Kanban: czas realizacji vs. czas wykonania – wyjaśnienie szczegółów

Czas realizacji i czas wykonania są terminami często stosowanymi w świecie Kanban. Często jednak ludzie są skonfundowani, gdy starają się zrozumieć różnice między nimi oraz ich znaczenie. Po przeczytaniu tego artykułu będziesz w stanie wskazać różnice między tymi terminami i będziesz też w stanie używać ich we właściwy sposób.

Czym jest czas realizacji?

Środowisko biznesowe jest niezwykle dynamiczne, czego rezultatem jest ciągłe generowanie nowych wymagań klientów. Te wymagania trafiają do Twojej firmy w formie zgłoszeń.

Czas realizacji - definicja:  
Czas realizacji to okres od pojawienia się nowego zadania w Twoim procesie do jego wyjścia z systemu.

Czas realizacji lepiej jest jednak mierzyć od momentu, w którym członek zespołu zobowiązuje się do zrealizowania nowego zgłoszenia. Dzięki temu średni czas realizacji w systemie Kanban będzie znacznie dokładniejszy. W przeciwnym razie mogłoby się zdarzyć, że zadania spędzałoby miesiące w kolejce zadań oczekujących, zanim ktoś miałby moce realizacyjne do rozpoczęcia jego wykonania, co dramatycznie wydłużałoby czas realizacji.

Czym jest czas wykonania?

Gdy nowe zadanie pojawia się na Twojej tablicy Kanban, wymaga ono zwykle analizy i omówienia, zanim zacznie się jego wykonywanie. Nowe zadanie spędzi oczywiście nieco czasu w kolejce zadań oczekujących, zanim członek zespołu będzie miał moce wykonawcze do jego rozpoczęcia.

Czas wykonania - definicja: 
Czas wykonania rozpoczyna się w momencie wejścia nowego zadania do etapu “W realizacji” (ang. in progress), gdy ktoś faktycznie pracuje nad tym zadaniem.

Profesor John Little (profesor instytutu na MIT) po przeprowadzeniu różnych badań stwierdził, że im więcej mamy pracy w toku, tym dłuższy będzie czas wykonania. 
Równanie opisujące tę zależność znane jest jako prawo Little’a, a wzór określający długość czasu wykonania wygląda następująco: 
Czas wykonania = Praca w toku / Przepustowość

Jak można mierzyć czas realizacji i czas wykonania?

Dla najlepszego wykorzystania tych cennych informacji potrzebne jest oprogramowanie Kanban, zbierające automatycznie dane historyczne dotyczące Twoich procesów. Kanbanize jest takim potężnym narzędziem, wyposażonym w rozbudowany panel analityczny, dostarczający Tobie wszelkie niezbędne informacje.

Skumulowany diagram przepływu (ang. Cumulative flow diagram – CFD)

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi do mierzenia czasu realizacji i czasu wykonania jest skumulowany diagram przepływu. Wykres ten pokazuje skumulowaną liczbę elementów pracy wchodzących do Twojego procesu oraz skumulowaną - wraz z upływem czasu - liczbę zrealizowanych elementów pracy.

• Aby zmierzyć czas realizacji, trzeba skonfigurować diagram tak, by mierzyć dane od momentu, gdy nowe zadanie pojawi się w kolumnie “Requested” (kolumna oczekiwania). 
• Aby zmierzyć czas wykonania, trzeba skonfigurować diagram tak, by mierzyć dane od momentu, gdy nowe zadanie wejdzie do kolumny “In Progress” (kolumna pracy). 

Skumulowany diagram przepływu pozwala na szybkie określenie średniego czasu realizacji oraz czasu wykonania dla określonego okresu.

Jak skrócić różnice między czasem realizacji a czasem wykonania?

Czasem zadanie może spędzić bardzo dużo czasu w kolumnie oczekiwania, zanim członek zespołu będzie miał moce realizacyjne do jego rozpoczęcia. Skutkiem takiej sytuacji jest znaczna różnica między czasem realizacji a czasem wykonania, oznaczająca wydłużenie czasu zakończenia zadania.

Dla zidentyfikowania źródła tego problemu można wykorzystać dwa spośród wielu narzędzi analitycznych (oba dostępne w panelu analitycznym Kanbanize): wykres XY (punktowy) oraz heatmapę.

Pierwsze z nich dostarcza szczegółowych informacji o czasach wykonania wszystkich zadań w określonym przedziale czasu. Dzięki temu można zidentyfikować te zadania, których wykonanie zajęło dłuższy czas.

Drugie z nich pokazuje ile czasu zadania spędziły w których etapach procesu. Pozwala to na zrozumienie, w której fazie/etapie? zadania spędzają najwięcej czasu przechodząc przez proces.

Oba te narzędzia pomagają zidentyfikować te części procesu, w których występują problemy oraz podjąć działania w celu ich eliminacji. Trzeba jednak pamiętać, że praca ma charakter ciągły i że ulega nieustannym zmianom.

Dlatego też należy regularnie monitorować proces, stosując odpowiednie narzędzia analityczne. Pomagają one udoskonalać proces i poprawiać efektywność zespołu.

In Summary

Czas realizacji i czas wykonania to przydatne statystyki:

• Dostarczające cennych informacji dotyczących procesu 
• Pomagające zidentyfikować wąskie gardła w procesie 
• Mogące pomóc lepiej zrozumieć moce realizacyjne zespołu