Planification Kanban – la Fin du Diagramme de Gantt

La transition de la Gestion de Projet traditionnelle vers le Lean Management Kanban (Gestion Kanban Optimisée) peut être un véritable challenge. On entend souvent dire que la Planification Kanban est complexe et que beaucoup d’équipes refusent de franchir le pas parce qu’elles ‘ne peuvent pas planifier’.

Cette assertion est on ne peut plus fausse, car c’est justement la pierre angulaire de la méthode Kanban que de planifier. Planifier doit cependant être fait correctement, celle que tout manager recherche en somme, même ceux qui font déjà montre d’une certaine agilité. Ce n’est rien d’autre que le bon vieux diagramme de Gantt.

Pourquoi en finir avec Gantt et son diagramme ?

Mettons tout d’abord les choses au clair, le diagramme de Gantt n’est pas mauvais si vous l’utilisez afin de visualiser les dépendances et les séquences. Mais à partir du moment où vous allez fixer des dates de début et des dates de fin pour les éléments de travail individuels, les choses vont se corser et devenir bien plus complexes. Pourquoi cela ? Parce que :

• Nous avons les moyens de vous contraindre, autrement dit « Le projet a pris du retard, vous travaillerez ce week-end. »
• Nous avons la manière et la faconde pour justifier les prises de mauvaises décisions, autrement dit « Ils veulent que ce soit fait pour vendredi, faisons ce que nous pouvons plutôt que ce que nous devons... »
• Nous savons où nous en sommes, autrement dit « Les voyants sont au vert, mais personne ne sait vraiment ce qu’il se passe sous le capot... »
• Nous avons encore du temps, pas de panique...autrement dit « La tâche est planifiée pour dans 3 jours, assurez-vous qu’elle ne soit pas complétée avant cela ! »

Le Diagramme de Gantt est acceptable tant que le contexte reste relativement stable, mais il peut devenir un véritable cauchemar lorsque appliqué au travail intellectuel. Lorsque nous créons un logiciel ou que nous planifions une campagne marketing, nous ne savons pas à l’avance le temps que cela prendra.

Comment véritablement établir un diagramme de Gantt qui soit précis ? Il apparaît évident que nous nécessitons une meilleure manière de planifier, et c’est précisément à ce moment que Kanban entre dans la ronde.

Un étrange phénomène

Une des étrangetés sur laquelle nous avons mis le doigt, chez Kanban, c’est que la plupart des gens ne fait pas la différence entre planifier, estimer et programmer, et cela vaut même parfois pour des managers de projet chevronnés. Avancer avant de mettre au clair ces différents points serait inutile, alors prenons le temps de regarder les définitions de plus près.

Planifier (Le Bon)

Planifier c’est essayer de séquencer le travail de telle manière que sa réalisation semble raisonnable. Cette phase arrive au début d’une période donnée ou d’un projet.

Lorsque l’on construit une maison par exemple, il va falloir planifier si nous avons besoin tout d’abord des fondations ou s’il est crucial de commencer par acheter les fenêtres ou de choisir le système de chauffage, etc. Nous parlons là de laps de temps définis, inclus au sein de la complétion totale du projet. Le mieux est également d’avoir une idée approximative des coûts totaux.

Si nous avons suffisamment d’informations, nous planifions également les dépendances qui vont émerger et essayons d’apporter les mesures adéquates pour les assumer. Tout ceci s’apparente au bon sens il est très bien de s’y tenir, que l’on soit sur dans le cadre de Kanban, du Lean Management, de Scrum ou de Waterfall.

Estimer (La Brute)

Si l’on considère que des estimations approximatives peuvent faire l’affaire et c’est ce à quoi nous nous en tenons quoi qu’il en soit, lorsque l’on créé un plan global, tâcher de faire des estimations au niveau du travail individuel sur les éléments de travail est une pure perte de temps. Voici les raisons pour lesquelles vous devriez vous passer de cette étape :

• il est impossible de savoir combien de temps une tâche individuelle peut ou va prendre
• lorsque l’on estime un travail, les attentes sont souvent assez irréalistes ou peu pertinentes
• les estimations sont souvent faussées par l’ajout d’une « zone tampon/confort » juste ‘au cas où’

Pour une raison ou pour une autre, la plupart des équipes doivent cependant lancer des estimations sur le travail, y compris celles se targuant d’être agiles, flexibles et dynamiques. C’est pourquoi une meilleure approche est préconisée, comme chez Kanbanize, qui consiste à ne faire qu’une seule estimation (aussi appelée ‘l’estimation Kanban’) : la tâche nécessitera-t-elle plus de deux semaines pour être complétée, ou non - c’est à peu près tout ce que nous avons besoin de savoir.

Programmer (Le Truand)

Programmer le travail signifie que l’on fixe une date de début et une date de fin pour chaque tâche individuelle. Programmer dans le cadre d’une production intellectuelle est inutile, point.

Si quelqu’un affirme pouvoir programmer efficacement le travail d’une équipe de production intellectuelle avec plus d’une semaine d’avance (ce qui semble déjà une gageure), permettez-vous de lui mettre une grande gifle et de ne plus jamais lui adresser la parole.

Voilà pourquoi on ne parle pas de planning Kanban dans le contexte d'un travail intellectuel. En tant que manager de projet, se prendre pour Madame Soleil ou pour Nostradamus est l’une des pires erreurs que vous puissiez faire, alors ne vous y risquez pas !

Des diagrammes de Gantt au planning Kanban

Est-ce la peine d’expliquer qu’il faut planifier le travail avant de le réaliser ? Acceptons que nous ne contrôlons pas le futur et que nous ne pouvons que nous faire une idée assez vaste du reste, du temps qu’il faudra pour réaliser le projet. Et cela même avec le diagramme de Gantt. Accepter cela va nous permettre de modifier la manière de planifier les choses, d’une approche déterministe vers une approche probabiliste. C’est donc vrai, la première des choses à reconnaître, c’est son ignorance.

Le challenge ultime est d’accepter que nous ne savons que ce qui est important au présent – à l’instant même.

Voilà la raison de la naissance au sein des entreprises, de la production Juste à Temps et de la production en rapport avec la demande. Voilà comment Kanban a commencé à exister – il y avait besoin d’une méthode pour nous aider au quotidien à appréhender au mieux le futur fluctuant.

Nous appelons le tableau Kanban “le nouveau diagramme de Gantt”. Vous ne pouvez pas transférer l’un dans l’autre sans perdre une partie des données, mais la corrélation est bel et bien là, ce qui rend la Planification Kanban possible. Que vous souhaitiez planifier de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, le tableau Kanban va le permettre.

Imaginez que la section ‘Non commencé(e)’ de votre tableau Kanban est une frise du temps inversée – la colonne de l’extrême droite se retrouve donc tout à gauche, un peu en avant dans le futur :

Avec ce mode de temps, il est facile d’utiliser des autocollants pour planifier lorsque certains éléments de travail sont sur le point d’être terminés. Si l’un d’entre eux doit être accéléré ou retardé, il suffit de prendre la carte Kanban correspondante et de la déplacer vers une autre colonne du tableau Kanban.

Voilà en gros ce qu’est l’approche de la Planification Kanban – réordonnez les autocollants pour les retrouver dans la bonne colonne. Bien sûr, il vaut mieux utiliser les cartes Kanban si vous utilisez logiciel Kanban dans cette perspective. Existe-t-il un moyen de planifier plus pratique et plus ergonomique ?

Comment savoir si la planification Kanban est précise?

Vous l’avez compris, elle ne le sera pas ! Mais elle sera aussi précise que possible, surtout si vous vous faites épauler par la technologie.

Les simulations Monte Carlo font partie du module Analyses de Kanbanize et nous les utilisons pour prévoir le nombre d’éléments de travail délivrables pour telle ou telle date du futur. Ces simulations sont basées sur des données historiques, qui font d’elles les meilleures réponse à donner lorsque la question « Quand est-ce que ce sera prêt ? » vous est posée.

Il pourrait exister de très nombreux exemples de tableaux Kanban, avec les données adéquates, c’est toujours facile de créer un tableau pertinent et utile. Non seulement la création du tableau vous prendra moins de temps que de mettre sur pieds un plan détaillé, mais il s’avérera plus précis que votre 6ème sens, fut-il très aiguisé.

Pour aller encore plus loin, vous pouvez utiliser la technique de la Planification Kanban pour faire des prévisions non seulement au niveau de l’équipe Kanban, mais aussi au niveau Portfolio Kanban. Alors mettons le diagramme de Gantt à la cave et remplaçons-le par le seul outil raisonnable pour ce faire : le tableau Planning visuel Kanban.