Czym jest tablica Kanban i jak z niej korzystać? Podstawy.

Tablica Kanban to narzędzie do wizualizacji procesu pracy, zaprojektowane w celu zapewnienia przejrzystości procesu pracy i zwiększenia wydajności poprzez ograniczenie pracy w toku. Dzięki temu nowemu poziomowi transparentności można szybko zidentyfikować problematyczne etapy pracy, a dzięki ich poprawie zespół będzie wkrótce pracował bardziej efektywnie.

Tablica Kanban - objaśnienia

Tablica Kanban przeszła długą drogę, aby osiągnąć dzisiejszą postać. Zacznijmy od jej krótkiej historii.

Krótka historia tablicy Kanban

Kanban (ang: signboard) powstał jako wizualny system planowania, będący częścią systemu produkcyjnego Toyoty. Kilkadziesiąt lat później (2007) David Anderson rozwinął ideę metody Kanban i wprowadził tablicę Kanban. To właśnie Darren Davis (współpracownik Andersona) zasugerował, że proces pracy powinien być wizualizowany na tablicy. W ten sposób narodziła się tablica Kanban, którą znamy dzisiaj, stając się jednym z najbardziej użytecznych narzędzi zwinnego zarządzania projektami opartymi na wiedzy. Obecnie jej wykorzystanie przez zespoły Agile jest tak powszechne, że często można usłyszeć, jak ludzie określają tablice Kanban mianem zwinnych tablic zadań Agile.

Jakie są cechy i elementy tablicy Kanban?

Tablice Kanban wykorzystują karty, kolumny, wiersze i limity prac w toku (WIP), aby umożliwić zespołom efektywną wizualizację i zarządzanie procesem pracy. Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółowo jej główne komponenty:

Elementy tablicy Kanban

Karty Kanban - wizualna reprezentacja zadań. Każda karta zawiera informacje o zadaniu i jego statusie, takie jak termin, osoba wykonująca, opis itp.

Kolumny Kanban - każda kolumna na tablicy reprezentuje inny etap procesu pracy. Karty przechodzą przez kolejne etapy pracy, aż do ich pełnego ukończenia.

Limity pracy w toku (WIP) - ograniczają maksymalną liczbę zadań na różnych etapach procesu. Ograniczenie WIP pozwala szybciej kończyć elementy pracy, ponieważ pomaga zespołowi skupić się tylko na wykonywanych aktualnie zadaniach.

Wiersze Kanban - poziome linie, które można wykorzystać do wydzielenia różnych działań, zespołów, klas usług i innych.

Punkt zobowiązania - zobowiązanie wyznacza punkt w procesie, w którym element pracy jest gotowy do wprowadzenia do systemu.

Punkt dostarczenia - punkt w procesie, w którym elementy pracy są uznawane za zakończone.

Rodzaje tablic Kanban

Istnieją dwa rodzaje tablic Kanban - fizyczne i cyfrowe.

Fizyczna tablica Kanban to najbardziej podstawowa forma tablicy Kanban, w której zespoły używają samoprzylepnych karteczek (reprezentujących zadania) i tablicy (tablicy korkowej). Etapy procesu pracy są przedstawiane w postaci kolumn, a karteczki samoprzylepne są przenoszone z jednego etapu do drugiego. 

Cyfrowa tablica Kanban jest rozwiązaniem informatycznym, dzięki czemu jest łatwiej dostępna niż jej fizyczne odpowiedniki. Tego typu tablice mogą zapewnić wgląd w postęp prac praktycznie z każdego miejsca, ułatwiając jednocześnie współpracę w zespole. Niektóre rozwiązania cyfrowe są bardzo elastyczne, umożliwiając menedżerom śledzenie wielu procesów pracy i organizowanie jej w różne kategorie. Istnieje wiele przykładów tablic Kanban z powodzeniem stosowanych w różnych branżach i przez zespoły o rozmaitym doświadczeniu.

Zalety tablic Kanban

Wdrażając Kanban, można zacząć od małych elementów i krok po kroku budować trwałe, długoterminowe usprawnienia procesów, co zapewni m.in. większą produktywność, mniejszy stres i wyższą jakość. 

• Większa transparentność
• Zwiększona produktywność 
• Większa elastyczność 
• Poprawa koncentracji zespołu 
• Zmniejszony poziom marnotrawstwa 
• Lepsza współpraca 
• Większa przewidywalność 
• Spójność z wartościami firmy

Jak korzystać z tablicy Kanban?

Budując swoją tablicę Kanban, zacznij od prostej struktury, a następnie stopniowo rozbudowuj tablicę i przekształcaj ją w system zarządzania procesem pracy, postępując zgodnie z poniższymi siedmioma krokami:

1. Wizualizacja procesu pracy na tablicy Kanban

Użyj tablicy Kanban, aby odwzorować wszystkie etapy procesu pracy. Spojrzenie na tablicę umożliwi zrozumienie, jak praca jest wykonywana. Zacznij od podstawowej struktury tablicy Kanban i podziel ją na kilka głównych sekcji, odwzorujących różne etapy pracy.

Zacznij od podstawowej struktury tablicy Kanban

2. Wykrywanie wąskich gardeł w procesie pracy na tablicy Kanban

Tablica Kanban jest doskonałym narzędziem do wizualizacji potencjalnych problemów w procesie. Logika jest prosta: jeśli zobaczysz kolumnę, w której zadania pojawiają się szybciej niż ją opuszczają, praca zacznie się nawarstwiać, a problem stanie się widoczny dla całego zespołu. Może to być spowodowane tymczasowym problemem lub wąskim gardłem w Twoim procesie. 

Zalecamy jak najdokładniejsze odwzorowanie procesu pracy, aby mieć jasny obraz tego, gdzie leży problem.

Na przykład, w prostej tablicy Kanban z jedną kolumną "W toku" i wieloma kartami oczekującymi na działanie, trudno będzie ustalić, dlaczego praca utknęła i jak można temu zaradzić.

Z kolei szczegółowe odwzorowanie procesu pracy, z wydzielonymi kolumnami dla wszystkich etapów pracy, pozwoli na pierwszy rzut oka zorientować się, gdzie można wprowadzić usprawnienia.

Wykrywanie wąskich gardeł w procesie na tablicy Kanban

Po zauważeniu problematycznej kolumny / wąskiego gardła należy szybko podjąć działania w celu rozwiązania problemu i zapobieżenia jego ponownemu wystąpieniu. Najprostszą rzeczą, jaką można zrobić, jest ograniczenie pracy w toku na wcześniejszym etapie przepływu. W ten sposób zapewnimy więcej czasu osobom "odpowiedzialnym" za ten etap, co pozwoli im na zlikwidowanie wąskiego gardła. Inną opcją może być ponowne rozdzielenie pracy zespołu w celu spełnienia nowych wymagań. Kanban został zaprojektowany z myślą o zapewnieniu maksymalnej elastyczności, dzięki czemu użytkownik może podejmować samodzielnie kluczowe decyzje.

3. Wykorzystanie tablicy Kanban do ograniczania prac w toku i koncentracji

Tablica Kanban to świetny sposób na zniechęcenie zespołu do wielozadaniowości poprzez zastosowanie limitów WIP, wynikających z mocy realizacyjnych. Można zastosować limit łącznej liczby zadań, które mogą być jednocześnie realizowane na tablicy, lub wprowadzić indywidualne limity dla każdego etapu procesu pracy.

Stosowanie limitów WIP (Work-In-Progress) na tablicy Kanban

Jeśli chcesz zwiększyć tempo dostarczania wartości swoim klientom, będziesz chciał, aby każdy zespół koncentrował się na kończeniu pracy, a nie na rozpoczynaniu nowej.

W ten sposób przestaną oni rozpoczynać nową pracę i skoncentrują się na kończeniu zadań, które są już w toku. Świadomość, że wszyscy widzą, co robią poszczególne osoby, jest świetnym motywatorem do ciągłego dążenia do lepszych rezultatów.

4. Korzystanie z pulpitu Kanban pozwala na zaoszczędzenie czasu marnowanego na niepotrzebne spotkania

Istotną korzyścią płynącą z wdrożenia tablic Kanban jest oszczędność czasu poświęcanego na spotkania, raporty o postępach i wiele innych niepotrzebnych przerywników.

Używaj tablicy Kanban jako specjalnego repozytorium informacji. Dzięki niej w każdej chwili będzie można uzyskać informacje o tym, kto co robi. Tablica Kanban będzie na bieżąco informować Ciebie i wszystkich członków zespołu o postępach w realizacji zadań. Pozwoli to na uniknięcie konieczności częstego umawiania się na spotkania w celu uzyskania aktualnych informacji o postępie prac.

Ponadto tablica Kanban pozwoli Ci pozbyć się tych obszernych raportów z postępu prac, których przygotowanie trwa wieki i które są już nieaktualne, zanim zostaną przedstawione interesariuszom.

5. Wizualizacja blokerów pracy na tablicy Kanban

Tablica Kanban umożliwia wizualizację problemów, które powstrzymują zespół przed ukończeniem danego zadania. Na typowej tablicy fizycznej blokery są zwykle oznaczone czerwonymi magnesami (lub pinezkami, jeśli używasz tablicy korkowej).

Używanie wizualnych blokerów w tablicy Kanban

Cyfrowe systemy Kanban mają bardziej zaawansowane sposoby wizualizacji blokerów  (np. znaki stopu na zablokowanych kartach). Gdy coś powstrzymuje zespół przed kontynuowaniem pracy nad zadaniem, może on oznaczyć je jako zablokowane i rozpocząć pracę nad innym zadaniem bez naruszania limitów WIP.

6. Automatyzacja procesów pracy w tablicy Kanban

Automatyzacja pracy to świetny sposób na zbudowanie dojrzałego systemu zarządzania procesem pracy. Zespoły często muszą radzić sobie z powtarzającymi się zadaniami, szybko powiadamiać swoich współpracowników o pojawiających się zmianach, ustawiać przypomnienia o terminach i płynnie przekazywać sobie nawzajem pracę. Wszystkie te czynności mogą pochłaniać dużo czasu, powodować marnotrawstwo i chaos w systemie, jeśli są wykonywane ręcznie. 

Dlatego nowoczesne tablice Kanban umożliwiają stosowanie reguł automatyzacji zadań i optymalizowanie ich przepływu w systemie. Zazwyczaj mają one postać reguł typu "if-this-then-that" (jeśli to, to wtedy), które umożliwiają uruchamianie predefiniowanych działań w tablicy Kanban w przypadku wystąpienia określonego zdarzenia.

Stosowanie automatyzacji w tablicy Kanban

W ten sposób można zautomatyzować powtarzające się procesy tam, gdzie jest to możliwe, ograniczyć zbędne działania i zwiększyć efektywność systemu zarządzania przepływem.

7. Zbieranie kluczowych metryk procesu  i usprawnianie

Współczesne cyfrowe tablice Kanban mogą automatycznie zbierać informacje o czasie wykonania, czasie realizacji i innych kluczowych wskaźnikach funkcjonowania. Pomaga to w podejmowaniu decyzji dotyczących wszelkich zmian w procesie w oparciu o dane i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie byłby marnowany na ręczne zbieranie danych.

W Kanbanize, na przykład, można używać wielu wykresów w obrębie tablicy Kanban, mierzących dane dotyczące procesu pracy i stale optymalizować realizację zadań i projektów.

Wykorzystanie metryk i wykresów Lean/Agile

Ponadto wiedza o tym, jak korzystać z tablicy Kanban, pomoże w znacznie lepszym ustalaniu priorytetów zadań. Dzięki wizualizacji wszystkiego w jednym miejscu, cały zespół będzie zawsze podążał w tym samym kierunku.

In Summary

Tablica Kanban jest narzędziem służącym do odwzorowania i zwizualizowania procesu pracy i stanowi jeden z kluczowych elementów metody Kanban. Tablice Kanban pomagają:

• Zwizualizować wąskie gardła i słabe punkty procesu pracy
• Skoncentrować się na aktualnie wykonywanej pracy
• Wyeliminować konieczność organizowania spotkań dotyczących aktualizacji statusu pracy