Hoshin Kanri: Collegare la Pianificazione Strategica all’esecuzione del Progetto

Le parole "Hoshin" e "Kanri" significano rispettivamente "direzione" e "gestione". Usati insieme, portano il significato di "Come gestiamo la nostra direzione" o "Come assicurarsi di andare nella direzione giusta”.

Hoshin Kanri è (essenziale nella gestione Lean) un processo di pianificazione formato da 7 step per garantire che la strategia di un'azienda venga eseguita attraverso la gerarchia.

Il Processo di Pianificazione Hoshin

Il metodo Hoshin Kanri può essere riassunto in un processo in 7 fasi, noto anche come Pianificazione Hoshin:

1. La leadership dell'azienda sviluppa una visione forte rispondendo alla domanda "Perché esiste questa azienda?".
2. Il team leadership definisce gli obiettivi chiave o una missione. Se raggiunti, creeranno un vantaggio competitivo per l'azienda. Si tratta di obiettivi importanti che di solito richiedono lo sforzo di ogni persona nell’azienda, non obiettivi mensili o trimestrali.
3. Il team leadership, insieme ai dirigenti, suddivide gli obiettivi in obiettivi annuali.
4. Una volta conseguiti gli obiettivi annuali, devono essere "distribuiti" a tutti i livelli dell'organizzazione. Questo è il processo di "definizione degli obiettivi", che inizia nella parte superiore e si propaga a ogni dipendente.
5. Nel passo successivo, inizia la vera esecuzione. Questo step va di pari passo con i due successivi.
6. Le revisioni mensili assicurano che il programma venga eseguito secondo il piano.
7. A fine anno si attua una revisione annuale che convalida il risultato finale raggiunto.

Miglioramenti Continui – Parte Integrale di Hoshin Kanri

Come mostrato nell'immagine precedente, la pianificazione di Hoshin Kanri non è solo un approccio dall’alto verso l’alto, ma incorpora in sé meccanismi di miglioramenti continui, che sono un elemento chiave per rendere tale metodo di successo. Si tratta degli strumenti Catchball e PDCA.

Catchball Hoshin Kanri

Un dettaglio cruciale della pianificazione Hoshin è che non viene eseguita rigorosamente dall'alto verso il basso. Al contrario, è uno sforzo congiunto tra un manager e un subordinato che devono concordare reciprocamente la serie ottimale di obiettivi.

Se la gestione indirizza le persone a raggiungere determinati obiettivi senza prima raccogliere feedback, questi rischiano demotivazione ed errori costosi, se dovessero mancare alcuni dettagli.

Il vantaggio di discutere gli obiettivi con coloro che lavoreranno attivamente su di essi è che andranno molto più a fondo nei dettagli rispetto alla sezione di management. Questa è l'essenza del Catchball.

Avere obiettivi ben comunicati, realistici e concordati è importante poiché consente proprietà e motivazione, crea un prezioso ciclo di feedback e migliora l'impegno nei confronti del processo di esecuzione.

Pianificare-Fare-Controllare-Aggiustare / Pianificare-Fare-Controllare-Agire (PDCA)

Il Ciclo Deminge (PDCA / PDSA) è stato introdotto per la prima volta da Deming come modello di miglioramento continuo della qualità. Si compone di quattro fasi:

• PIANIFICARE: pianificare un esperimento e prevedere i risultati
• FARE: implementare il piano
• CONTROLLARE: convalidare le ipotesi
• AGIRE: se ha successo, standardizzare i risultati dell'esperimento e ripetere la sequenza.

Il modello PDCA può essere considerato l’approccio scientifico al miglioramento continuo e, come tale, richiede alcuni fattori aggiuntivi:

• Il miglioramento continuo è possibile solo se si rende il PDCA uno sforzo continuo. Se lo si tenta solo un paio di volte, è probabile che generi miglioramenti, ma a meno che non lo si protragga costantemente, sarà di minor valore.
• È importante eseguire gli esperimenti in un ambiente (in qualche modo) controllato. Se i risultati dell'esperimento non portano a risultati significativi, l'esperimento non ha alcun valore, poiché tali risultati non possono essere trattati come linea di base di un futuro ciclo di PDCA.
• Quando si eseguono esperimenti di PDCA, perseguire sempre il risultato ottimale per il sistema e non quello ottimale a livello locale. Il risultato ottimale a livello locale potrebbe essere pericoloso a livello di sistema poiché può portare ad eccessivi livelli di work in progress (WIP).

Perché Scegliere l’Hoshin Kanri?

Non è mai stato così facile avviare un'attività e raggiungere un fatturato di sette cifre. Tuttavia, nella storia dell'umanità, non è mai stato più difficile far legare le persone ai propri prodotti. In ogni mercato c'è una forte concorrenza e solo i più intelligenti e i più dedicati sopravvivono. Ecco perché le aziende devono assicurarsi di avere una strategia ben congegnata e in grado di funzionare senza sosta. Non si tratta di avere una strategia o un’esecuzione. Si tratta di entrambi!

Inoltre, l'allineamento è tra le più grosse sfide delle grandi imprese, dove migliaia di persone occupano migliaia di posti di lavoro ogni giorno. È spesso una sfida anche per le aziende più piccole, dove il lavoro è molto più dinamico, e il quadro generale può facilmente andar perso.

Quando viene implementato l’Hoshin Kanri in modo efficace, si costringe il team leadership a sviluppare una visione e un elenco di obiettivi innovativi, creando una cascata di obiettivi complementari, che garantiscono l'allineamento e forniscono la chiave necessaria per un'esecuzione di successo.

In altre parole, Hoshin Kanri colma il divario tra strategia ed esecuzione creando allineamento e concentrazione.

Come Implementare Hoshin Kanri?

La prima domanda logica da porsi una volta che ci si è convinti circa i benefici della pianificazione Hoshin è "Da dove cominciare?". Questa è una domanda eccellente perché non si trovano molti consigli pratici in giro. Se cerchi su Google "Strumenti Hoshin Kanri" probabilmente troverai informazioni sulla "Matrice X Hoshin Kanri", che appare così:

Hoshin Kanri Matrix, Credito immagine: LinkedIn

Mappare tutto su un foglio di calcolo di questo tipo ti aiuterà sicuramente durante il processo di pianificazione. Tuttavia, non si trovano molte soluzioni per quanto riguarda l'esecuzione effettiva. Uno dei metodi per l'esecuzione dell’Hoshin Kanri che è stato testato e convalidato con successo è il Portfolio Kanban.

Il Portfolio Kanban è un metodo olistico che punta a migliorare la capacità di consegna del lavoro da parte dell'organizzazione applicando i principi di visualizzazione, limitando i work in progress e la gestione del flusso a livello di sistema.

Pianificazione Hoshin con il Portfolio Kanban

Il Portfolio Kanban è uno strumento conveniente per l'esecuzione degli obiettivi dell’Hoshin Kanri poiché consente la mappatura su una Kanban board e il monitoraggio visivo dei progressi. In realtà, la ripartizione degli obiettivi si presenta così:

Portfolio Kanban

Quando il CEO e il team leadership escogitano la visione e gli obiettivi innovativi, lavorano con il Livello del Programma per definire i programmi che realizzeranno questi obiettivi (utilizzano il Catchball).

Al livello successivo, il livello di gestione del programma lavora con il livello del progetto per definire i progetti necessari per raggiungere gli obiettivi del programma (di nuovo, Catchball).

Il processo continua fino a quando tutti i livelli della gerarchia hanno obiettivi chiaramente definiti. Dopodiché, inizia l'esecuzione.

Eseguire la Pianificazione Hoshin con il Portfolio Kanban

Con software come Kanbanize, è possibile rappresentare tutti gli obiettivi e i relativi elementi di lavoro con le Kanban card su board di team o di gestione (Portfolio Kanban). Il vantaggio del software è che rende visibile quando vengono completati gli elementi di lavoro e gli obiettivi. Ciò consente di risparmiare centinaia di ore per le riunioni di aggiornamento ed elimina la possibilità di errori umani e bias di segnalazione.

Il metodo automatizzato di segnalazione dello stato rende le revisioni mensili facili e basate sui dati. Una volta che un sistema digitale raccoglie automaticamente tutte le metriche, il ciclo PDCA è molto più facile da implementare e, inoltre, è possibile farlo retroattivamente. In altre parole, si può tornare indietro nel tempo e analizzare gli eventi passati come se stessero accadendo oggi.

Un'ulteriore aggiunta a questo approccio è la capacità di prevedere il livello Portfolio Kanban. Una volta sistemati i dati, è possibile utilizzare sofisticate simulazioni di Monte Carlo che prevedono la quantità di lavoro che si può realizzare entro una data specifica.

Avendo queste informazioni, è possibile accelerare le revisioni annuali e, anzi, renderle mensile. Ciò creerà un flusso di informazioni molto più rapido verso l'alto, consentendo al team leadership di intraprendere azioni correttive, se necessario.

Svantaggi dell’Hoshin Kanri

L'unico svantaggio della Pianificazione Hoshin è che nessuno può prevedere cosa può accadere in un anno. È un dato di fatto; tale impostazione con obiettivi annuali è stata ampiamente respinta dalla comunità agile, il che non sorprende.

Ogni azienda è come il corpo umano: i dipartimenti e i team rappresentano gli organi, e le informazioni rappresentano il sangue che li nutre. Se ci vuole un anno affinché il sangue raggiunga gli organi, allora il corpo morirà. La circolazione del sangue deve essere regolare e stabile affinché il corpo resti in salute. Lo stesso vale per le informazioni.

Sebbene debbano esserci obiettivi a lungo termine e una determinata visione, per sviluppare un'organizzazione di successo, deve essere messo in atto un sistema che si adatti al mondo dinamico di oggi. Una delle possibili soluzioni è il Portfolio Kanban.

In Summary

• Hoshin Kanri è un metodo essenziale di gestione Lean per garantire che la strategia di un'azienda venga eseguita attraverso la gerarchia.
• Una parte integrante di Hoshin Kanri è la ricerca del miglioramento continuo tramite strumenti come PDCA e Catchball.
• Quando Hoshin Kanri viene implementato efficacemente, costringe il team leadership a elaborare una visione e un elenco di obiettivi innovativi, si generano una cascata di obiettivi complementari, il che garantisce l'allineamento e fornisce la chiave necessaria per un'esecuzione di successo.
• Il Portfolio Kanban può aiutare a implementare la pianificazione Hoshin Kanri e l'effettiva esecuzione degli obiettivi.
• Hoshin Kanri deve essere adattato al mondo dinamico di oggi abbreviando i cicli di comunicazione e creando un sistema più fluido per la condivisione delle informazioni.