Mesures et Outils Kanban pour Booster Votre Flow

Établir et maintenir un workflow stable est la clef du succès et de la productivité pour toute équipe. Cela aide votre entreprise toute entière à produire et à livrer plus vite, et cela apporte une plus grande valorisation à vos clients ainsi qu’à votre organisation. 

Mais comment mesurer la qualité de votre workflow et comment l’améliorer ? La réponse est simple -en utilisant des données statistiques pertinentes. Voilà pourquoi les solutions Kanban modernes sont équipées de modules d’analyse très puissants qui vous aident à capter et à faire parler les données concernant le workflow. Utiliser les mesures Kanban est nécessaire pour comprendre comment travaille votre équipe et où elle doit faire des progrès. 

Grâce aux mesures de flow Kanban, vous n’aurez plus à tâcher de deviner quand tel ou tel projet sera enfin bouclé pour de bon. Les mesures de votre workflow vous donneront des données solides s’agissant de la productivité, de l’efficacité et de la fiabilité de vos opérations de production. 

C’est la raison pour laquelle vous pouvez les considérer comme des mesures de la productivité de l’équipe et des opérations de production. 

Tâchons de découvrir à présent quels sont les mesures Kanban les plus fondamentales qu’il vous faudra connaître. 

Délai et Temps de Cycle 

Le délai et le temps de cycle sont deux des mesures Kanban les plus importantes et les plus utiles. Elles vous permettront de savoir combien de temps les éléments de travail passent dans votre workflow avant d’être complétés. Le délai est le temps passé par une tâche dans le système entre le moment de la commande et la livraison. Le temps de cycle quant à lui, c’est le temps que vous avez passé à travailler activement dessus. 

Souvent, les gens font la confusion entre les deux, mais il existe pourtant une très nette différence. 

En principe, le délai démarre au moment où une nouvelle tâche est demandée, et il se termine lorsque cette dernière est considérée comme complétée. Le temps de cycle de son côté débute lorsque quelqu’un se met à travailler sur une tâche donnée. Pour le dire autrement, il commence au point d’engagement. 

Ces deux mesures sont prépondérantes car elles peuvent vous montrer combien de temps le travail met de temps pour traverser toute votre chaîne de valeur. 

Vous pouvez utiliser les mesures de délai pour analyser si les éléments de travail attendent trop longtemps avant d’être traités. 

Par ailleurs, les mesures de temps de cycle vont vous aider à comprendre le temps qu’il faut pour compléter telle ou telle tâche. 

Comment mesurer le temps de cycle et le délai ? 

Afin de mesurer le temps de cycle et le délai moyens, vous pouvez utiliser le Diagramme de Flow Cumulatif – une des sources de données les plus pointues concernant votre workflow. Ce dernier peut  aussi bien vous montrer le temps de cycle et le délai moyens que le nombre d’éléments de travail en cours de complétion. De cette manière vous avez un aperçu de la stabilité de votre workflow et de ce qu’il va falloir améliorer. 

Si vous désirez analyser les temps de cycle d’éléments de travail de façon individuelle, vous pouvez utiliser le Diagramme de Dispersion du Temps de Cycle. Il vous aidera à localiser les tâches qui ont nécessité plus de temps pour être terminées. Il vous aidera aussi à découvrir et à analyser les possibles raisons qui font que les opérations sont ralenties. 

Vous pouvez également utiliser l’Histogramme du Temps de Cycle afin de voir les temps de cycle les plus communs pour vos tâches. Cela vous aidera à surveiller et à contrôler la cadence de votre équipe. 

La cadence est le nombre de tâche terminées par unité de temps. Par exemple, le nombre de tâches complétées sur une journée. On peut aussi l’appeler la mesure de productivité de l’équipe et elle représente son niveau de productivité, sa cadence, dans le passé. 

La cadence est une mesure importante à suivre de près, car il vous permet de mieux comprendre l’impact de votre workflow sur l’ensemble de la performance de l’organisation. La vue globale du nombre d’éléments de travail terminés peut vous amener à prendre des décisions importantes, comme l’augmentation des capacités de travail, l’accélération de la production, etc. 

La cadence est une mesure complexe. Elle vous montre le nombre de tâches complétées par jour. Cependant elle ne vous montre pas quand les différentes tâches ont été démarrées. C’est la raison pour laquelle vous pouvez combiner les mesures de cadence, de délai et de temps de cycle pour prendre des décisions futures plus précises. 

Comment mesurer la cadence ? 

Vous pouvez utiliser l’Histogramme Cadence afin de voir depuis combien de jour vous tenez telle ou telle cadence, ou encore pour observer le pourcentage du temps global durant lequel vous êtes parvenu à tenir telle autre. Cela vous donnera un meilleur entendement des capacités de votre équipe. 

Travail en Cours 

A la base, le travail non terminé, toujours en cours, ne peut pas apporter de valeur à vos clients. Au demeurant, il joue un rôle crucial lorsqu’il s’agit de surveiller et d’analyser la capacité de votre workflow. Voilà pourquoi il est important de tracer les éléments de travail en cours de complétion. En agissant de la sorte, vous pourrez non seulement déterminer la capacité de votre équipe, mais vous pourrez aussi améliorer le flow de valorisation. 

Il est facile de suivre le travail en cours depuis votre tableau Kanban. Ce dernier montre une vue d’ensemble de toutes les tâches en cours ainsi que des informations vitales concernant chacune d’entre elles (par exemple : assigné, date limite, description, etc.). 

Comment mesurer le travail en cours ? 

En outre, lorsque vous utilisez l’option de datation du Travail (Aging Work) en Cours, vous avez accès à l’ensemble des éléments en cours de traitement ainsi qu’au temps que chacun a passé dans le workflow depuis son entame. Grâce à cela vous pouvez localiser les tâches qui sont en cours depuis trop longtemps et comprendre pourquoi. 

Files d’Attente (Le Coût de l’Attente) 

Les files apparaissent dans votre workflow lorsque les tâches requièrent plusieurs actions. Par exemple, une étape file d’attente peut être appelée ‘Attente Révision’. En fait les files d’attente représentent une partie non-négligeable du temps de cycle d’une tâche car les éléments de travail sont souvent interconnectés et leur complétion dépend de plusieurs membres de l’équipe. Voilà pourquoi il est important de surveiller les files d’attente et de comprendre comment elles peuvent impacter votre performance globale. Il est raisonnable de limiter le nombre d’éléments de travail présents dans les files d’attente et d’essayer de les déplacer aussi vite que possible. 

Dans le monde du Lean (de l’Optimisation), l’Attente est considéré comme une déperdition majeure, de fait, plus les tâches passent du temps dans des files, plus importantes sont les répercutions financières. 

Comment surveiller et analyser les files d’attente ? 

Vous pouvez utiliser la Carte Thermique pour surveiller et analyser les files d’attente. Cet outil montre combien de temps vos tâches ont passé de temps à chaque étape de votre workflow. Grâce à cela vous pouvez voir le temps total passé par vos éléments de travail dans les différentes files d’attente sur une période donnée. 

Ce sera Prêt Quand? 

Tout ne serait-il pas formidable dans le monde des affaires si vous pouviez répondre à cette question avec certitude ? Les estimations sont toujours sujettes à problème, mais vous pouvez désormais vous appuyer sur des prévisions utilisant des données fiables afin de prévoir le temps de complétion de vos tâches. 

Découvrez les simulations Monte Carlo – un outil statistique qui vous aidera à prendre des décisions étayées par des données pertinentes. 

Cet outil se base sur les données historiques de votre workflow et il déclenche tout un ensemble de simulations aléatoires sur ces bases, afin de vous fournir une prévision quant à la date de complétion d’une certaine quantité de tâches pour une période donnée. 

Voici ce que nous considérons comme les mesures Kanban les plus importantes avec lesquelles vous pouvez débuter pour rendre votre équipe plus productive et votre workflow plus efficace. 

Si vous avez encore faim d’apprendre, n’hésitez pas à consultez les articles dédiés au sujet, ci-dessous.