Qu’est-ce que le Tableau Kanban et Comment l’Utiliser ? Les Fondamentaux.

Il s’agit d’un outil de visualisation du flux de travail conçu pour vous aider à clarifier votre processus de travail et d’augmenter votre efficacité en limitant le travail en cours.

Avec ce nouveau niveau de transparence, vous identifierez rapidement les phases problématiques et, en effectuant les améliorations nécessaires, votre équipe travaillera bientôt plus efficacement.

Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu’est un tableau Kanban, évoquerons les fondamentaux et clarifierons les détails importants que vous avez besoin de comprendre, en particulier si vous êtes un débutant.

Présentation du tableau Kanban

Le tableau Kanban a connu une longue histoire avant de devenir ce qu’il est aujourd’hui. Commençons par un historique rapide.

Tableau Kanban : bref historique

La méthode Kanban (« panneau » en japonais) a commencé comme un système de planification visuel dans le cadre du système de production Toyota. Quelques décennies plus tard (2007), David Anderson a affiné cette méthode en lançant le tableau Kanban. Darren Davis (un collègue d’Anderson) est celui qui a suggéré que le flux de travail devait être représenté sur un tableau blanc. C’est ainsi que le tableau Kanban est né, sous la forme que nous connaissons aujourd’hui, et est devenu l’un des outils de gestion de projet agile les plus utiles dans le domaine du travail intellectuel. De nos jours, son utilisation dans les équipes Agile est si répandue que certains l’appellent tableau de tâches Agile.

Quels sont les caractéristiques et éléments du tableau Kanban ?

Les tableaux Kanban utilisent des cartes, des colonnes, des couloirs et des limites de travail en cours pour permettre aux équipes de visualiser et de gérer efficacement leurs flux de travail. Évoquons maintenant les principaux éléments plus en détail :

Éléments d’un tableau Kanban

Carte Kanban : il s’agit de la représentation visuelle des tâches. Chaque carte contient des informations sur la tâche et son statut, comme l’échéance, le cessionnaire, la description, etc.

Colonnes Kanban : chaque colonne du tableau représente une étape différente de votre flux de travail. Les cartes parcourent le flux de travail jusqu’à l’exécution de la tâche.

Limites de travail en cours : elles limitent la quantité maximum de tâches dans les différentes étapes du flux de travail. Elles vous permettent de terminer des tâches plus rapidement en aidant votre équipe à ne concentrer que sur les tâches en cours.

Couloirs Kanban : il s’agit de bandes horizontales que vous pouvez utiliser afin de séparer différentes activités, équipes, classes de service, etc.

Point d’engagement : un point d’engagement est un point dans le processus de travail auquel une tâche est prête à être incorporée au système.

Point de livraison : point du flux de travail auquel une tâche est considérée comme terminée.

Types de tableaux Kanban

Il existe deux types de tableaux Kanban, physiques et numériques.

Un tableau Kanban physique est la forme la plus basique, les équipes utilisent des Post-its (représentant des tâches) et un tableau blanc (ou en liège). Les phases de travail sont représentées par des colonnes et les Post-its sont déplacés d’une étape à une autre.

Un tableau Kanban numérique est une solution logicielle, ce qui le rend plus accessible que son pendant physique. Il peut vous fournir une visibilité sur la progression du travail depuis quasiment n’importe où, ce qui facilite la collaboration d’équipe. Certaines solutions numériques s’avèrent très souples, permettant aux responsables de suivre plusieurs flux de travail et d’organiser leur travail en différentes catégories. Il existe de nombreux exemples de tableaux Kanban appliqués avec succès à différents secteurs industriels et équipes.

Quels sont les avantages des tableaux Kanban ?

À mesure que vous appliquez la méthode Kanban, vous pourrez commencer à élaborer des améliorations soutenables limitées, graduelles et à long terme dans vos processus, vous permettant, entre autres, d’atteindre une productivité accrue, de réduire le stress et d’améliorer la qualité.

• Visibilité accrue
• Meilleure productivité
• Souplesse augmentée
• Plus grande concentration de l’équipe
• Niveaux de gaspillages réduits
• Meilleure collaboration
• Prévisibilité accrue
• Alignement avec les valeurs de l’entreprise

Comment utiliser un tableau Kanban ?

Lors de l’élaboration de votre tableau Kanban, commencez avec une structure simple, améliorez-le progressivement et transformez-le en un système de gestion du flux de travail en suivant ces sept étapes :

1. Visualisez votre flux de travail sur le tableau Kanban

Utilisez le tableau Kanban pour cartographier toutes les étapes de votre processus de travail. Lorsque vous le regardez, vous devez pouvoir comprendre comment le travail est traité. Commencez par une structure de tableau Kanban basique et divisez-le en quelques sections principales présentant différentes étapes de travail.

Commencez par une structure de tableau Kanban basique

2. Identifiez les goulots d’étranglement du flux de travail

Le tableau Kanban est un outil parfait pour repérer les problèmes potentiels au sein de votre processus. La logique est simple : si vous voyez que les tâches arrivent plus rapidement dans une colonne qu’elles ne la quittent, elles commenceront à s’empiler et le problème sera visible pour toute l’équipe. Cela peut générer un problème temporaire ou un véritable goulot d’étranglement au sein de votre processus.

Nous vous conseillons de cartographier votre flux de travail aussi précisément que possible afin de disposer d’une image claire des zones pouvant poser des problèmes.

Par exemple, sur un tableau Kanban simple ne comptant qu’une seule partie « En cours » et de nombreuses cartes en attente, il sera difficile de déterminer la cause du problème et d’y remédier.

Inversement, en cartographiant en détail votre flux de travail, à l’aide de colonnes dédiées à toutes ses étapes, vous pourrez identifier en un coup d’œil où vous pouvez effectuer des améliorations.

Identifiez les goulots d’étranglement du processus sur un tableau Kanban

Une fois que vous avez repéré une colonne problématique/un goulot d’étranglement, intervenez rapidement pour résoudre le problème et éviter qu’il ne se reproduise. La solution la plus simple consiste à limiter la quantité de travail en cours à l’amont du flux. Ainsi, vous fournirez davantage de temps aux personnes affectées à cette étape, leur permettant de remédier au goulot d’étranglement. Répartir différemment les efforts de l’équipe afin de satisfaire les nouvelles exigences est une autre solution possible. La méthode Kanban est conçue pour offrir une souplesse maximum, vous gardez donc la main sur toutes les décisions essentielles.

3. Utilisez le tableau Kanban pour limiter le travail en cours et augmenter la concentration

Le tableau Kanban est un moyen formidable pour éviter à vos équipe le sempiternel Multitasking (Multiplicité des tâches), puisqu’il permet les limites de TEC en fonction de votre capacité. Vous pouvez soit décider d’une limite globale pour l’ensemble des tâches simultanément En Cours sur votre tableau, ou bien définir une limite individuelle pour chaque étape du workflow.

Appliquez les limites de travail en cours sur un tableau Kanban

Pour apporter aux clients finaux toute la qualité et toute la valeur ajoutée possible, il faut que chaque collaborateur se concentre sur le plus petit nombre de tâches possible.

De cette manière, plutôt que de devoir ‘sauter’ de tâche en tâche, chacun pourra se concentrer sur et terminer celle en cours. Savoir que tout le monde peut voir ‘qui fait quoi’ en temps réel est une motivation incroyable lorsqu’il s’agit de tendre vers l’excellence et la performance durablement.

4. Utilisez la tableau de bord Kanban pour ne plus perdre de temps en réunions inutiles

Un des grands bénéfices à retirer de l’implémentation des tableaux Kanban, c’est qu’ils vous feront économiser énormément de temps perdu lors de réunions, de lecture de rapports et autres ruptures dans le déroulement même du travail.

Le tableau sert de répertoire pour l’information. Il va permettre de clarifier l’ensemble en montrant qui fait quoi et à quel moment. Le tableau Kanban va vous incorporer vous ainsi que chaque collaborateur dans une sorte de boucle montrant l’avancement des tâches.

En suivant cette ligne de pensée, le tableau Kanban va vous permettre de remiser au placard le fastidieux classeur ou dossier, dont la mise sur pied a pris une éternité et qui s’avère obsolète avant même d’être présenté aux parties prenantes.

5. Visualisez les bloqueurs de travail sur votre tableau Kanban

Le tableau Kanban va vous permettre de visualiser les problèmes qui empêchent votre équipe de mener à son terme telle ou telle tâche. Sur un tableau physique classique, les bloqueurs sont généralement représentés par des aimants rouges (ou des punaises sur un tableau de liège).

Utilisez des inhibiteurs visuels sur un tableau Kanban

Le logiciel Kanban propose des façons plus subtiles de visualiser les bloqueurs (panneau STOP sur les cartes bloquées par exemple) : de cette manière, lorsqu’un bloqueur vient empêcher votre équipe d’avancer sur telle ou telle tâche, chacun pourra poser un marqueur ‘Bloqué’ avant de passer à une autre tâche sans remettre en cause quelques limite TEC que ce soit.

6. Automatisez les processus de travail sur votre tableau Kanban

L’automatisation des opérations est un excellent moyen de concevoir un système de gestion du flux de travail mature. Les équipes sont souvent confrontées à des tâches récurrentes, au besoin d’informer rapidement leurs collègues de changements soudains, de définir des rappels concernant les échéances et de se transmettre du travail de manière fluide. Tout cela prend beaucoup de temps, génère des gaspillages et de la confusion au sein du système lorsque vous vous en chargez manuellement.

C’est pourquoi les tableaux Kanban modernes vous permettent d’appliquer des règles d’automatisation à vos tâches et d’optimiser leur flux au sein du système. En règle générale, elles prennent la forme de règles « if-this-then-that » (ou « si ceci, alors cela »), vous permettant de déclencher des actions prédéfinies sur votre tableau chaque fois que quelque chose se passe.

Appliquez des automatisations à un tableau Kanban

Ainsi, vous pourrez automatiser les processus répétitifs lorsque c’est possible, réduire les activités générant des gaspillages et accroître l’efficacité de votre système de gestion du flux de travail.

7. Recueillir des indicateurs clés sur le flux de travail et l’améliorer

De nos jours, les tableaux Kanban digitaux sont capables de rassembler automatiquement les informations des temps de cycle de vos tâches, des délais, et d’autres indicateurs de performance clefs. Cela vous aidera grandement pour prendre des décisions basées sur des données et décider de changer telle ou telle chose dans l’opération ; vous gagnerez énormément de temps notamment celui qui aurait été dévolu à collecter les données à la main.

Utilisez des indicateurs Lean/Agile et des graphiques

En outre, savoir utiliser un tableau Kanban va vous aider à bien mieux prioriser les tâches . Le fait de tout visualiser dans un seul écran va permettre à l’équipe entière d’être posée sur les mêmes rails et donc de suivre la même trajectoire, à chaque instant.

In Summary

Le tableau Kanban est un outil pour cartographier et visualiser votre flux de travail et l’un des éléments essentiels de la méthode Kanban. Les tableaux Kanban vous aident à :

• Visualiser les goulots d'étranglement dans votre flux de travail
• Augmenter la concentration sur le travail en cours
• Éliminer le besoin de réunions de mise à jour de statut