Ein großer Teil unserer täglichen Arbeitsroutine ist eigentlich mit der Lösung von Problemen verbunden. Ob klein oder groß, Probleme sind ein unvermeidlicher Teil unseres Arbeitstages. Wenn Sie Probleme jedoch immer schnellstmöglich beheben möchten, werden Sie möglicherweise immer wieder auf dasselbe Problem stoßen.
Anstatt nur die Symptome zu bekämpfen, müssen Sie tiefer graben und die Ursache herausfinden. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsprozess vor wiederkehrenden Problemen schützen.
Das A3-Problemlösungs-Tool ist ein gutes Beispiel für die Problembehandlung zur effizienten Beseitigung. Das Modell basiert auf einfachen Schritten und Ideen und liefert mit einfacher Strukturierung, guter Zusammenarbeit und aktiver Kommunikation Ansatzpunkte für eine gute Problemlösung.
Ursprung des A3-Problemlösungs-Tools
Der A3-Bericht ist eines der vielen Lean Management-Tools, die im Rahmen des Toyota Produktionssystems (TPS) entwickelt und eingesetzt wurden.
Erfunden wurden die A3-Berichte von mehr als nur einer Person. So beschreibt zum Beispiel Isao Kato (ehemaliger Manager bei Toyota) es als Hybrid zwischen dem PDCA-Zyklus und Toyotas Philosophie, Dinge sichtbar zu machen.
Es gibt auch eine Legende, dass Taiichi Ohno oft nur die erste Seite eines Berichts zu lesen. Aus diesem Grund ist der A3 ein einseitiger Bericht.
Der Name A3 kommt einfach von der europäischen A3-Papiergröße, die 11 Zoll mal 17 Zoll oder 29,7 cm x 42 cm entspricht.
Das A3-Denken spielte eine wichtige Rolle für den geschäftlichen Erfolg von Toyota. Folglich wurde er ein weit verbreitetes Tools, das jetzt in verschiedenen Branchen verwendet wird.
Lassen Sie uns das A3-Problemlösungs-T im Detail untersuchen.
Grundlagen des A3-Modells
Eigentlich ist A3 nur ein einziger Bericht und kein Zauberstab, der Ihre Probleme in Luft auflöst. Es ist viel wichtiger, dass alle Beteiligten sich auf den Prozess konzentrieren und aktiv kommunizieren.
Bevor Sie mit einem A3-Bericht beginnen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der Prozess drei wichtige Rollen hat:
- Verantwortlicher
- Empfänger
- Mentor/Coach
Der Verantwortliche ist für die Verwaltung des Prozesses und die Pflege des Dokuments zuständig. Er muss aber auch von einem Mentor beraten und beaufsichtigt werden, der Erfahrung in der Problemlösung hat.
Der Mentor leitet den Verantwortlichen an und hilft ihm, die Lösung zu finden, gibt aber keine Antworten oder Vorschläge.
Und schließlich gibt es die Empfänger oder Stakeholder. Das sind Dritte, die direkt an den Endergebnissen des A3-Projekts interessiert sind.
Die Herausforderung ist Folgende: In der Regel ist eine Vielzahl Stakeholdern involviert. Der Problemverantwortliche muss bei Bedarf auf alle zugreifen können.
Wir alle wissen jedoch, dass es in Organisationen mit einer strikten Hierarchie schwierig ist, das höhere Management zu erreichen.
Deshalb sollte das gesamte Unternehmen mit dem Konzept des Lean-Denkens vertraut sein und jederzeit Hilfestellung leisten können. Manchmal ist das schwierig, aber das zeigt, wie flexibel eine Organisation wirklich ist.
Letztendlich ist die aktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten entscheidend für den Erfolg eines jeden A3-Projekts.
Der A3-Bericht
Der A3-Bericht ist ein einseitiges Dokument, das die Ergebnisse des gesamten Prozesses widerspiegelt. Normalerweise enthält es sieben Schritte, aber es gibt auch andere Versionen. Meistens sieht der Bericht so aus:
- Hintergrund/Das Problem erklären
- Aktuelle Situation
- Ziele setzen
- Ursachenanalyse
- Gegenmaßnahmen
- Umsetzung
- Wirkungsbestätigung/Follow-Up
Der A3-Prozess
A3 ist ein Lean-Denkprozess, bei dem der Problemverantwortliche die verschiedenen Schritte des Modells befolgen muss, bis eine geeignete Lösung umgesetzt wurde. Der Verantwortliche muss auch aktiv mit seinen Kollegen und dem Mentor des Projekts kommunizieren.
Lassen Sie uns die verschiedenen Schritte des Prozesses durchgehen.
Hintergrund
Der erste Schritt besteht darin, das Problem zu klären und kurz zu beschreiben. An diesem Ausgangspunkt kann der Verantwortliche den Zusammenhang erklären und die Grundlage für die nächsten Schritte schaffen.
Aktuelle Situation
Bevor ein Problem richtig gelöst werden kann, muss der Problembesitzer die aktuelle Situation in dem Bereich beschreiben, in dem das Problem auftritt.
In dieser Phase können Sie die verschiedenen Prozesse abbilden, die um den Problembereich herum existieren. So erhalten Sie eine Übersicht und können die Ursache identifizieren.
Ziele setzen
Nachdem die aktuelle Situation klar ist, müssen Sie sich Ziele setzen. Denken Sie daran, dass Sie in dieser Phase nicht auf die vollständige Übersicht zurückgreifen können.
Nachdem Sie die verbleibenden Schritte bis zur Wirkungsbestätigung durchgeführt haben, können Sie zu diesem Schritt zurückkehren und weitere Details zu den ursprünglichen Zielen hinzufügen.
Ursachenanalyse
Wenn Sie versuchen, das Problem sofort zu bekämpfen, werden Sie nur die Symptome beheben. Dies ist jedoch nur die Oberfläche, während die Grundursache unberührt bleibt. So kann ein Problem regelmäßig in noch schlimmerer Ausprägung auftreten.
Sobald Sie also nachvollzogen haben, wie die Prozesse funktionieren und was das eigentliche Ziel ist, müssen Sie die Ursache des Problems herausfinden. Zu diesem Zweck können Sie verschiedene Techniken wie die 5 Warums verwenden.
Gegenmaßnahmen
Sobald Sie die Ursache kennen, können Sie Lösungen anbieten. Von hier aus können Sie zum ursprünglichen Ziel zurückkehren und weitere Details hinzufügen. In allen Fällen sollten Sie für die Gegenmaßnahmen klar angeben, wie das eigentliche Ziel erreicht wird.
Umsetzungsplan
Nach dem Festlegen der Gegenmaßnahmen müssen Sie einen Umsetzungsplan vorlegen, der eine Liste der anzuwendenden Maßnahmen enthält. Es kann auch nicht schaden, für jede Aufgabe Verantwortliche und eine Frist zuzuweisen.
Wirkungsbestätigung & Follow-Up
Der letzte Schritt ist entscheidend für die Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Es ist sehr wichtig, die tatsächlichen Ergebnisse zu messen und die Wirkung Ihrer Gegenmaßnahmen zu bestätigen.
Egal ob es zu positiven oder negativen Ergebnissen führt, Sie müssen Maßnahmen ergreifen.
Wenn sich die tatsächlichen Ergebnisse von den vorhergesagten unterscheiden, sollten Sie den Plan ändern, neu implementieren und nachverfolgen.
Wenn es einen positiven Effekt gibt, sollten Sie Verbesserungen an den Rest des Unternehmens kommunizieren und sie schließlich zu einem Standard machen.
Vorteile von der A3-Problemlösung
Das A3-Modell ist konsistent und fördert das Mentoring und generell die Zusammenarbeit.
Darüber hinaus fördert es den unternehmensweiten Informationsaustausch, das Lernen und die kontinuierliche Verbesserung auf allen organisatorischen Ebenen.
Außerdem fördert das Modell den Einsatz für gemeinsame Ziele und stärkt das Verantwortungsbewusstsein.
Nicht zuletzt können Sie einen A3-Bericht nicht nur zur Problemlösung, sondern auch zum Vorschlagen von Verbesserungen, für Berichte, zum Coaching und für andere Zwecke verwenden.
Wir bieten die flexibelste Softwareplattform
für ergebnisorientierte Unternehmensagilität.
In Summary
A3 ist ein nützliches Tool zur Problemlösung, das einige wesentliche Vorteile bietet:
- Es ist einfach und fördert Mentoring und Zusammenarbeit.
- Es bekämpft die Ursache und nicht nur die Symptome.
- Es fördert den unternehmensweiten Wissensaustausch.
