A Arte do Lean: Monitorando a Eficiência do Fluxo

Se o tráfego flui suavemente, todos chegam ao destino a tempo. No entanto, se houver congestionamentos ou bloqueios, o progresso para. A eficiência do fluxo de trabalho da sua equipe funciona de maneira semelhante. É um indicador vital de se seus processos estão estáveis e se há bloqueios ou atrasos que estão desacelerando sua equipe.

Essa métrica é essencial no gerenciamento Lean. Ela ajuda você a determinar exatamente onde seus processos precisam de melhorias e onde focar seus esforços. Assim como um relatório de trânsito destaca pontos problemáticos na estrada, monitorar a eficiência do seu fluxo de trabalho revela as fraquezas que impactam o desempenho da sua equipe.

Monitorar com precisão a eficiência do fluxo de trabalho pode ser simples e revelará suas fraquezas e o impacto delas no desempenho da sua equipe. Este artigo discutirá a eficiência do fluxo e como medi-la de maneira eficaz para garantir que seus processos de trabalho funcionem sem problemas.

O Que É Eficiência do Fluxo?

A eficiência do fluxo avalia a proporção entre o tempo de agregação de valor e o tempo total (lead time) necessário para concluir um processo. O tempo de agregação de valor ocorre quando uma pessoa ou máquina está trabalhando ativamente para concluir uma tarefa. Por outro lado, o lead time é a duração desde o momento em que um pedido é feito até a entrega do produto. Acompanhar a eficiência do fluxo de trabalho da sua equipe é crucial para otimizar todo o processo.

No gerenciamento Lean, a espera é uma das principais atividades que não agregam valor, frequentemente referida como um dos sete desperdícios. O tempo de espera pode ser dividido em duas categorias: 

• Tempo de Espera acumula-se quando uma tarefa é atrasada devido a fatores além do controle da pessoa que está trabalhando nela. Por exemplo, em um sistema Kanban, o tempo de espera pode ocorrer quando um cartão está aguardando revisão antes de passar para a próxima coluna no quadro de trabalho.

• Tempo Bloqueado, por outro lado, surge quando uma tarefa fica presa no fluxo de trabalho devido a um obstáculo. Isso pode ocorrer por vários motivos, como esperar que outro membro da equipe fique disponível ou aguardar que uma equipe de reparos resolva um problema de hardware ou software.

A principal diferença entre esses dois tipos de desperdício é se o tempo inativo é esperado ou inesperado. Atrasos esperados são classificados como tempo de espera, enquanto atrasos inesperados são considerados tempo bloqueado.

Entender quanto tempo é desperdiçado esperando fornece insights valiosos sobre onde são necessárias melhorias no processo para alcançar maior eficiência Lean. Identificar e resolver essas ineficiências pode melhorar significativamente o fluxo de trabalho e a produtividade geral.

Como Medir a Eficiência do Fluxo?

Medir a eficiência de um processo é feito com a ajuda da fórmula de eficiência do fluxo:

• Tempo de valor agregado = Tempo de Ciclo - Tempo que não agrega valor

• Tempo que não agrega valor = Tempo de espera + Tempo bloqueado

Pegue o seguinte exemplo de eficiência do fluxo: se um dos seus engenheiros de software precisa de 5 dias para concluir uma funcionalidade, mas passa apenas um dia trabalhando ativamente nela, a eficiência do fluxo para o desenvolvimento dessa funcionalidade seria:

Eficiência do Fluxo % = (1 dia / 5 dias) * 100 = 20%.

Calcular manualmente cada tarefa no fluxo de trabalho pode gerar mais desperdício que valor, contrariando os princípios do gerenciamento Lean. Considerando todos os fatores que afetam a eficiência do fluxo, esse processo se torna ainda mais trabalhoso.

Felizmente, com software kanban digital ou outras ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode acompanhar a eficiência do fluxo de forma simples, economizando tempo valioso e garantindo que você mantenha um fluxo de trabalho eficiente. A ferramenta automatiza o monitoramento, entregando dados precisos e eliminando cálculos manuais. 

Ferramentas para Calcular a Eficiência do Fluxo no Businessmap

A solução Businessmap oferece ferramentas para monitorar a eficiência dos processos e fornecer dados aos líderes para acelerar a entrega sem sacrificar a qualidade, incluindo o gráfico de Eficiência do Fluxo e o widget de Eficiência de Processos.

Gráfico de Eficiência do Fluxo: Uma Ferramenta Estratégica para Otimizar o Fluxo de Trabalho

O gráfico de Eficiência do Fluxo no Businessmap é uma ferramenta poderosa que mede a eficiência do seu fluxo de trabalho com detalhes precisos em um período especificado, oferecendo insights valiosos para alcançar eficiência Lean nos seus processos de trabalho.

O gráfico automaticamente reúne dados de cada cartão que transita pelos quadros de trabalho no período especificado, calcula a eficiência total do fluxo e visualiza os resultados para facilitar a interpretação.

Um dos grandes benefícios do uso do gráfico de Eficiência do Fluxo (EN) é a variedade de filtros de fluxo de trabalho disponíveis. Você pode incluir ou excluir facilmente fatores adicionais, como tempo bloqueado, ou focar em estágios específicos do fluxo de trabalho da sua equipe. Essa flexibilidade permite monitorar vários aspectos da eficiência do seu fluxo com apenas alguns cliques, fornecendo dados críticos sobre onde melhorias são necessárias.

Com esses insights, você pode identificar etapas redundantes no seu fluxo de trabalho ou confirmar a necessidade de novas etapas para aumentar a eficiência e melhorar o desempenho geral. Adicionalmente, será possível monitorar os níveis de eficiência individual da equipe, descobrindo pontos fortes e fracos para refinar ainda mais seus processos.

Widget de Eficiência de Processos: Tenha uma Visão Geral Instantânea das Estatísticas de Eficiência Que Você Precisa

Com a ajuda de nossa plataforma de gerenciamento de portfólio de projetos, você pode monitorar a eficiência do fluxo a partir do painel principal usando nosso widget de Eficiência de Processos, projetado especificamente. Ele é altamente personalizável, permitindo que você obtenha uma visão geral rápida das estatísticas de eficiência que deseja acompanhar, facilitando o monitoramento da eficiência do seu processo. Ao medir a eficiência do seu processo, as equipes podem analisar o desempenho, identificar gargalos, eliminar desperdícios e melhorar seus fluxos de trabalho de forma contínua.

O Widget de Eficiência de Processos pré-configurado simplifica a medição ao calcular a proporção entre o tempo de valor agregado e o lead time total necessário para concluir essas tarefas. Além disso, ele fornece insights sobre se sua eficiência melhorou ou regrediu em comparação com o período anteriormente selecionado, garantindo que você se mantenha facilmente a par do desempenho do seu processo.

In Summary

A eficiência do fluxo é a relação entre o tempo de agregação de valor e o tempo total (lead time). Medi-la ajudará você a:

• Entender se está melhorando ou não
• Visualizar quanto tempo é desperdiçado esperando por algo
• Obter insights sobre onde é necessário melhorar seu processo