No gerenciamento de processos, é essencial entender as distinções entre tempo de ciclo e tempo de lead. O tempo de ciclo é uma métrica que se refere ao tempo necessário para concluir uma única tarefa. Em contraste, o tempo de lead abrange toda a duração do processo, desde o início até o fim, incluindo quaisquer períodos de espera ou atrasos – essencialmente, o tempo de ciclo faz parte do tempo de lead.
Compreender essas diferenças é crucial para otimizar fluxos de trabalho, identificar gargalos e aumentar a produtividade e a satisfação do cliente.
Definindo Tempo de Ciclo e Tempo de Lead
Tempo de ciclo e tempo de lead são métricas essenciais na filosofia Lean. Medir ambos em um processo ajuda a entender como o trabalho progride ao longo do tempo. A análise pode revelar onde estão os problemas no processo e como melhorá-lo para garantir a entrega pontual de produtos/serviços ao cliente final.
O que é Tempo de Ciclo?
O tempo de ciclo é o período que uma equipe ou pessoa gasta efetivamente trabalhando em um item até ele estar pronto para entrega.
Enquanto o tempo de lead mede todo o processo desde a chegada de uma nova demanda, O tempo de ciclo analisa as áreas nas quais as equipes estão ativamente agregando valor ao trabalho em andamento. Em outras palavras, em um quadro Kanban, a métrica de tempo de ciclo geralmente coleta dados sempre que o item de trabalho se move para "em progresso".
É necessário monitorar o WIP geral para manter o tempo de ciclo do fluxo de trabalho estável. O professor John Little (Professor do Instituto MIT) concluiu, após vários tipos de pesquisa, que quanto mais trabalho temos em andamento, maior será o tempo de ciclo do sistema.
Esta equação ficou conhecida como Lei de Little, e a fórmula para o tempo de ciclo é:
Tempo de Ciclo = Trabalho em Progresso (WIP) / Throughput
Na fórmula acima, throughput é o número total de itens de trabalho que passam pelo processo durante um determinado período. Por outro lado, o trabalho em progresso (WIP) refere-se à quantidade de trabalho ativo que existe no sistema em média.
O que é Tempo de Lead?
O tempo de lead é o tempo que passa desde o momento em que um novo item de trabalho é solicitado até a sua conclusão.
No Kanban, é recomendado que o tempo de lead seja medido assim que um membro da equipe se compromete com uma nova solicitação de trabalho (ou seja, quando a solicitação sai do backlog e atinge um ponto de compromisso no processo).
Assim, o tempo médio de lead em um sistema Kanban torna-se mais preciso. Caso contrário, você pode ter centenas de novos itens de trabalho que podem passar meses em uma fila de espera antes que alguém possa iniciá-los. Como resultado, os tempos de lead aumentarão drasticamente.
Tempo de Lead x Tempo de Ciclo: Comparando os Essenciais
Embora ambas as métricas ofereçam insights sobre a rapidez com que você entrega valor aos seus clientes, as principais diferenças estão resumidas na tabela a seguir.
| Tempo de Ciclo |
Tempo de Lead |
| O tempo de ciclo começa quando um novo trabalho entra na área de “em progresso” de um processo e alguém começa a trabalhar nele. |
O tempo de lead mede o período entre a solicitação de um novo trabalho que aparece no fluxo de trabalho e sua saída final do sistema. |
| Fornece informações sobre a taxa de produção que agrega valor da equipe. |
Fornece informações sobre o processo geral de entrega de valor. |
| Com o tempo de ciclo, é possível obter insights sobre as áreas do processo em que o trabalho permanece ocioso por muito tempo, facilitando a identificação de gargalos. |
Acompanhar o tempo de lead ajudará a comunicar acordos de nível de serviço realistas aos seus clientes. Trabalhar para estabilizar seus tempos de lead melhorará a previsibilidade geral da entrega. |
Como Medir o Tempo de Ciclo e o Lead Time no Kanban?
Coletar dados históricos sobre o seu fluxo de trabalho é essencial para medir o tempo de ciclo e o lead time de forma eficaz no Kanban, idealmente por meio de rastreamento automatizado. Uma das ferramentas mais eficazes para esse propósito é o Diagrama de Fluxo Cumulativo (CFD). Esse gráfico representa visualmente todos os itens de trabalho que entram no seu fluxo de trabalho e acompanha o acúmulo de tarefas concluídas ao longo do tempo.
- Para medir o lead time, configure seu CFD para rastrear dados desde o momento em que uma nova tarefa entra na coluna "Solicitado" (ou em espera). Isso captura toda a duração desde que o trabalho é solicitado até sua conclusão.
- Para o tempo de ciclo, ajuste seu CFD para medir dados a partir do momento em que uma tarefa é movida para a coluna "Em Andamento" (ou de atividade). Isso reflete o tempo necessário para concluir a tarefa uma vez que o trabalho começa.
O Diagrama de Fluxo Cumulativo oferece uma visão clara e rápida dos tempos médios de lead e ciclo em um período selecionado, permitindo que você monitore e otimize seu fluxo de trabalho de forma eficaz.
Como Reduzir a Diferença Entre o Tempo de Lead e o Tempo de Ciclo?
Para reduzir a diferença entre o tempo de lead e o tempo de ciclo, é crucial abordar os atrasos que ocorrem quando um item de trabalho fica parado em uma coluna de espera antes que um membro da equipe possa começar a trabalhar nele. Esses atrasos aumentam a diferença entre o tempo de lead e o tempo de ciclo, o que, em última análise, desacelera a conclusão geral das tarefas.
Para identificar a causa raiz desses atrasos, você pode utilizar dois gráficos-chave de tempo de ciclo, o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo e o Mapa de Calor de Tempo de Ciclo, disponíveis no painel de análise da nossa plataforma de software.
O Mapa de Calor de Tempo de Ciclo fornece insights detalhados sobre o tempo de ciclo de todos os itens de trabalho em um período especificado. Ele permite que você identifique tarefas que levaram mais tempo para serem concluídas e destaca áreas onde podem existir ineficiências.
Por outro lado, o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo oferece uma representação visual do tempo total que os itens de trabalho passam em cada estágio do seu fluxo de trabalho Kanban. Este gráfico ajuda a avaliar a previsibilidade do seu processo, uma vez que um membro da equipe começa a trabalhar em uma tarefa, facilitando a identificação de estágios que causam atrasos.
Ao usar essas ferramentas, você pode localizar efetivamente áreas problemáticas em seu fluxo de trabalho e tomar medidas corretivas para eliminar os gargalos. Lembre-se de que o fluxo de trabalho é dinâmico e está em constante evolução, por isso é essencial monitorar regularmente seus processos e usar as ferramentas analíticas adequadas. Essa análise contínua permite que você faça os ajustes necessários, aumentando a eficiência da sua equipe e reduzindo a diferença entre o tempo de lead e o tempo de ciclo.
Otimização do Tempo de Ciclo: Estudo de Caso SCHLENK
Um exemplo prático de otimização do tempo de ciclo através do Kanban pode ser visto no estudo de caso da SCHLENK. Líder na indústria química, a SCHLENK alcançou reduções significativas no tempo de ciclo e aumentou o throughput ao focar no gerenciamento de fluxo e na otimização de processos.
Usando análises Kanban, incluindo o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo e o Diagrama de Fluxo Cumulativo, a SCHLENK identificou e abordou os gargalos no fluxo de trabalho. Esta análise examinou os atrasos nas tarefas e a estabilidade do processo, levando a ajustes estratégicos, como reuniões de revisão frequentes e a implementação de limites de Trabalho em Progresso (WIP).
Esses esforços reduziram significativamente o tempo de ciclo de uma equipe de 110 dias para apenas 44 dias, além de aumentar o throughput geral. Este estudo de caso destaca a eficácia dos esforços de melhoria contínua apoiados pelas ferramentas e práticas corretas.
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In Summary
Tempo de lead e tempo de ciclo são métricas poderosas que:
- Fornecem informações valiosas sobre o seu fluxo de trabalho.
- Ajudam a identificar gargalos no seu fluxo de trabalho.
- Podem ajudar a compreender melhor a capacidade de trabalho da sua equipe.
