Gerenciamento de Trabalho em Progresso (WIP) no Gerenciamento de Projetos

 Compreender como o trabalho avança do conceito à conclusão é fundamental no gerenciamento de projetos. Ao monitorar o trabalho em progresso (WIP), você pode identificar desvios e manter um fluxo de trabalho estável.

Como gerente, você pode inicialmente ter dificuldades para determinar quais análises e métricas monitorar e como extrair dados para demonstrar a melhoria do desempenho. Uma das primeiras métricas a ser monitorada é o envelhecimento do trabalho em progresso (WIP) em seu processo.

Entendendo o Trabalho em Progresso (WIP) no Gerenciamento de Projetos Lean

O trabalho em progresso (WIP) é uma métrica de fluxo crucial que oferece insights valiosos sobre a eficácia e eficiência de um processo ou sistema usado para entregar valor ao cliente. Ele indica a quantidade de trabalho ativo dentro do seu sistema e ajuda a entender como o trabalho avança por diferentes estágios em seu fluxo de trabalho.

A Importância de Limitar o Trabalho em Progresso (WIP) no Gerenciamento de Projetos Lean

Limitar o trabalho em progresso é essencial para implementar o gerenciamento Lean, que visa minimizar desperdícios e aumentar a eficiência. Além disso, o uso de um quadro de gerenciamento de projetos Kanban torna o trabalho visível e organizado, o que auxilia ainda mais nesse processo.

O método Kanban enfatiza a importância de tempos de ciclo mais curtos. Para atingir esse objetivo, é essencial implementar limites de WIP (Trabalho em Progresso) no projeto e estruturar seu quadro de maneira a refletir com precisão seu fluxo de trabalho. O gerenciamento eficaz do fluxo, reconhecido como um aspecto chave do sólido gerenciamento de WIP, garante a entrega pontual.

No gerenciamento Lean, tempos de ciclo mais curtos significam que mais itens podem ser produzidos dentro de um determinado período. Definir limites de WIP ajuda sua equipe a minimizar a multitarefa e evitar a constante troca de contexto, que pode prejudicar a produtividade.

No entanto, simplesmente estabelecer limites de WIP não é suficiente para garantir maior produtividade. O ciclo construir-medir-aprender, um princípio fundamental do Lean, promove uma cultura de melhoria contínua (kaizen). Após estabelecer seu quadro de projeto, é crucial medir indicadores-chave de desempenho e acompanhar como essas ações impactam seus resultados. Essa medição contínua é essencial para melhorar ainda mais seus processos.

Por Que Você Precisa Acompanhar o Envelhecimento do WIP no Gerenciamento de Projetos?

Monitorar o envelhecimento do WIP (Work in Progress - Trabalho em Progresso) é essencial para analisar o fluxo de trabalho e observar o progresso das tarefas, desde a solicitação até a conclusão. Tarefas distintas podem demandar tempos variados em cada etapa do processo, tornando importante identificar onde ocorrem desacelerações para entender as razões e encontrar maneiras de melhorar. 

Ao acompanhar esses dados, você obtém insights sobre o desempenho anterior da sua equipe em contextos semelhantes. Além disso, medir continuamente o WIP oferece visibilidade sobre a capacidade real de trabalho da equipe. Essas estatísticas são valiosas para definir novas metas estratégicas, participar de discussões informadas com a alta gestão e fomentar conversas produtivas entre a equipe.

Como Usar o Gráfico de Envelhecimento do WIP?

Uma maneira fácil de monitorar o envelhecimento do WIP é utilizando o gráfico de envelhecimento do WIP, disponível em alguns softwares profissionais de gerenciamento de projetos, como o Businessmap. Essa ferramenta simplifica a análise de WIP ao espelhar o quadro da sua equipe, extraindo dados dele e apresentando um resumo claro do seu fluxo.

 O gráfico de envelhecimento do WIP inclui os seguintes elementos principais:

• Colunas (Eixo Horizontal): Representa todas as etapas do processo, correspondendo às colunas no seu quadro.

• Idade (Eixo Vertical Esquerdo): Mostra o número de dias que cada tarefa passou em sua etapa atual.

• Percentis de Ritmo (Eixo Vertical Direito): Indica o ritmo em que as tarefas estão sendo concluídas.

• Tarefas (Pontos no Gráfico): Cada ponto representa uma tarefa, mostrando sua etapa atual e idade.

Acima de cada coluna no eixo horizontal, há um indicador de WIP exibindo o número de tarefas em progresso em cada estágio.

O eixo vertical visualiza quantos dias cada tarefa passou naquela seção.

A imagem acima apresenta várias colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho de uma equipe de marketing, com pontos indicando as tarefas e sua duração em cada estágio. O eixo vertical esquerdo mostra a idade das tarefas em dias, enquanto o eixo vertical direito exibe os percentis de ritmo.

Para uma compreensão mais profunda, informações e instruções mais detalhadas podem ser encontradas no artigo sobre Envelhecimento do WIP (EN).

Como Ler os Dados do Envelhecimento do WIP?

Tirando Conclusões dos Dados do Envelhecimento do WIP

Acompanhando quais tarefas levam mais tempo para serem concluídas, você pode tirar conclusões valiosas. Por exemplo, se um colaborador específico precisa de mais tempo, ele pode necessitar de treinamento adicional.

Identificando e Resolvendo Problemas

Problemas na configuração do quadro do projeto podem ser identificados, como colunas desorganizadas ou mal otimizadas, que geram lentidão Por exemplo, uma coluna de revisão com um limite de WIP muito alto pode atrapalhar o fluxo.

Prevenindo Atrasos

Para evitar atrasos, é uma boa prática configurar mensagens automáticas para os responsáveis por tarefas que passaram mais tempo do que o habitual na área "Em Progresso". Essas mensagens podem sugerir dividir as tarefas em partes menores para que elas passem pelo funil mais rapidamente, evitando o congestionamento do processo ao ultrapassar os limites de WIP.

Assista ao vídeo abaixo para melhorar ainda mais sua compreensão sobre o gerenciamento de WIP e por que ele é importante para aumentar a eficiência da sua equipe.

Caso de Uso: Os Benefícios de Acompanhar o Trabalho em Progresso na Flapper

A equipe de tecnologia da Flapper, um marketplace de táxis aéreos, enfrentava vários desafios, incluindo solicitações não priorizadas vindas de vários canais, inúmeras atividades incompletas e trocas frequentes de tarefas devido à urgência.

Ao mapear seu fluxo de trabalho e analisar dados históricos, eles identificaram um volume consistentemente alto de trabalho em progresso (WIP), com uma média de 80 itens semanais. Com orientação profissional, estabeleceram políticas iniciais para limitar o WIP, que evoluíram ao longo do tempo. Essa ação imediata reduziu significativamente o WIP médio, demonstrando a eficácia de limitar o WIP para melhorar a eficiência. Além disso, o gráfico de Envelhecimento do WIP se mostrou inestimável para a realização de reuniões diárias e para compreender as mudanças nas métricas, aprimorando ainda mais o gerenciamento do fluxo de trabalho. (Estudo de Caso Flapper)

Integrando o Envelhecimento do WIP com Outras Métricas para Otimizar o Gerenciamento de Processos

Para manter um processo Lean saudável, combine a métrica de envelhecimento do WIP com outros indicadores, como o diagrama de fluxo cumulativo, simulações de Monte Carlo e o histograma de throughput. Experimentar com essas análises pode revelar insights poderosos e beneficiar muito o seu fluxo de trabalho.

Ao fazer isso, você pode dar um novo significado ao seu ciclo de feedback construir-medir-aprender, promovendo a melhoria contínua e a eficiência no gerenciamento de projetos.

In Summary

A análise do trabalho em progresso é essencial para uma gestão eficiente de projetos e trabalho, sendo uma das métricas mais importantes do Kanban. Um gráfico de envelhecimento do WIP pode ajudá-lo a entender seu fluxo de trabalho e identificar por que e onde o processo está desacelerando. Se você deseja garantir um fluxo saudável, precisa monitorar o envelhecimento do WIP juntamente com o tempo de ciclo e o throughput.

• Monitorar o envelhecimento do WIP permite identificar as causas da ineficiência.
• O gráfico de envelhecimento do WIP extrai dados do seu quadro de trabalho Kanban e os apresenta de forma visual e concisa para resumir o fluxo.
• Os dados permitem que você tenha uma ideia clara de como sua equipe se saiu em contextos semelhantes no passado.