Wahnsinn bedeutet, immer wieder dasselbe zu tun und unterschiedliche Ergebnisse zu erwarten. So gesehen scheinen die meisten Manager heutzutage verrückt zu sein.
Warum? Weil Sie von Ihrem Team keine anderen Ergebnisse erwarten können, wenn Sie in Ihrem Eckbüro sitzen und nur an KPI-Meetings teilnehmen. Stattdessen müssen Sie sehen, wo die eigentliche Arbeit stattfindet. Sie müssen Gemba-Walks machen.
Der Gemba-Walk ist ein wesentlicher Teil der Lean Management-Philosophie. Der ursprüngliche Zweck besteht darin, Manager und Führungskräften zu ermöglichen, den tatsächlichen Arbeitsprozess zu beobachten, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, Wissen über den Arbeitsprozess zu gewinnen und Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung zu entdecken.
Sehen wir uns den Gemba-Walk im Detail an.
Was ist eigentlich ein Gemba Walk?
Der Begriff „Gemba“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet „der wahre Ort“. Im Lean Management ist Gemba der wichtigste Ort für ein Team, da dort die eigentliche Arbeit stattfindet.
Einfach gesagt ist Gemba für Rockbands das Tonstudio. Für Formel-1-Teams ist Gemba überall dort, wo das Auto ist. Für Hersteller ist es die Fabrik und so weiter. Mit anderen Worten: Dort, wo die eigentliche Arbeit stattfindet, können Sie diese beobachten und analysieren.
Der Gemba Walk ist ein Konzept, das von Taiichi Ohno entwickelt wurde, der oft als der Vater der Just-in-Time-Produktion angesehen wird.
Durch die Entwicklung eines solchen Konzepts bietet Ohno Führungskräften die Möglichkeit, aus ihrem Alltag auszubrechen, die eigentliche Arbeit zu beobachten und Beziehungen mit den Mitarbeitern aufzubauen, die auf gegenseitigem Vertrauen beruhen.
Dieses Tool in der Lean-Fertigung umfasst 3 wichtige Elemente:
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Gehen und sehen. Der Grundgedanke des Gemba Walks ist, dass Manager und Führungskräfte aller Ebenen regelmäßig durch die Fabrik gehen und dazu beitragen, verschwenderische Aktivitäten zu finden.
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Gründe erfragen. Das Hauptziel eines Gemba Walks ist es, den Wertstrom im Detail zu erforschen und seine problematischen Teile durch aktive Kommunikation auszumachen. Eine gute Führungskraft hört lieber zu, anstatt zu reden. Hier können Sie verschiedene Techniken wie die 5 Warums verwenden, um problematische Teile des Prozesses zu identifizieren.
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Die Menschen respektieren. Bei einem Gemba Walk geht es nicht darum, Ihr Ego zu streicheln. Sie dürfen nicht auf andere zeigen und wahllos Menschen beschuldigen. Sie sollen weder bewerten noch Ergebnisse überprüfen. Sie sind da, um mit dem Team zusammenzuarbeiten und gemeinsam Probleme zu finden. Versuchen Sie, sich auf die Schwachstellen des Prozesses zu konzentrieren, nicht auf die Menschen.
7 Schritte, die Sie beim Gemba Walk befolgen sollten
Bevor Sie die „Produktionsfläche“ betreten, müssen Sie einen Plan erstellen und den Schritten folgen. Der Plan sollte sich nach Ihren Zielen richten.
Manchmal ist der zum Beispiel unstrukturiert, wenn Sie neu im Unternehmen sind, während Ihr Plan viel genauer ist, wenn Sie mit den Details besser vertraut sind. In jedem Fall müssen Sie sich auf den Gemba Walk vorbereiten, um eine Wirkung zu erzielen.
Lassen Sie uns nun einige grundlegende Schritte definieren.
1. Ein Thema wählen
Wenn Sie einen Gemba Walk machen, müssen Sie ein Thema wählen. Darauf können Sie Ihre Bemühungen fokussieren und so effektiv arbeiten. Es gibt verschiedene Themen, die Sie untersuchen können; darunter Produktivität, Kosteneffizienz, Sicherheit usw. Um möglichst genau zu sein, müssen Sie auch eine Liste mit Fragen vorbereiten, die Sie stellen möchten.
2. Ihr Team vorbereiten
Das Team, das beobachtet wird, sollte vorbereitet sein. Alle Teammitglieder müssen wissen, dass es sich beim Gemba Walk um einen gemeinsamen Prozess handelt, dessen letztendliches Ziel die kontinuierliche Verbesserung ist. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter viel wohler und arbeiten mit.
3. Fokus auf den Prozess, nicht auf die Menschen
Sie müssen immer wieder daran, dass ein Gemba Walk nicht dazu gedacht ist, die Leistung Ihres Teams zu bewerten. Der Hauptzweck besteht darin, den Prozess zu beobachten, zu verstehen und zu verbessern. Wenn Sie sich auf die Fähigkeiten der Menschen konzentrieren, werden Sie nur auf Widerstand stoßen
4. Dort hingehen, wo der Wertstrom fließt
Durch die Verfolgung der Wertschöpfungskette erhalten Sie die besten Möglichkeiten, Bereiche mit potenziell vielen verschwenderischen Aktivitäten zu identifizieren. Durch die Beseitigung dieser Aktivitäten können Sie die Gesamtleistung verbessern.
5. Schreiben Sie Ihre Beobachtungen auf. Während des Walks keine Vorschläge machen
Notieren Sie alles, was Sie interessiert, oder zeichnen Sie es mit Ihrem Smartphone auf. Manchmal sind Sie vielleicht versucht, sofort eine Lösung anzubieten, aber das wäre falsch. Die Analyse kommt später. Sie können viel präziser ansetzen, wenn Sie alle verfügbaren Fakten haben. Darüber hinaus bietet die breite Übersicht Möglichkeiten zum Einsatz effektiver Problemlösungs-Tools wie den PDCA-Zyklus. Viel besser als eine Ansage nach Bauchgefühl.
6. Ein weiteres Paar Augen
Es kann durchaus lohnen, einen Kollegen aus einer anderen Abteilung einzuladen. Jemand mit ganz anderen täglichen Aufgaben. Menschen, die mit den Prozessen weniger vertraut sind, haben normalerweise eine neue Sichtweise und stellen Fragen, die Sie vielleicht nie stellen würden.
7. Follow-Up
Auch wenn Sie während Ihres Gemba Walks nichts Wichtiges finden, müssen Sie dem Team mitteilen, was Sie gelernt oder gesehen haben. Ansonsten hat das Team nur das Gefühl, beobachtet zu werden. Wenn Sie nach dem Rundgang Maßnahmen ergreifen, informieren Sie das Team über die bevorstehenden Änderungen und begründen Sie diese.
Gemba Walk Checkliste
Vor jedem Gemba Walk sollten Sie im Voraus eine Checkliste erstellen. Diese Liste hilft Ihnen, Ihre Bemühungen zu konzentrieren.
Die Checkliste muss Fragen enthalten, die Ihnen helfen, den zu beobachtenden Prozess besser zu verstehen. Ihre Fragen können je nach Thema Ihres Gemba Walks variieren.
Hier sind ein paar grundlegende Checklisten-Fragen für den Gemba Walk:
Diese Fragen ändern sich je nach dem untersuchten Bereich, zum Beispiel: Problemlösung, Innovation, Ressourcen, Tools usw.. Bevor Sie mit dem Gemba Walk beginnen, bereiten Sie Ihre Checkliste sorgfältig auf den Bereich vor, den Sie untersuchen möchten.
Der Rundgang nach dem Gemba Walk
Bevor Sie Ihre Beobachtungen vom Gemba Walk umsetzen, sollten Sie sich Zeit nehmen und Ihre Gedanken und Notizen ordnen.
Feedback ist wichtig, aber frühes Feedback kann verheerend sein. Aus diesem Grund müssen Sie sich mit dem Führungsteam zusammensetzen und die Situation sorgfältig analysieren.
Sie können sogar einige der von Ihnen beobachteten Mitarbeiter einladen. Zum Beispiel diejenigen, die Ihnen die aufschlussreichsten Informationen gegeben haben.
Verwenden Sie alle Daten, die Sie im Rahmen Ihres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gesammelt haben (auch als Gemba-Kaizen-Kreis bekannt).
Das ein Treffen nach jedem Gemba Walk, bei dem Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen teilnehmen können.
Der Hauptzweck besteht darin, möglichst viele unterschiedliche Sichtweisen zu vereinen, um die beste Entscheidung zu treffen. Eine Entscheidung, die tatsächlich Verbesserungen bringt.
Es ist wichtig, auf der „Produktionsfläche“ herumzugehen und aufschlussreiche Informationen darüber zu sammeln, was verbessert werden muss. Am wichtigsten ist es jedoch, dorthin zurückzukehren, wo Sie angefangen haben.
Ein Post-Gemba-Rundgang schließt den Kreis und beweist Respekt gegenüber den Beobachteten. Das wird weitere Gemba Walks wesentlich vereinfachen.
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In Summary
Regelmäßige Gemba-Walks bieten wesentliche Vorteile:
- Stabile Beziehungen mit denen aufbauen, die die Aufgaben ausführen und Wert schöpfen.
- Probleme erkennen und Maßnahmen ergreifen, um schneller zur kontinuierlichen Verbesserung zu gelangen.
- Ziele klar kommunizieren, um die Mitarbeiter besser einzubinden.
