Software Kanban e Scrum: Comparação Detalhada

Breve Introdução ao Kanban e Scrum

Kanban é um método para otimização e gestão de fluxos de trabalho, que permite que você visualize processos em um quadro Kanban e processe continuadamente itens de trabalho. Os limites de trabalho em progresso de cada etapa do fluxo de trabalho permitem que seu time utilize sua capacidade de maneira ótima. Em outras palavras, o Kanban ajuda a otimizar seus processos existentes com um conjunto de princípios.

Por outro lado, Scrum é uma estrutura que é altamente prescritiva, se comparada ao Kanban. Scrum exige um planejamento detalhado e restritivo, com processos e funções predefinidos.

No Scrum, o trabalho é dividido em um conjunto de tarefas menores que devem ser completadas em um período de tempo predefinido (sprint). Além disso, a adição de novos itens de trabalho durante um sprint é altamente desencorajada, fazendo com que novo trabalho espere por um novo sprint e, portanto, reduz a habilidade do time de reagir a mudanças.

Agora que sabemos as diferenças fundamentais entre os dois conceitos, vamos nos aprofundar e ver quais são as similaridades e diferenças entre as soluções de software Kanban e Scrum. Ou podemos dizer Kanban e Sprint?

Visualização: Quadro Scrum vs Quadro Kanban

Fonte: Dennis Hamilton

Assim como o método Kanban em si, o software Kanban depende altamente dos quadros Kanban onde seu time mapearia todos os seus processos e todos os itens de trabalho. Isto permite uma visibilidade de trabalho sem precedente e total transparência do seu progresso.

Cada unidade de trabalho se torna um cartão em um quadro que possui colunas que ajudam a comunicar visualmente as etapas de trabalho e raias que poderiam visualizar a prioridade ou tipo de trabalho dentro de uma raia.

Quadro Scrum

O software Scrum costumava se focar mais em interfaces amplamente centradas em texto, transformações as funções de épico de trabalho em algo mais parecido com pastas com itens dentro delas. Recentemente, ferramentas Scrum populares começaram a integrar quadros similares ao do software Kanban para exibir visualmente etapas de trabalho e itens de trabalho em si.

No entanto, em um quadro Scrum, seu time teria que adicionar todas as histórias (unidades de trabalho) no começo de cada sprint e manter a lista intacta até o final de um sprint.

Exemplo de Quadro Scrum Básico

Somente quando todas forem concluídas, o sprint é considerado bem-sucedido e qualquer novo trabalho pode ser revisado e iniciado. Depois de cada sprint, há uma reunião de retrospectiva e o quadro deve ser reiniciado e preparado para um novo sprint. Além disso, o quadro Scrum é geralmente propriedade de um time interfuncional que possui todas as habilidades exigidas para a conclusão do sprint.

Por último, mas não menos importante, no Scrum, os limites de trabalho em progresso são predefinidos para cada sprint. Isso acontece porque o time se compromete a completar um exato número de tarefas durante o sprint. Respectivamente, o número total predefinido de tarefas é seu limite de WIP.

Quadro Kanban

Por outro lado, o quadro Kanban não precisa ser propriedade de um time interfuncional. O Kanban se trata mais da eficiência de um fluxo de trabalho. Além disso, no Kanban, os limites de WIP são configurados por etapa do fluxo de trabalho. Isto assegura que os gargalos não aparecerão no processo de trabalho ou se eles aparecerem, poderão ser facilmente identificados e ações serão tomadas.

Em uma boa ferramenta de software Kanban, as colunas em um quadro não são somente rotuladas para mostrar os estados de um fluxo de trabalho, mas também permitem que você defina um limite de WIP para cada coluna, o que restringe a quantidade máxima de trabalho que pode entrar em cada etapa de trabalho.

Exemplo de Quadro Kanban Básico

Além disso, em um quadro Kanban, não há restrições (tais como o tamanho de sprint nas ferramentas Scrum) e novos cartões (itens de trabalho) podem ser adicionados a qualquer momento, se os limites de WIP (que representam a capacidade ótima de um time) permitirem. Portanto, um quadro Kanban não precisa ser reiniciado periodicamente.

Em outras palavras, as ferramentas de software Kanban são baseadas e suportam ativamente o fluxo contínuo de trabalho. Quadros Kanban avançados também permitem que você colete dados para cada pedaço de trabalho que aparece no seu quadro Kanban e use-os para localizar gargalos, melhorando os tempos de ciclo e mais.

Planejamento e Trabalho Restante

Em uma ferramenta de software Scrum, há um backlog onde todas as atividades futuras para o sprint são inseridas. Para manter ritmo de trabalho na direção certa, as ferramentas de software Scrum são equipadas com um Gráfico de Burndown.

É um indicador de desempenho fundamental de um sistema Scrum, que ilustra quanto trabalho ainda resta ser concluído no projeto.

Geralmente, Gráficos de Burndown podem ser bons para uma rápida visão geral do progresso atual em relação ao plano, mas se há uma falha no processo, é difícil ser identificada através do gráfico. Afinal de contas, eles simplesmente mostram um resumo do trabalho de todos os membros do time. Em outras palavras, quando algo dá errado, você verá como uma queda no total de trabalho concluído.

No entanto, a dedução da razão pela qual houve uma queda dependerá de você – a maioria das ferramentas Scrum não ajudam a descobrir as verdadeiras barreiras do seu projeto.

Por outro lado, o software Kanban não possui um gráfico de Burndown, porque não há um período de tempo predefinido no qual o backlog deve ser concluído.

Em vez disso, os quadros digitais Kanban geralmente usam um Diagrama de Fluxo Cumulativo, ou CFD, que colhe automaticamente os dados para cada tarefa que entra no fluxo de trabalho.

Estes dados são usados para analisar o tempo de ciclo de todas as tarefas.

Como um resultado, o CFD pode visualizar os itens de trabalho junto ao tempo que eles passaram em certas etapas do trabalho. Isto permite que o time veja, imediatamente, quando uma etapa de trabalho começa a bloquear os cartões – quando mais tempo cada cartão permanece em um estágio específico, maior será a seção desta etapa no diagrama.

Isto significa que você pode diretamente localizar partes problemáticas do seu fluxo de trabalho e tomar as devidas ações, em vez de simplesmente ser notificado que as coisas não estão correndo de acordo com planejado.

Estimativa de Trabalho

Nas soluções de software Scrum, a estimativa é uma parte essencial do processo e e é realizada por todo o time durante a reunião de planejamento de sprint.

Durante a etapa de planejamento, seu time entra em um acordo sobre os níveis de dificuldade para cada história do usuário. Após isso, as histórias dos usuários devem ser priorizadas.

O principal objetivo do processo de estimação é determinar quantos itens de trabalho podem ser executados pelo seu time dentre do período de sprint predefinido. O software Scrum permite que você conceda pontos de história para cada uma delas e as acompanhe.

O processo de estimação é uma atividade demorada e seu valor é frequentemente questionado. Isto acontece devido ao fato de que times raramente conseguem prever a exata quantia de trabalho que pode ser concluída para um sprint e a estimativa inicial, frequentemente, acaba sendo errada.

Em uma solução de software Kanban típica, não há uma estimativa predeterminada de trabalho, somente o campo de tamanho da tarefa. O valor que você insere corresponde à quantia relativa de esforços necessário para completar uma certa tarefa. No entanto, o seu time decide se irão estimar o tamanho do seu trabalho, ou não.

No Kanban, é recomendado que você divida as tarefas maiores em itens menores. A ideia é manter as tarefas o menor tamanho possível, sem diminuis o valor da entrega final. Isto ajuda na execução de tarefas e promove uma fluxo mais estável, o que é muito mais confiável do que períodos de grande quantia de trabalho.

Em vez de uma estimativa, uma boa solução software Kanban oferece previsões de fluxo de trabalho. Por usar dados históricos de itens de trabalho reais, as análises de um quadro Kanban avançado podem prever a quantia de trabalho que pode ser concluída dentre de um período de tempo predefinido.

Por exemplo, o módulo de análise no Kanbanize apresenta a simulação Monte Carlo. Esta ferramenta pode fornecer uma aproximação estatisticamente correta de um número de tarefas que seu time pode completar dentro de um prazo específico. Tudo isso é matematicamente calculado, com base no histórico de trabalho anterior de um certo time.

Ao contrário das ferramentas Scrum, o software Kanban apresenta previsões com base em dados históricos e não em suposições incertas do time.

Então, Kanban ou Scrum. Quem Ganha?

Ambos, Kanban e Scrum foram criados para ajudar os times a aumentarem sua eficiência e produtividade.

A escolha de um ganhador, no entanto, depende de cada time, já que ambas as ferramentas apresentam um método ou estrutura de trabalho.

O software Scrum é útil para os times que decidem passar por uma transformação Scrum total, com a adoção de funções, práticas e estruturas implicadas. O problema é que o software Scrum não o ajudará a melhorar sua estimativa de trabalho e somente facilitará a documentação de suas estimativas.

O software Kanban, assim como o método Kanban, é significantemente mais fácil de ser adotada e implementado. Sem exigências de processo ou alterações de estruturas de times necessárias, o software Kanban permite que você comece a trabalhar com o que você já possui e evolua a partir daí.

O software Kanban é uma maneira muito mais flexível, adaptável a diferentes ambientes e útil de visualizar e otimizar qualquer fluxo de trabalho, independentemente do contexto.

In Summary

Ambos, Kanban e Scrum possuem seus fãs e histórias de sucesso. Quando traduzidos em software, as principais diferenças que as comparações entre Kanban e Scrum apresentam são:

• O software Kanban adapta-se flexivelmente a qualquer time, já as ferramentas Scrum dependem de uma estrutura
• O Kanban foca na melhoria contínua e o software Kanban ajuda a analisar constantemente o fluxo de trabalho. Já o Scrum foca no planejamento de pontos de história e as ferramentas Scrum somente ajudam a medir seu sucesso nas reuniões de estimativas
• O software Kanban permite que você limite seu WIP para manter a produtividade do seu time ao balancear o trabalho com a capacidade real. O software Scrum previne que o time comece ou altera o trabalho em espera após o início de um sprint, ajudando a se concentrar nos itens atuais, mas tornando impossível a adaptação a qualquer mudança fora dos sprints