Qu’est-ce que la Méthode Hoshin?

La méthode Hoshin peut être résumée en un processus en 7 étapes aussi appelé le chantier Hoshin :

1. La direction de la société développe une vision solide en répondant à la question : « Pourquoi la société existe-t-elle ? ».
2. L’équipe de direction définit des buts clés ou une mission. Une fois les buts atteints ou la mission accomplie, ils offriront un avantage concurrentiel à la société. Ce sont des buts majeurs nécessitant généralement les efforts de tous les individus de la société, et non des objectifs mensuels ou trimestriels.
3. L’équipe de direction, avec l’encadrement supérieur, décompose les buts en objectifs annuels.
4. Une fois les objectifs annuels définis, ils doivent être « déployés » à tous les niveaux de l’organisation. C’est le processus de « définition des objectifs » qui commence au sommet et est diffusé à chaque employé.
5. Avec l’étape suivante, la véritable exécution débute. Cette étape est étroitement liée aux deux suivantes.
6. Les rapports mensuels vérifient que le plan est exécuté comme prévu.
7. À la fin de l’année, un rapport annuel valide les résultats finaux qui ont été atteints.

L’amélioration continue, partie intégrante de la méthode Hoshin

Comme indiqué dans l’image ci-dessus, la méthode Hoshin n’est pas qu’une approche verticale. Elle intègre des mécanismes d’amélioration continue, qui sont des éléments clés pour assurer le succès de la méthode. Il s’agit du catchball et de la méthode PDCA.

Le catchball de la méthode Hoshin

Un détail crucial à propos de la méthode Hoshin est qu’elle ne s’applique pas strictement de manière verticale. Au contraire, il s’agit d’un effort combiné entre un responsable et un subalterne qui doivent s’entendre sur l’ensemble optimal d’objectifs.

Si la direction pousse les individus à atteindre certains objectifs, sans recueillir des retours avant, elle court le risque de voir apparaître de la démotivation et des erreurs coûteuses, car certains détails lui échapperont.

L’avantage de discuter des objectifs avec les individus qui travailleront activement dessus, c’est qu’ils les passeront en revue plus minutieusement que la direction. Dans la pratique, c’est l’essence même du catchball.

Disposer d’objectifs bien communiqués, réalistes et consentis est essentiel, car cela favorise l’appropriation et la motivation, créé une précieuse boucle de rétroactions et renforce l’engagement dans l’exécution des processus.

Planifier – Faire – Vérifier – Agir (ou PDCA ; « Plan, Do, Check, Act »)

La roue de Deming (ou méthode PDCA) a d’abord été conçue par Deming comme un modèle d’amélioration continue de la qualité. Elle est composée de quatre étapes :

1. PLANIFIER : planifiez une expérience et les résultats attendus
2. FAIRE : appliquez le plan
3. VÉRIFIER : validez l’hypothèse
4. AGIR : en cas de succès, normalisez les résultats de l’expérience et redémarrez la séquence.

Le modèle PDCA peut être considéré comme l’approche scientifique de l’amélioration continue et nécessite donc quelques pratiques supplémentaires :

• Atteindre l’amélioration continue n’est possible que si la méthode PDCA devient un effort continu. Si vous l’essayez à quelques reprises, elle générera sûrement des améliorations, mais si vous n’itérez pas constamment, elle sera moins utile.
• Il est essentiel de réaliser des expérimentations dans un environnement (relativement) contrôlé. Si les résultats ne sont pas probants, l’expérimentation est sans intérêt, car ses résultats ne peuvent pas être considérés comme le référentiel d’un cycle PDCA futur.
• Lorsque vous menez des expérimentations PDCA, cherchez toujours l’optimum pour le système et non au niveau local. Les optimums locaux peuvent être dangereux au niveau du système, car ils peuvent mener à des niveaux trop importants de quantité de travail en cours.

Pourquoi opter pour la méthode Hoshin ?

Il n’a jamais été plus facile de lancer une entreprise et d’atteindre un chiffre d’affaires à sept chiffres. Il n’a toutefois jamais été plus difficile dans l’histoire de l’humanité d’amener les consommateurs à s’intéresser à vos produits. La concurrence est rude sur tous les marchés et seuls les plus malins et les plus dévoués survivent. C’est pourquoi les sociétés doivent veiller à avoir une stratégie bien conçue et à être capable de l’exécuter inlassablement. Il ne s’agit pas d’avoir une stratégie ou de l’exécuter. Il s’agit de faire les deux !

En outre, la cohérence fait partie des principaux défis des grandes entreprises, dans lesquelles des milliers d’individus effectuent des milliers de tâches tous les jours. Il s’agit souvent d’un défi même pour les plus petites entreprises, où le travail est bien plus dynamique et où il est plus facile de perdre la vision d’ensemble.

Lorsque la méthode Hoshin est appliquée efficacement, elle oblige l’équipe de direction à mettre au point une vision et une liste d’objectifs innovants, à créer une d’objectifs complémentaires, qui garantissent la cohérence, et à fournir les moyens nécessaires pour une exécution réussie.

En d’autres termes, la méthode Hoshin fait le lien entre la stratégie et son exécution en créant de la cohésion et de la concentration.

Comment mettre en place la méthode Hoshin ?

La première question logique à poser une fois que vous êtes convaincu par les avantages de la méthode Hoshin est : « Par où commencer ? ». Et c’est une très bonne question, car peu de conseils pratiques sont disponibles. Si vous cherchez « outils méthode Hoshin » sur Google, vous trouverez probablement des informations sur la « matrice en X de la méthode Hoshin », qui ressemble à cela :

Crédit image : LinkedIn

Tout cartographier sur une telle feuille de calcul vous aidera durant le processus de planification. Il n’y a toutefois pas d’indications concernant l’exécution en elle-même. L’une des méthodes testée et validée pour l’exécution du chantier Hoshin est le Portfolio Kanban.

Le Portfolio Kanban est une approche holistique qui vise à améliorer la capacité de votre organisation à produire en appliquant les principes de la visualisation, de la limitation de la quantité de travail en cours et de la gestion du flux à l’échelon du système.

La méthode Hoshin avec le Portfolio Kanban

Le Portfolio Kanban est un outil pratique pour l’exécution des objectifs de la méthode Hoshin, car il permet de les cartographier sur un tableau Kanban et de suivre les progrès visuellement. En réalité, la répartition des objectifs ressemble à cela :

Lorsque le PDG et l’équipe de direction présentent la vision et la répartition des objectifs, ils collaborent avec le niveau du programme afin de définir les programmes qui atteindront ces objectifs (ils jouent au catchball).

Au niveau suivant, le niveau de gestion du programme collabore avec le niveau du projet pour définir les projets nécessaires pour les objectifs du programme (le catchball encore une fois).

Le processus continue jusqu’à ce que tous les niveaux de la hiérarchie aient des objectifs clairement définis. Puis, l’exécution débute.

Appliquer la méthode Hoshin avec le Portfolio Kanban

Avec un logiciel comme Kanbanize par Businessmap, vous pouvez représenter tous les objectifs et les tâches associées à l’aide de cartes Kanban sur des tableaux d’équipe ou de gestion (Portfolio Kanban). L’avantage d’un tel logiciel est que les tâches achevées et les objectifs atteints sont visibles. Cela permet d’économiser des heures en réunion-bilans et d’éliminer les risques d’erreur humaine et les biais dans les rapports.

L’automatisation des rapports facilite les bilans mensuels et leur permet d’être orientés données. Lorsqu’un système numérique collecte automatiquement toutes les données, le cycle PDCA est bien plus simple à appliquer et vous pouvez même le faire de manière rétroactive. En d’autres termes, vous pouvez simplement revenir en arrière et analyser les évènements passés, comme s’ils s’étaient produits aujourd’hui.

La possibilité de faire des prévisions au niveau du Portfolio Kanban est un autre ajout important à cette approche. Lorsque vous disposez des données, vous pouvez utiliser la méthode de simulation de Monte-Carlo qui permet de calculer la quantité de travail que vous pouvez accomplir pour une date donnée.

Grâce à cette information, vous pouvez accélérer les rapports annuels et, en fait, les rendre mensuels. Cela générera un flux montant d’informations plus rapides, permettant à l’équipe de direction de prendre des mesures correctives, le cas échéant.

Les inconvénients de la méthode Hoshin

Le seul inconvénient de la méthode Hoshin est le fait que personne ne peut prédire ce qui peut se produire durant une année. En fait, l’établissement d’objectifs annuels a été largement rejeté par la communauté Agile et cela n’a rien d’étonnant.

Chaque société est comme le corps humain, les services et les équipes représentent les organes et les informations le sang qui les nourrit. S’il faut un an au sang pour atteindre les organes, l’organisme meurt. La circulation sanguine doit être régulière et stable afin que l’organisme soit sain ; il en va de même pour les informations.

Tandis que les objectifs importants et la vision doivent exister pour assurer le succès d’une organisation, un système qui les adapte au monde dynamique d’aujourd’hui doit être en place. L’une des solutions possibles est le Portfolio Kanban.