Como Fazer Previsões no Nível de Portfólio com Kanban?

Gerentes de produto e de projeto frequentemente enfrentam perguntas como "Qual é o status?", "Quando ficará pronto?" e "Quantos épicos ou funcionalidades podemos entregar até lá?". Estas são questões cruciais, mas difíceis de responder, especialmente para projetos grandes e complexos que raramente seguem o cronograma.

Os métodos tradicionais de planejamento muitas vezes levam à frustração e ao descumprimento de prazos, já que as equipes são pressionadas a seguir planos rígidos que frequentemente falham. À medida que a pressão aumenta, o trabalho se acumula e o caos se instala. É aqui que o Kanban de Portfólio pode oferecer uma abordagem inovadora, proporcionando uma maneira mais flexível e precisa de planejar e fazer previsões no nível de portfólio.

Vamos explorar como o Kanban de Portfólio pode ser usado para previsões, comparar as abordagens tradicionais e Kanban para o planejamento e acompanhamento de portfólios, e explicar como as simulações de Monte Carlo podem melhorar a precisão das previsões.

Gerenciamento de Projetos Tradicional e o Desafio da Estimativa

No gerenciamento de projetos tradicional e em muitos frameworks ágeis, o planejamento e o acompanhamento do portfólio geralmente dependem de um conjunto de ferramentas, como gráficos de burn-down, gráficos de bolhas de projeto e diagramas de Gantt. Essas ferramentas se baseiam na suposição de que podemos estimar com precisão o tempo necessário para os itens de trabalho futuros. No entanto, quando se trata de trabalho intelectual, essas estimativas costumam ser imprecisas, e quanto mais complexo o projeto, menos confiáveis se tornam as estimativas.

O Problema com as Estimativas

Essa dependência das estimativas leva a um ciclo frustrante. Apesar de nossos melhores esforços, as estimativas raramente são precisas, o que inevitavelmente resulta em atrasos e aumento da pressão sobre as equipes. Então, por que continuamos a depender delas? A resposta está na necessidade de determinar o escopo e o cronograma do projeto para estimar seu orçamento. Esse processo geralmente envolve semanas de estimativas detalhadas, proporcionando uma falsa sensação de clareza sobre quando o trabalho será concluído.

As Consequências das Estimativas

Imprecisas Uma vez que o orçamento e a carga de trabalho são "conhecidos", o projeto é adicionado ao sistema de monitoramento de portfólio. Se os itens de trabalho demoram menos do que o estimado, tudo está bem. Mas se eles demoram mais, como frequentemente ocorre, o status do projeto fica amarelo ou vermelho. Nesse momento, a pressão aumenta e as equipes se veem trabalhando nos fins de semana para cumprir prazos irreais.

Kanban como Solução para Previsão de Portfólio

Uma Abordagem Lean para o Planejamento

O Kanban oferece uma abordagem mais eficaz para planejar e priorizar o trabalho futuro. Como uma ferramenta de planejamento lean, o Kanban ajuda as organizações a melhorar o gerenciamento de projetos ao visualizar fluxos de trabalho, dividir projetos em tarefas gerenciáveis e usar dados históricos para guiar decisões.

Compromisso Flexível e Decisões Baseadas em Dados

Em vez de se comprometer com um escopo, tempo e orçamento fixos, o Kanban incentiva uma abordagem mais flexível: comprometa-se com um período de tempo mais curto, conclua o máximo de trabalho possível e use os resultados reais para prever o tempo e o custo restantes necessários para o projeto.

Aplicação Prática do Kanban na Previsão de Portfólio

Implementar essa abordagem não é isento de desafios, pois exige a aceitação tanto dos fornecedores quanto dos clientes. No entanto, é uma maneira mais realista de gerenciar projetos com muitas incógnitas, oferecendo proteção para ambos os lados.

Imagine um grande projeto com uma estimativa inicial de 25 meses. Em vez de se comprometer com a duração total, você propõe ao cliente trabalhar por cinco meses, consumindo um quinto do orçamento. Após esse período, você avalia:

• Progresso: Você completou aproximadamente um quinto do trabalho? (É comum ser mais lento no início.)

• Orçamento: Você usou um quinto do orçamento?

• Riscos: Surgiram novos riscos?

• Relevância: O projeto ainda é relevante para o cliente ou as condições de mercado mudaram?

Se suas estimativas iniciais fossem precisas, você estaria no caminho certo. Mas, como isso raramente acontece, agora tanto você quanto o cliente podem reavaliar o projeto. Talvez você precise informar o cliente que a estimativa inicial estava incorreta e que concluir o projeto exigirá o dobro do orçamento. O cliente, então, pode decidir continuar, ajustar o escopo ou interromper o projeto, preservando a maior parte do orçamento.

Essa abordagem protege ambas as partes, pois limita as perdas potenciais e permite ajustes ao longo do caminho. No entanto, determinar com precisão o tempo necessário para o projeto é crucial, e é aqui que as ferramentas de gerenciamento de projetos e portfólio entram em jogo para apoiar previsões eficazes baseadas no Kanban.

Como Usar Monte Carlo para Previsão de Portfólio?

Uma grande vantagem de implementar software de Kanban de Portfólio é a capacidade de utilizar análises estatísticas, como simulações de Monte Carlo, para prever quanto trabalho sua equipe pode realizar dentro de um período específico.

Essa análise é baseada nos seus dados históricos, e a boa notícia é que você não precisa de uma grande quantidade de dados para começar. Embora mais dados aumentem a precisão das suas previsões, mesmo um conjunto de 20 a 30 itens concluídos é suficiente para começar a fazer previsões informadas.

É importante notar, no entanto, que essas previsões são baseadas em probabilidades, e não em certezas. Devemos reconhecer que o gerenciamento de projetos existe em um mundo probabilístico, e não determinístico. Essa mudança de perspectiva significa que, ao fornecer prazos, devemos associar uma probabilidade a essas datas.

Por exemplo, em vez de afirmar que um projeto será concluído até 20 de novembro, deveríamos dizer: "Há uma probabilidade de 85% de que concluiremos este projeto até 20 de novembro." Essa abordagem oferece uma visão mais realista dos cronogramas de projetos e estabelece expectativas mais claras para os stakeholders. É uma afirmação diferente.

In Summary

A previsão no nível de portfólio é possível quando:

• Você negocia projetos ou iterações mais curtas.
• Você implementa uma abordagem baseada em fluxo, como o Kanban, nos níveis de equipe e portfólio.
• Você possui alguns dados históricos para basear suas previsões.