Tutorial de Métricas e Análise de Kanban

Neste tutorial de Kanban, você aprenderá como medir, acompanhar e melhorar efetivamente o desempenho da sua equipe usando métricas essenciais. Ao entender essas métricas, você pode otimizar seu fluxo de trabalho para maior estabilidade e previsibilidade.

• Público-alvo: Usuários que desejam dominar as métricas do Kanban e utilizar o módulo de Análise da Businessmap.

• Pré-requisito: Você já configurou seu quadro Kanban.

Lembre-se, sempre há espaço para melhorias – vamos encontrar juntos uma maneira melhor.

Lead Time e Cycle Time: Quanto Tempo Leva para Concluir o Trabalho?

Medir e analisar o lead time e o cycle time pode ajudá-lo a entender como o valor flui pelo seu sistema. Com esses dados, você pode descobrir as falhas nos seus processos de trabalho e melhorar continuamente.

Dica: O cycle time começa quando uma nova tarefa entra na fase "Em andamento" e alguém realmente começa a trabalhar nela. O lead time é o período entre a entrada de uma tarefa no seu fluxo de trabalho e sua saída final do sistema. Na Businessmap, você pode medir essas métricas essenciais com várias ferramentas. Vamos dar uma olhada no Diagrama de Dispersão do Tempo de Ciclo.

Use o Diagrama de Dispersão do Tempo de Ciclo

A linha verde no seu Diagrama de Dispersão do Tempo de Ciclo (veja a imagem abaixo) mostra o tempo médio de ciclo de todas as tarefas que passaram pelo seu sistema em um determinado período.

No exemplo abaixo, o tempo médio de ciclo é de dois dias.

No entanto, você pode habilitar a função "Ignorar Configuração do Tempo de Ciclo" para ver o tempo médio de lead time das tarefas e entender melhor seu fluxo.

Essa alteração nas configurações permitirá que você adicione ao cálculo o tempo que as tarefas passaram na área "Solicitado" e também em todas as colunas de espera (por exemplo, Aguardando Revisão) do seu fluxo de trabalho.

Continuando com o exemplo anterior, quando incluímos a coluna "Solicitado", vemos claramente que o lead time médio difere ligeiramente do tempo de ciclo mostrado na imagem anterior.

Os novos cálculos mostram que o lead time médio atinge 23 dias em determinado momento, enquanto o tempo de ciclo médio para o mesmo período é de 2 dias. Isso pode indicar que algumas das suas tarefas estão passando muito tempo na seção "Solicitado" ou que foram bloqueadas por um tempo.

Outro benefício do Diagrama de Dispersão do Tempo de Ciclo é que ele permite identificar facilmente todas as tarefas que demoraram mais que a média para serem concluídas. Elas estão posicionadas acima da linha de tendência do tempo de ciclo.

Meça a Previsibilidade do Processo com o Histograma de Tempo de Ciclo

Um processo previsível traz uma sensação compartilhada de confiança ao se comprometer com novos trabalhos e prever a entrega. Em outras palavras, é muito melhor saber quantas tarefas sua equipe pode concluir dentro de um determinado período.

O Histograma de Tempo de Ciclo, baseado nos dados históricos do seu fluxo de trabalho, oferece uma visão geral de quão rapidamente as tarefas fluem pelo seu sistema.

Com base nos dados que você vê na imagem acima, você pode dizer que uma única tarefa leva em média 9 dias para ser concluída e prever com alta certeza a duração total dos projetos. Isso pode tornar seu processo muito mais previsível e estável.

Throughput: Qual a Quantidade de Trabalho que Você Pode Concluir por Dia ou Semana?

Toda empresa quer saber como medir a produtividade das equipes para fazer previsões confiáveis. Se você já usou Kanban, sabe que o throughput é a métrica certa para isso.

Vamos explorar como o Gráfico de Execução de Throughput pode ajudá-lo.

Gráfico de Execução de Throughput: Quanto Trabalho Você Pode Entregar?

Os dados de throughput fornecem uma visão melhor da produtividade da sua equipe, pois mostram quanto trabalho ela entrega diariamente ou semanalmente.

Se você observar uma tendência estável no seu Gráfico de Execução de Throughput no Businessmap, isso significa que sua equipe consegue entregar consistentemente projetos/trabalhos para os clientes.

Vamos analisar o exemplo a seguir.

Aqui, configuramos o gráfico para mostrar o throughput semanal em um intervalo de quase 3 meses. A linha verde mostra quanto trabalho sua equipe está entregando semanalmente, em média. Neste caso específico, são cerca de 15 itens de trabalho por semana. Com esses dados, na próxima vez que uma solicitação de cliente chegar, você poderá calcular com precisão o tempo que sua equipe precisará para concluir o projeto.

Aging WIP: Onde o Trabalho Estagna no Seu Processo?

Você sabe como, às vezes, certos itens de trabalho demoram uma eternidade para serem concluídos. Isso é inevitável e acontece em todas as equipes. Muitas vezes, quando você percebe essas tarefas, já é tarde demais, e o tempo de ciclo já é enorme. Existem diferentes razões para isso – você não tem uma visão geral das tarefas, ninguém soa o alarme até que a situação se torne crítica, e assim por diante.

No Businessmap, no entanto, você pode usar o gráfico de Aging WIP para lidar com esses problemas.

O gráfico de Aging WIP mostra os itens de trabalho que estão atualmente em andamento e as tarefas cujo tempo de ciclo é maior que a média para a etapa atual do fluxo de trabalho. Em outras palavras, você pode identificar em quais etapas do seu fluxo as tarefas estão demorando mais do que o habitual.

Sem entrar em detalhes profundos, toda tarefa na zona vermelha requer atenção especial e análise. Quanto mais tarefas na área vermelha, mais lento está o desempenho das suas equipes.

É recomendável usar esse gráfico diariamente ou semanalmente para detectar tarefas envelhecendo a tempo e fazê-las fluir mais rapidamente.

Eficiência de Fluxo: Como Otimizar a Eficiência de Suas Equipes?

Todos queremos saber como podemos entregar valor ao cliente mais rapidamente e ser mais eficientes.

O que geralmente impede sua equipe de ser mais eficiente é o tempo de espera, ou seja, quando uma tarefa está aguardando para prosseguir. Isso acumula atrasos que não deixam seus clientes satisfeitos.

Para lidar com esse problema, o Kanban oferece a medição e gestão da eficiência de fluxo.

Dica: Visualizar as etapas de espera/filas do seu fluxo de trabalho no quadro Kanban é um pré-requisito essencial para medir sua eficiência.

>>Eficiência de Fluxo[%] = Tempo Ativo / Lead Time * 100<<

Na nossa plataforma de software, você pode ver a eficiência do seu fluxo de trabalho diretamente no seu Dashboard da Businessmap. Para isso, adicione este widget no canto inferior direito.

Quando você habilitar essa ferramenta poderosa, ela aparecerá no Dashboard, conforme mostrado na imagem abaixo.

No entanto, para obter um cálculo preciso, você precisa configurar as colunas ativas e de fila no seu quadro. Você pode fazer isso no editor de fluxo de trabalho.

Ajuste as configurações de cada coluna para obter dados válidos. Vale a pena fazer isso. Não leva mais de 10 minutos, mas economiza muito tempo.

Se decidir usar o gráfico de Eficiência de Fluxo, você pode definir as etapas de fila do seu fluxo de trabalho no lado direito da tela. Se a eficiência do fluxo diminuir, isso provavelmente significa que as tarefas estão acumulando muito tempo de espera.

Use o Diagrama de Fluxo Cumulativo (CFD)

Este é considerado uma das ferramentas analíticas mais poderosas no mundo do Kanban. O CFD mostra o quão estável está o seu fluxo e ajuda a descobrir gargalos no seu processo de trabalho.

Dica: O gráfico acompanha e acumula cada tarefa que entrou e fluiu através do seu quadro Kanban. As diferentes faixas coloridas representam as diferentes etapas do fluxo de trabalho.

Se as faixas estiverem se alargando, isso significa que as tarefas na etapa atual estão demorando mais para avançar — um sinal de um possível gargalo no seu processo.

Se uma faixa que representa um estado de fila estiver se expandindo, isso indica que muitas tarefas estão esperando para serem processadas. Isso significa que sua equipe provavelmente está enfrentando dificuldades com a demanda. Nesse caso, você pode limitar o número de tarefas que podem entrar nessa fila para aliviar o gargalo. No entanto, isso também pode significar que você precisa de mais capacidade.

Previsão de Projetos: Quando Será Concluído?

Todo gerente de projeto quer saber a resposta para essa pergunta. Enquanto a maioria dos métodos usa estimativas aproximadas que muitas vezes se revelam distantes da realidade, nós ajudamos você a obter uma resposta probabilística.

Crie Planos Probabilísticos com Simulações de Monte Carlo

Graças às simulações de Monte Carlo, você pode obter uma previsão precisa de quando pode esperar que um número específico de tarefas seja concluído. Com base nos dados históricos do seu fluxo de trabalho, a simulação pode dizer qual é a chance de sua equipe concluir X número de itens de trabalho até uma determinada data.

E para tornar as previsões ainda mais precisas, a simulação oferece várias previsões com diferentes probabilidades de execução.

Por exemplo, o gráfico acima informa que:

• Há 95% de chance de que sua equipe conclua 50 itens até 10/02/2020
• Há 85% de chance de que sua equipe conclua 50 itens até 28/09/2020
• Há 50% de chance de que sua equipe conclua 50 itens até 23/09/2020

Isso oferece uma ampla gama de possibilidades, dependendo de quão conservador você prefere ser em sua previsão. Nesse caso, se você quiser jogar pelo seguro, pode dizer ao cliente que um projeto de 50 tarefas será concluído até 10/02/2020 (95% de chance). Se quiser arriscar, pode optar pela previsão em que 50 tarefas serão concluídas até 23/02/2020 (50% de chance).

Aprofunde-se na Otimização de Fluxo de Trabalho com Ferramentas Avançadas

Este artigo apenas arranhou a superfície do que você pode realmente alcançar com essas ferramentas poderosas. Portanto, continue explorando e lembre-se de que sempre há espaço para melhorias. Aconselhamos que você monitore constantemente os dados do seu fluxo de trabalho e faça pequenos ajustes para melhorar a previsibilidade da entrega de projetos. A partir da sua conta no produto, você pode acessar uma série de tutoriais em vídeo mais detalhados.