inestimável. Para pequenas equipes, o fluxo de trabalho Kanban de Portfólio (fluxo de trabalho de Iniciativas) pode ser suficiente. No entanto, para um controle mais detalhado sobre os fluxos de trabalho de MMFs, é necessário um quadro kanban de portfólio dedicado. Esse quadro contém exclusivamente MMFs, que são então divididos em histórias de usuários gerenciadas em quadros kanban de equipes separadas. Essa abordagem garante melhor visibilidade e gestão do progresso de cada MMF.
Para evitar que itens se percam, mantenha uma relação clara entre os MMFs e suas histórias de usuário. Embora isso possa ser feito em um quadro físico com indicadores visíveis, o uso de ferramentas de software Kanban simplifica o processo.
Por exemplo, nossa plataforma permite que várias histórias de usuário sejam vinculadas ao MMF correspondente e automatiza fluxos de trabalho com Regras de Negócio (Políticas de Execução). Em vez de usar um único fluxo de trabalho de portfólio, um quadro kanban dedicado pode servir como um quadro kanban de portfólio, o que é especialmente útil para gerenciar múltiplos projetos ou equipes. Esta "visão mestre" centraliza e sincroniza as equipes, aprimorando o fluxo de trabalho e entregando valor aos clientes de maneira mais eficiente.
Portfólio Kanban no Nível de Programa
O Portfólio Kanban pode ser escalado de forma eficaz para o nível de programa. A abordagem é semelhante ao nível de projeto/produto, com a adição de um quadro kanban "acima" do quadro de MMFs. Cada MMF é vinculado a um projeto correspondente, representado como um único cartão kanban no quadro de programa. Essa configuração garante que o status dos MMFs atualize automaticamente o status dos projetos, permitindo que os gerentes de programa foquem em questões críticas e na agilidade operacional, em vez de relatórios de status, economizando assim tempo de relatório para os gerentes de projeto e suas equipes.
Portfólio Kanban no Nível Estratégico (C-level)
O mesmo padrão pode ser aplicado no nível estratégico C-level para garantir transparência na gestão de portfólios ágeis. Quando o CEO define a estratégia da empresa, ela é desdobrada em iniciativas estratégicas, que são, por sua vez, divididas em programas, projetos ou MMFs, dependendo do escopo e do tamanho da empresa.
Internamente, desmembramos as iniciativas estratégicas em MMFs, que são, então, divididos em histórias de usuário para as equipes. Quando as equipes começam a trabalhar em uma história de usuário dentro de um MMF estratégico, o MMF e toda a iniciativa automaticamente passam para "Em Progresso", permitindo que todos acompanhem o progresso sem a necessidade de relatórios de status.
Participe da conversa com Teodora Bozheva, uma renomada treinadora e coach de agilidade empresarial, coautora do Kanban Maturity Model (KMM) e autora do Complete Guide to Project, Program, and Portfolio Management with Kanban, juntamente com Dimitar Karaivanov, CEO da Businessmap (anteriormente Kanbanize). Juntos, eles exploram a aplicação do Kanban em diferentes níveis organizacionais.
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In Summary
A gestão de Portfólio Kanban é uma maneira de usar os princípios e práticas do Kanban para melhorar as capacidades de entrega da organização. Existem quatro maneiras diferentes de aplicar o método de Portfólio Kanban:
- Portfólio Kanban no Nível de Equipe – Uma única faixa de portfólio é adicionada ao quadro Kanban da equipe, onde todas as iniciativas-chave são monitoradas.
- Portfólio Kanban no Nível de Projeto/Produto – Um quadro Kanban de portfólio contém MMFs, enquanto o(s) quadro(s) Kanban da equipe contêm histórias de usuário.
- Portfólio Kanban no Nível de Programa – Um quadro Kanban de portfólio contém Projetos, enquanto o(s) outro(s) quadro(s) Kanban contêm MMFs.
- Portfólio Kanban no Nível Estratégico – Um quadro Kanban de portfólio contém iniciativas estratégicas, enquanto o(s) outro(s) quadro(s) Kanban contêm MMFs, projetos ou, às vezes, programas inteiros.
