Os cinco princípios da gestão Lean nos guiam para identificar valor, otimizar o fluxo de trabalho e eliminar desperdícios, criando um processo que detecta e resolve problemas de maneira eficiente. No entanto, apenas resolver um problema não é suficiente; é crucial identificar e abordar sua causa raiz para evitar que ele volte a ocorrer.
Bloqueadores, ou obstáculos que impedem uma equipe de concluir tarefas, são uma causa comum de problemas recorrentes. Uma vez resolvido, a causa de um bloqueador muitas vezes é esquecida até que reapareça, impactando negativamente os tempos de ciclo. Coletar informações detalhadas sobre bloqueadores e analisá-los é essencial. Uma técnica de agrupamento de bloqueadores, desenvolvida pelo Dr. Klaus Leopold, aborda essa questão. Vamos explorá-la.
Compreendendo a Técnica de Agrupamento de Bloqueadores
O agrupamento de bloqueadores é uma técnica para identificar, analisar e abordar sistematicamente bloqueadores (obstáculos especiais que impedem uma equipe de concluir tarefas) em um fluxo de trabalho. Ela envolve agrupar bloqueadores semelhantes para identificar padrões e causas raiz.
Essa técnica é particularmente eficaz quando aplicada em um sistema puxado, como um processo Kanban. Os quadros kanban visualizam o fluxo de trabalho e permitem que os membros da equipe coletem informações valiosas sobre cada tarefa, fornecendo uma visão geral clara do seu trabalho. Quando um bloqueador surge, a equipe o nota rapidamente.
No entanto, uma vez que um bloqueador é resolvido, ele geralmente é esquecido à medida que a equipe retoma suas tarefas rotineiras. Essa prática pode levar à recorrência dos mesmos bloqueadores. Para evitar isso, é crucial reunir informações detalhadas sobre todos os bloqueadores encontrados no fluxo de trabalho. Documente esses detalhes, colete-os de forma sistemática e analise as informações regularmente, como mensalmente.
Como Funciona o Agrupamento de Bloqueadores
O agrupamento de bloqueadores envolve quatro aspectos essenciais:
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Identificação de Bloqueadores: Coletar dados sobre os bloqueadores encontrados no fluxo de trabalho. Isso inclui detalhes sobre os bloqueadores quando ocorrem e seu impacto no processo.
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Categorização de Bloqueadores: Agrupar bloqueadores semelhantes em clusters com base em características comuns ou causas subjacentes.
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Análise de Bloqueadores: Analisar esses clusters para identificar padrões, causas raiz e problemas recorrentes.
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Ações: Desenvolver ações direcionadas para resolver as causas raiz dos bloqueadores. Isso pode envolver mudanças no processo, ajustes de recursos ou outras intervenções.
Tipos Comuns de Bloqueadores
Após coletar um conjunto de bloqueadores, o primeiro passo é categorizá-los em dois grupos principais:
- Bloqueadores Externos
- Bloqueadores Internos
Em seguida, crie subgrupos menores dentro das categorias externas e internas, com base em características específicas, como requisitos ausentes, defeitos, dependências não padronizadas, escalonamentos críticos, aprovações não padronizadas, etc.
Calcule o tempo total bloqueado para cada grupo a fim de priorizá-los de forma eficaz. Esse métrico é crucial para identificar os bloqueadores mais impactantes, pois destaca quais problemas consomem mais tempo e recursos.
Métodos de Análise de Causa Raiz para uma Gestão Eficaz de Bloqueadores
Depois de identificar os bloqueadores mais impactantes, é crucial encontrar e abordar suas causas raízes. Utilize técnicas como os 5 Porquês e o Diagrama de Espinha de Peixe para esse propósito.
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5 Porquês: Esse método permite descobrir a verdadeira razão de um problema fazendo perguntas consecutivas "por quê" tantas vezes quanto necessário.
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Diagrama de Espinha de Peixe: O diagrama de espinha de peixe, ou diagrama de causa e efeito, é utilizado na análise de causa raiz para mapear visualmente as causas potenciais de um problema, organizando-as em categorias para identificar e tratar as causas raízes de forma eficaz.
Após identificar a causa raiz, realize uma sessão de brainstorming com a equipe para desenvolver soluções. Informe todas as partes envolvidas sobre as soluções para evitar a recorrência de bloqueadores e reduzir significativamente o tempo bloqueado. Esteja preparado para experimentar diferentes soluções se a primeira tentativa não funcionar, pois isso ajudará a minimizar gargalos no seu fluxo de trabalho.
Equilibrando o Custo de Resolver Bloqueadores
Lembre-se de que, às vezes, corrigir um bloqueador pode custar mais do que o atraso que ele causa. Alguns bloqueadores ocorrem naturalmente no sistema, e enfrentá-los a qualquer custo pode ser arriscado.
Por exemplo, se sua equipe precisa gravar um tutorial, mas não tem as ferramentas adequadas, construir um estúdio de gravação profissional pode não ser uma solução economicamente viável devido ao uso ocasional e ao longo prazo de retorno do investimento. Em vez disso, use uma matriz simples para identificar bloqueadores de alto impacto e soluções rápidas, ajudando a distribuir os esforços de maneira mais eficaz.
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TEMPO DE BLOQUEIO
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Alto
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Médio
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Baixo
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| Fácil de resolver |
1
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2
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7
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| Médio |
3
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4
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8
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| Difícil |
5
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6
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9
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Como Agrupar Bloqueadores de Forma Eficaz na Prática?
Na Businessmap, usamos o gráfico de Agrupamento de Bloqueadores (EN) para analisar atrasos e bloqueios repetitivos em nossos processos. Esse gráfico revela insights ocultos sobre os impedimentos no trabalho e orienta os esforços de melhoria contínua. Ele mede o tempo bloqueado, mostrando os bloqueadores mais comuns e seu impacto no processo. Ao monitorar esse gráfico regularmente, você pode identificar, mensurar e mitigar os efeitos dos impedimentos, resultando em uma melhor eficiência de fluxo.
O que Você Pode Alcançar com o Agrupamento de Bloqueadores?
O uso regular do gráfico de Agrupamento de Bloqueadores garante a melhoria contínua do processo e o aumento da eficiência do fluxo de trabalho. Aqui estão alguns dos benefícios que observamos com base em nossa experiência usando o gráfico:
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Melhoria na Eficiência do Processo: Ao tratar as causas raiz, reduz-se os atrasos e melhora-se o fluxo de trabalho.
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Redução do Tempo de Ciclo: A eliminação de bloqueadores recorrentes reduz o tempo de conclusão das tarefas.
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Aperfeiçoamento na Resolução de Problemas: A análise sistemática promove uma compreensão mais profunda das fraquezas do processo.
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Gestão Proativa: Antecipar e mitigar problemas leva a uma execução de projetos mais tranquila e a melhores resultados.
Para obter insights mais profundos sobre bloqueadores e técnicas práticas para abordá-los, participe do webinar do CEO da Businessmap, Dimitar Karaivanov, sobre a abordagem inovadora do agrupamento de bloqueadores.
Oferecemos a plataforma de software
mais flexível para agilidade empresarial orientada para resultados.
In Summary
O agrupamento de bloqueadores é uma técnica simples e eficaz que ajudará você a:
- Identificar bloqueadores impactantes no seu fluxo de trabalho.
- Eliminar bloqueadores recorrentes ou reduzir o tempo de bloqueio.
- Aumentar o throughput e diminuir o tempo de ciclo médio.
