Mettre en place un Système Pull avec Kanban

Pourquoi la Méthode Kanban ?

La méthode Kanban est de la loin la méthode la plus populaire pour mettre en place un système Pull. Elle faisait partie du système de production Toyota qui a attiré l’attention sur le mode de gestion du travail Lean.

Si la méthode Kanban est parfaite pour assurer le fonctionnement d'un système Pull c’est grâce à sa simplicité. La méthode est fondée sur un court ensemble de principes et de valeurs faciles à apprendre et elle ne requiert pas un changement colossal.

Ce que de nombreuses équipes n’arrivent pas à comprendre c’est que le Kanban représente davantage qu’un simple jeu de tableaux et de cartes. Si vous souhaitez mettre en place un système Pull Kanban, votre équipe doit respecter six pratiques centrales de la méthode :

1. Visualiser le flux de travail.
2. Éliminer les interruptions.
3. Gérer le flux.
4. Rendre explicite les politiques du processus.
5. Maintenir ouverte des boucles de rétroaction.
6. Améliorer de manière collaborative.

Établir un système Pull avec Kanban

Lorsque vous vous préparez à mettre en place un système pull Kanban dans votre processus, vous devez suivre 3 étapes clés. Elles détermineront potentiellement la bonne mise en place de votre système.

Cartographier votre flux de travail

La visualisation de votre flux de travail est la fondation du Kanban et un élément essentiel pour assurer l’efficacité de votre système Pull. Vous devez être aussi précis que possible lorsque vous préparez votre tableau Kanban.

Par défaut, le tableau se compose de 3 parties représentant les états de vos produits (requis, en cours, terminé). Vous devez minutieusement examiner chaque partie de votre processus et identifier les étapes de chaque stades.

En règle générale, vous devrez décomposer le stade « En cours » en autant d’étapes que possible afin d’obtenir une vue complète de votre flux de travail et d’identifier tous les problèmes en un instant.

Instaurer une méthode de régulation

Une fois vos tableaux prêts, vous devriez arrêter de transférer de nouveaux travaux dans votre processus et commencer à ne travailler que sur ceux pour lesquels il y a une demande.

Cela vous permettra de réduire la durée du cycle de vos tâches en vous concentrant sur celles qui apporteront de la valeur à votre clientèle au bon moment, selon la production "juste-a-temps". Ainsi, vous pourrez augmenter l’efficacité de votre processus et réduire vos coûts de stocks.

Limiter la quantité de travail en cours

Même si vous traitez le travail seulement lorsqu’il y a une demande pour celui-ci, votre processus peut être engorgé et rester inefficace. Afin d’être Lean et d’assurer l’efficacité de votre système Pull Kanban, vous devez contrôler la quantité de travail qui transite sur votre flux de travail.

À cette fin, vous devez définir des limites de la quantité de travail en cours et veiller à ce que votre équipe s’y conforme. Vous pouvez fixer de telles limites par colonne ou à un niveau global pour tout le tableau.

Votre objectif est de réduire le délai de vos produits et de rendre votre flux aussi régulier que possible. Pour ce faire, vous devez aider votre équipe à se concentrer. Encouragez-la à travailler sur le moins de tâches possible en même temps afin d’éviter les changements de contexte.

Gérer le système

Une fois votre système Pull Kanban en service, vous devez aborder un autre aspect essentiel du Lean management : l’amélioration continue. En tant que responsable, vous devez garder un oeil sur votre processus et y apporter des ajustements chaque fois que c’est nécessaire.

Décomposer le travail

Assurer la régularité et le bon fonctionnement de votre flux exige que vous preniez soin de la durée de cycle de toutes les cartes qui passent sur vos tableaux Kanban.

Comme vous souhaiterez réduire autant que possible les durées de cycle, nous vous conseillons de décomposer votre travail en tâches ne nécessitant que quelques jours pour être traitées.

Cela permettra à votre équipe de faire passer plus de tâches d’un stade à un autre et d’assurer le fonctionnement de toutes les parties de votre processus. Ainsi vous ne réduirez pas seulement les durées de cycle de vos tâches, mais augmenterez également le rendement de votre système Pull.

Mettre en place des signaux

Des signaux Pull permettront à votre équipe de savoir lorsqu’une tâche est prête à passer au stade suivant de votre flux de travail. Dans le méthode Kanban, la façon la plus simple de mettre en place de tels signaux est de dédier quelques colonnes à cette fin.

Les colonnes de révision que vous devriez placer après chaque action nécessitant d’être évaluée en sont des exemples simples.

Cela vous permettra non seulement de signaler qu’un produit est prêt à passer au prochain stade, mais vous aidera également à augmenter la qualité, car vous pourrez garantir qu’il n’y a aucune erreur dans le processus de production.

Par exemple, dans le développement logiciel, vous pouvez décomposer votre processus de production en 3 stades : conception technique, codage, tests. Placer une étape de révision après chaque stade garantira qu’il n’y aura aucun problème dans le développement de la fonctionnalité.

Une colonne « Disponible pour révision » indiquera à l’individu responsable de l’évaluation qu’il doit agir.

Gérer vos goulots d’étranglement

Les goulots d’étranglement constituent une partie inévitable de chaque processus, quel que soit son état d’avancement. C’est une raison typique qui empêche de maintenir un flux de travail régulier. Le problème des goulots d’étranglement vient de la différence entre la capacité des différents stades de votre flux de travail.

Par exemple, si vous avez 10 développeurs qui travaillent sur votre nouveau produit et un seul individu responsable du stade de révision du code, il n’y aura rien de surprenant à ce que cela soit votre goulot d’étranglement.

Souvent, le vrai problème est que ces goulots d’étranglement ne sont pas visibles. Toutefois, si vous avez précisément cartographié votre flux de travail sur un tableau Kanban, vous devriez pouvoir les reconnaître en un coup d'œil.

Après avoir constaté qu’un stade devient un goulot d’étranglement, vous devriez ne pas perdre de temps et enquêter sur la cause profonde du problème. Vous pouvez le faire à travers la méthode d'analyse des 5 pourquoi.

Ensuite, vous devriez prendre les mesures appropriées pour totalement éliminer le goulot d’étranglement ou l’empêcher d’engorger votre processus et votre flux.