Gemba Walk: Dove si Svolge il Lavoro

Follia è ripetere la stessa cosa aspettandosi risultati diversi. Da questa prospettiva, la maggior parte dei manager di oggi sembrano folli. 

Perché? Perché non puoi aspettarti risultati diversi dal tuo team sedendo nel tuo ufficio e partecipando solo alle riunioni KPI. Invece, è necessario vedere mettere la mani lì dove si svolge il vero lavoro. È necessario fare Gemba Walk. 

La Gemba Walk è una parte essenziale della filosofia di gestione Lean. Il suo scopo iniziale è quello di consentire ai manager e ai leader di osservare il processo di lavoro effettivo, interagire con i dipendenti, acquisire conoscenze sul processo di lavoro ed esplorare opportunità di miglioramento continuo. 

Esploriamo Gemba Walk nel dettaglio. 

Che Cos’è una Gemba Walk?

Il termine "Gemba" viene dal giapponese e significa "il posto reale". Nella gestione Lean, "Gemba" è il posto più importante per un team in quanto è il luogo in cui si svolge il vero lavoro.

Detta semplicemente, per le rock band, la "Gemba" è lo studio di registrazione. Per i team di Formula 1, la "Gemba" è il box auto. Per i produttori, è il piano della fabbrica e così via. In altre parole, è il luogo fisico in cui si svolge il lavoro, in modo da poterlo osservare e analizzare.

La Gemba Walk è un concetto sviluppato da Taiichi Ohno, considerato spesso il padre della produzione Just-in-time.

Sviluppando un tale concetto, Ohno offre una reale opportunità per i dirigenti di lasciare la loro routine quotidiana, visitare il luogo in cui viene svolto il lavoro e costruire relazioni con i lavoratori sulla base della fiducia reciproca.

Ci sono 3 elementi importanti di questo strumento di produzione Lean:

1. Andare a vedere. Il concetto principale della Gemba Walk è che i manager e i leader di ogni livello facciano delle visite regolari in officina e scovino attività inutili.
2. Chiedere perché. L'obiettivo principale di una Gemba Walk è quello di esplorare il flusso di valore nel dettaglio e individuare le sue parti problematiche attraverso la comunicazione attiva. Un buon leader è sempre desideroso di ascoltare piuttosto che parlare. Ecco perché è possibile utilizzare diverse tecniche come i 5 perché al fine di individuare le parti problematiche del processo.
3. Rispettare le persone. Tieni a mente che una Gemba Walk non è una "passeggiata da boss", quindi bisogna evitare di puntare il dito e incolpare gli impiegati. Non sei lì per giudicare e vedere i risultati. Sei lì per collaborare con il team e trovare problemi insieme. Cerca di concentrarti sulla ricerca dei punti deboli del processo, non delle persone.

7 Step da Seguire Quando Fai una Gemba Walk

Prima di recarti presso l’ufficio, devi stilare un programma e seguire dei punti. Il programma dovrebbe dipendere dai tuoi obiettivi.

A volte può essere destrutturato, per esempio, se sei nuovo all'organizzazione, mentre in altri casi, il tuo piano sarà molto più preciso perché avrai più familiarità con i dettagli. In ogni caso, essere preparati per la passeggiata Gemba. Altrimenti, sarà inefficiente.

Ora, definiamo gli step di base.

Gemba Walk in 7 passi

1. Scegliere un tema

Quando esegui una Gemba Walk, devi scegliere un tema. Ti aiuterà a concentrare tutti i tuoi sforzi ed essere efficace. Esistono diversi temi da esplorare, come la produttività, l'efficienza dei costi, la sicurezza e così via. Per essere il più preciso possibile, dovrai anche preparare un elenco di domande che stai per porre.

2. Preparare il tuo team

Il team che sarà osservato dovrebbe essere preparato per quello che sta per accadere. Tutti i membri del team devono avere una chiara comprensione che la Gemba Walk è un processo comune in cui la destinazione finale è il miglioramento continuo. In questo modo, i lavoratori si sentiranno molto più a loro agio e disposti a collaborare.

3. Concentrarsi sul processo, non sulle persone

Devi ricordarti che una Gemba Walk non è il momento giusto per valutare le prestazioni del team. Lo scopo principale è quello di osservare, comprendere e migliorare il processo. Se ti concentri sulle capacità personali, incontrerai solo resistenza.

4. Andare nel punto del flusso di valore

Seguire la catena del valore ti fornirà le migliori opportunità per identificare aree che possono diventare attività inutili. Eliminarle ti aiuterà a migliorare le prestazioni complessive.

5. Registrare le tue osservazioni

Non dare consigli. Scrivi tutto ciò che cattura la tua attenzione o registralo con il tuo smartphone. In alcuni casi, probabilmente sarai tentato di offrire subito una soluzione, ma sarebbe una mossa sbagliata. Lascia queste analisi per dopo. Sarai molto più preciso una volta che avrai alla mano tutti i fatti disponibili. Inoltre, un’ampia panoramica può offrire l'opportunità di utilizzare efficaci strumenti di risoluzione dei problemi come il ciclo PDCA. Molto meglio di una sensazione istintiva legata al momento.

6. Un altro paio d’occhi

 Potrebbe essere una buona idea invitare un collega di un altro dipartimento. Qualcuno con compiti totalmente diversi. Le persone che hanno meno familiarità con i processi di solito affrontano le cose da un’altra prospettiva e fanno domande diverse che a te potrebbero sfuggire.

7. Follow-up

 Anche se non trovi nulla di significativo durante la tua Gemba Walk, devi condividere con il team ciò che hai imparato o visto. Altrimenti, il team avrà avuto solo la sensazione di essere stato osservato. Se hai intenzione di agire dopo la Gemba Walk, informa il team sui cambiamenti in arrivo e perché sono necessari.

Lista di Controllo Gemba Walk

Ogni volta che esegui una Gemba Walk, devi preparare una lista di controllo in anticipo. Questa lista ti aiuterà a concentrarti e indirizzare i tuoi sforzi.

Essa deve includere le domande che aiuterà il team a comprendere al meglio che tipo di processo stai andando ad osservare. Le tue domande possono variare a seconda del tema della tua Gemba Walk.

Ecco alcune domande di base:

1. Su cosa si sta lavorando?
2. C’è un processo stabilito per questo tipo di lavoro?
3. C’è qualche problema con il processo stabilito?
4. Dov’è il problema?
5. Come risolvere il problema?
6. Cosa fare per individuare la causa principale del problema?
7. Come informare il team della presenza di un problema?

Queste domande saranno diverse quando si esplorano aree diverse come la risoluzione dei problemi, l'innovazione, le risorse, gli strumenti, ecc. Quindi, prima di andare, prepara la tua lista di controllo in base all’area che stai per esplorare.

Post-Gemba Walk

Prima di intraprendere qualsiasi azione basata sulle tue osservazioni emerse in seguito alla Gemba Walk, avrai bisogno di un po' di tempo per organizzare i tuoi pensieri e appunti.

Il feedback è importante, ma un feedback precoce può essere devastante. Ecco perché è necessario sedersi al tavolo con il team leader e analizzare attentamente la situazione.

Puoi persino invitare alcuni lavoratori che hai osservato. Ad esempio, quelli che ti hanno dato le informazioni più perspicaci. Utilizza tutti i dati raccolti come parte del processo di miglioramento continuo, noto anche come cerchio Gemba Kaizen.

Si tratta di un incontro che si svolge dopo ogni Gemba Walk che può includere alcuni partecipanti provenienti da diversi reparti.

Lo scopo principale è quello di raccogliere il maggior numero possibile di punti di vista per prendere la decisione migliore, che porterà effettivamente un miglioramento.

È importante visitare la fabbrica e raccogliere informazioni approfondite su ciò che richiede un miglioramento. Tuttavia, ciò che conta di più è tornare al punto di partenza.

La post-Gemba Walk chiude il ciclo e mostra rispetto nei confronti delle persone che sono state osservate. Questo renderà molto più facile condurre una prossima Gemba Walk di successo.

In Summary

Le Gemba Walk regolari possono offrire alcuni vantaggi significativi come:

• Costruire relazioni stabili con coloro che effettivamente svolgono il lavoro e creano valore.
• Identificare i problemi e intraprendere azioni per ottenere un miglioramento continuo in modo più veloce.
• Condividere chiaramente gli obiettivi che portano a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.