Tutorial de Kanban para Iniciantes - Aprenda com a Businessmap

Este tutorial de Kanban tem como objetivo guiá-lo pelos seus primeiros passos no Kanban. Começando pela criação de um quadro, seguindo as instruções, você aprenderá a visualizar projetos, dividi-los em tarefas e otimizar seu fluxo de trabalho com Limites de WIP e múltiplas raias na Businessmap.

• Público-alvo: Você é novo no Kanban e quer aprender a configurar seu primeiro projeto em nossa plataforma.
• Pré-requisito: Você tem uma conta.
• Por que Kanban: Alcance um novo nível de visibilidade em seus projetos visualizando o processo e o trabalho.

Praticar Kanban exige a visualização do trabalho. Vamos começar criando seu primeiro quadro Kanban.

Aqui, você visualizará seus projetos como Iniciativas e as tarefas relacionadas a eles como Cartões. A visualização padrão do quadro é "Backlog", "Solicitado", "Em Progresso", "Concluído" e "Pronto para Arquivo".

Cada uma dessas colunas representa uma etapa do seu processo de trabalho e, ao mesmo tempo, sinaliza o status dos seus itens de trabalho. Por exemplo, quando você vê os cartões na coluna "Solicitado", sabe quais tarefas ainda não foram iniciadas, e na coluna "Concluído", vê quais tarefas já foram finalizadas.

Passo 1. Visualize Seu Fluxo de Trabalho em um Quadro Kanban

O Kanban foca na otimização do fluxo de trabalho, então o próximo passo é configurar seu fluxo de trabalho da maneira mais precisa possível. Acessando o editor de fluxo de trabalho em nosso produto, você poderá adicionar e renomear colunas e visualizar todas as etapas do seu trabalho no quadro.

Dica: Para garantir que nada seja esquecido, escreva em um papel todas as etapas do seu processo. Em seguida, faça um teste simples com algumas de suas tarefas típicas e veja se as etapas que você listou correspondem a todas as fases que essas tarefas precisam passar até serem concluídas.

O objetivo aqui é criar uma representação visual do seu processo de trabalho para que você possa começar a gerenciar projetos no seu quadro. É recomendável usar nomes de colunas que descrevam corretamente as diferentes fases do fluxo de trabalho.

Certifique-se também de que está claro quando as tarefas são consideradas "concluídas" e o que acontece com elas após saírem do seu fluxo de trabalho.

Visualizar seu processo em um quadro também ajudará a identificar rapidamente etapas problemáticas do trabalho e gargalos.

Passo 2. Crie um Projeto

Seu próximo passo é visualizar seu primeiro projeto. Para isso, você deve clicar duas vezes na sua linha do tempo e criar um novo cartão de iniciativa.

Como o nome sugere, a Linha do Tempo fornece uma visão visual de suas iniciativas passadas, atuais e futuras em uma visualização de calendário, para que você possa monitorar o status dos seus projetos em tempo real.

Ela também oferece uma coluna de Backlog, onde você pode criar seus projetos e trabalhar na preparação do seu lançamento antes de movê-los para um slot específico na sua linha do tempo.

Os projetos, representados por cartões de iniciativa, são melhor descritos como pastas que reúnem todas as informações relevantes e o trabalho relacionado ao projeto.

Passo 3. Visualize as Tarefas do Projeto

Seu próximo passo é dividir esses projetos em tarefas de maneira gerenciável e rastreável.

Como mencionado anteriormente, você visualizará suas tarefas individuais através de cartões no seu quadro Kanban. Ao simplesmente arrastar uma de suas iniciativas para a área de “Cards Workflow” do seu quadro, a Businessmap permite que você crie cartões individuais automaticamente vinculados ao projeto.

Chamamos esses de “cartões filhos”. Ter uma conexão pai-filho entre o projeto e suas tarefas permite uma melhor visão geral de quantas tarefas um único projeto consiste e quais dos cartões no seu quadro estão relacionados, por exemplo, ao "Projeto X".

No cartão Kanban, você pode adicionar informações sobre as tarefas, vincular documentos relevantes, definir um prazo (se houver), e assim por diante. Certifique-se de fornecer todas as informações necessárias para que qualquer membro da equipe possa começar a trabalhar na tarefa sem precisar fazer muitas perguntas. Isso promove um alto nível de transparência e torna sua equipe mais eficiente.

Dica: Ao dividir seu projeto em tarefas, tente manter os itens de trabalho com tamanhos semelhantes. O Kanban se concentra em criar um fluxo de trabalho suave, e estabelecer um fluxo estável e previsível é um passo essencial para isso. No entanto, se seus cartões variarem muito de tamanho, alguns podem levar 2 dias para serem concluídos, enquanto outros podem levar 4-7 ou até 10, desestabilizando seu fluxo e dificultando a previsão de quando as coisas serão concluídas.

Passo 4. Introduza Limites de WIP para Otimizar o Fluxo

Falando sobre um fluxo de trabalho previsível e estável, o próximo passo é introduzir limites de Trabalho em Progresso (WIP) nas diferentes etapas do seu fluxo de trabalho. Isso significa restringir o número máximo de cartões que podem estar em uma coluna específica ao mesmo tempo.

Para fazer isso, volte ao "Editor de Fluxo de Trabalho" e ajuste os limites das suas colunas.

Introduzir essas políticas de fluxo de trabalho garante que as solicitações recebidas não sobrecarreguem sua equipe e que apenas um número gerenciável de tarefas esteja simultaneamente em andamento.

Dica: Ao configurar os limites de WIP, você pode se perguntar: “Qual é a quantidade ideal de tarefas em andamento?”. Para descobrir isso, sugerimos um cálculo simples: WIP = x + 1, onde “x” é o número de pessoas contribuindo para o fluxo de trabalho dos cartões em questão. Neste caso, com 3 pessoas na sua equipe, seu WIP será 4. Se isso parecer muito baixo, seja honesto, quantas coisas você realmente consegue trabalhar ao mesmo tempo?

Definir Limites de WIP garante que os membros da equipe se concentrem em finalizar os itens de trabalho em vez de iniciar continuamente novos. A introdução dessas restrições estabelece um processo em que as pessoas começam novas tarefas apenas quando há capacidade disponível. Isso ajuda a reduzir a alternância de contexto e estabiliza o fluxo de trabalho.

Passo 5. Adicione Raias e Múltiplos Fluxos de Trabalho para Diferentes Tipos de Trabalho

Até agora, você deve ter um quadro Kanban com foco em finalizar tarefas em vez de apenas iniciar novas. Para otimizá-lo ainda mais, aconselhamos que você introduza raias adicionais. Com elas, você poderá obter uma visão mais clara de todo o seu trabalho, organizando seus cartões em categorias, como diferentes tipos de trabalho, clientes ou classes de serviço.

Indo ao seu "Editor de Fluxo de Trabalho", você pode adicionar novas raias ao seu quadro.

Como exatamente você deve estruturar seu quadro e o que funcionará melhor para você depende das especificidades do seu trabalho. No entanto, uma prática recomendada é ter uma raia "Expedite" para solicitações urgentes. Expedite é a classe de serviço do Kanban de maior importância. Esses itens de trabalho representam um grande risco para o seu projeto. Para garantir que recebam atenção imediata, adicione uma raia dedicada a "Expedite" no seu quadro e defina que tipo de tarefas se qualificam como "expedite".

Além disso, adote uma política de processo em que as tarefas nessa swimlane tenham a maior prioridade, e todos os recursos devem ser direcionados para resolvê-las o mais rápido possível.

Seria ideal evoluir ainda mais o seu quadro adicionando raias ou fluxos de trabalho para separar diferentes atividades, tipos de projeto ou equipes.

Dica: Se você estiver se perguntando se precisa de uma raia adicional ou de um fluxo de trabalho, responda a esta pergunta simples: O processo de trabalho será diferente? Se você quiser separar um tipo de tarefa específica que leva mais tempo, mas segue o mesmo processo, deve adicionar uma raia. Se quiser separar tarefas que seguem um processo de execução diferente, precisa de um novo fluxo de trabalho.

O objetivo é gerenciar tarefas homogêneas em áreas dedicadas do seu quadro para obter uma melhor visão geral e melhorar a previsibilidade do fluxo de trabalho.

Passo 6. Priorize o Trabalho no Backlog

O último passo do tutorial de Kanban para iniciantes foca no seu Backlog. Se não for gerenciada, essa coluna pode rapidamente se transformar no quintal bagunçado do seu quadro. Embora o Backlog seja um território "não comprometido", você ainda deve garantir a priorização dos cartões lá.

Uma prática recomendada é mover as tarefas com maior prioridade para o topo da coluna. Você também pode usar o "sinal de prioridade" do cartão e atribuir prioridade a cada cartão individualmente. Ambos os métodos visam melhorar a visibilidade e a priorização eficiente das tarefas futuras.

Seguindo esses seis passos, você agora pode personalizar seu quadro de acordo com as necessidades do seu processo de trabalho (segmentar colunas, adicionar raias ou fluxos de trabalho), visualizar seus projetos e dividi-los em tarefas individuais. Além disso, você pode garantir a estabilidade do seu fluxo de trabalho aplicando Limites de WIP e priorização de trabalho.

Dica: É recomendável combinar essas técnicas de Kanban com reuniões regulares, como stand-ups diários, revisões de entrega de serviço ou outro formato, dependendo das suas necessidades. Isso ajudará sua equipe a se manter alinhada, identificar oportunidades de melhoria e trocar conhecimentos.

Este tutorial apenas arranhou a superfície do que você pode alcançar com o Kanban. Explore mais exemplos de quadros Kanban e lembre-se - sempre há espaço para melhorias. Aconselhamos você a monitorar seu quadro Kanban e fazer pequenas melhorias regularmente e constantemente.

Para mais informações detalhadas, você pode acessar nossa base de conhecimento diretamente da sua conta no produto.

Nosso próximo tutorial vai guiá-lo através do Kanban Analytics no Businessmap. Aprenda como usar melhor os gráficos de Kanban e como interpretá-los corretamente para tomar decisões de negócios mais informadas.