Die 5 Warums: Das ultimative Tool zur Grundursachenanalyse

Unvorhergesehene Probleme können in jedem Team oder Prozess auftreten. Es sind jedoch nur Symptome tiefer gehender Probleme. Eine schnelle Problemlösung erscheint verlockend bequem, schützt jedoch Ihren Arbeitsprozess nicht vor wiederholten Fehlern. Daher muss sich Ihr Team auf die Suche nach der Grundursache konzentrieren und diese richtig angehen.

Die 5-Warums-Technik ist eines der effektivsten Tools zur Grundursachenanalyse im Arsenal des Lean Management. Jedes Team begegnet bei seiner täglichen Arbeit Hindernissen. Mit den 5 Warums können Sie jedoch die Grundursache eines Problems finden und den Prozess vor wiederkehrenden Fehlern und Ausfällen schützen.

Ursprung der 5 Warums

Die 5-Warums-Methode ist Teil des Toyota-Produktionssystems. Entwickelt von Sakichi Toyoda, einem japanischen Erfinder und Industriellen, wurde die Technik ein integraler Bestandteil der Lean-Philosophie.

„Die Grundlage der wissenschaftlichen Herangehensweise von Toyota besteht darin, fünf Mal zu fragen, warum ein Problem auftritt … So erfahren wir die Art des Problems und dessen Lösung.“ Taiichi Ohno

Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung der Technik ist eine fundierte Entscheidung. Der Entscheidungsprozess sollte auf einem Verständnis dessen basieren, was tatsächlich in der Arbeitsumgebung geschieht.

Mit anderen Worten: Der Prozess der Ursachenanalyse sollte Menschen mit praktischer Erfahrung einbeziehen. Logischerweise können diese Ihnen die wertvollsten Informationen zu jedem Problem geben, das in ihrem Fachgebiet auftritt.

Die 5-Warums-Analyse in Aktion

Wenn Sie die 5-Warums-Technik anwenden, möchten Sie zum Kern des Problems vordringen und es dann beheben. Oft liefern die 5 Warums sogar ziemlich unerwartete Grundursachen eines Problems.

Oft erweisen sich Probleme, die als technischer Fehler betrachtet werden, als menschliche und Prozessprobleme.

Daher müssen Sie die Grundursache finden und beseitigen, wenn Sie wiederholte Fehler vermeiden möchten.

Hier ist ein Beispiel für die Anwendung der 5 Warums.

Problem – Wir haben den Newsletter für die neuesten Software-Updates nicht pünktlich gesendet.

1. Warum haben wir den Newsletter nicht rechtzeitig gesendet? Updates wurden erst zum Stichtag implementiert.
2. Warum wurden die Updates nicht rechtzeitig implementiert? Weil die Entwickler noch an den neuen Funktionen arbeiteten.
3. Warum arbeiteten die Entwickler noch an den neuen Funktionen? Einer der neuen Entwickler kannte die Verfahren nicht.
4. Warum war der neue Entwickler nicht mit den Verfahren vertraut? Er wurde nicht richtig eingearbeitet.
5. Warum wurde er nicht richtig eingearbeitet? Weil der CTO glaubt, dass neue Mitarbeiter keine gründliche Ausbildung benötigen und sie während der Arbeit lernen sollten.

Die Ursache des anfänglichen Problems stellt sich nun als etwas völlig anderes heraus, als die meisten erwartet hätten.

Außerdem ist es offensichtlich, dass es sich nicht um ein technisches, sondern um ein Prozessproblem handelt. Dies ist typisch, weil wir uns oft auf den Produktteil des Problems konzentrieren und den menschlichen Faktor vernachlässigen.

Daher hat die 5-Warums-Analyse den Zweck, ein bestimmtes Problem detailliert zu untersuchen, bis die wahre Ursache vorliegt.

Bedenken Sie, dass 5 nur eine Zahl ist. Fragen Sie so oft wie nötig „Warum“, bis Sie zum Kern des Problems vorgedrungen sind, und ergreifen Sie dann entsprechende Maßnahmen.

So gelingt der Einstieg mit den 5 Warums

Die 5-Warums-Methode kann Ihnen dabei helfen, auf jeder Ebene Ihres Unternehmens eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen. Hier sind einige grundlegende Schritte, die Sie befolgen müssen.

Stellen Sie ein Team zusammen

Versuchen Sie, ein Team von Leuten aus verschiedenen Abteilungen zusammenzustellen. Alle Beteiligten müssen mit dem Prozess vertraut sein, der untersucht werden soll.

Durch die Bildung eines funktionsübergreifenden Teams erhalten Sie einzigartige Perspektiven.

Dies wird Ihnen helfen, genügend Informationen für eine fundierte Entscheidung zu sammeln. Beachten Sie, dass dies keine Einzelaufgabe ist und vom Team ausgeführt werden muss.

Definieren Sie das Problem

Besprechen Sie das Problem mit dem Team und formulieren Sie die Problemstellung. Das wird Ihnen helfen, den Umfang des Problems zu definieren, das Sie untersuchen werden.

Dies ist wichtig, da die Untersuchung eines umfangreichen Problems zu einer zeitraubenden Übung mit unklaren Grenzen werden kann. Versuchen Sie, den Untersuchungsbereich so scharf wie möglich abzugrenzen, um am Ende eine effektive Lösung zu finden.

Fragen Sie „Warum“

Beauftragen Sie eine Person, den gesamten Prozess zu leiten. Dieser Teamleiter wird die Fragen stellen und versuchen, das Team auf Kurs zu halten. Die Antworten sollten eher auf Fakten und realen Daten als auf Meinungen basieren.

Der Moderator sollte so oft wie nötig „Warum“ fragen, bis das Team die Ursache des anfänglichen Problems identifizieren kann.

Tipp 1. Fragen Sie nicht zu oft Warum. Wenn Sie es übertreiben, erhalten Sie am Ende nur zu viele unpassende Vorschläge und Beschwerden; das ist nicht der Sinn der Sache. Konzentrieren Sie sich auf die Grundursache.

Tipp 2. Manchmal gibt es mehr als eine Ursache. In diesen Fällen wird die 5-Warums-Analyse eher wie eine Matrix mit verschiedenen Zweigen aussehen. Diese kann Ihnen sogar dabei helfen, organisatorische Probleme zu erkennen und zu beseitigen, die dauerhaft negative Auswirkungen auf die Gesamtleistung haben.

Handeln Sie

Nachdem das Team die Ursache(n) erkannt hat, ist es Zeit für Korrekturmaßnahmen. Alle Mitglieder sollten in das Gespräch einbezogen werden, um die beste Lösung zu finden und umsetzen, die Ihren Prozess vor wiederkehrenden Problemen schützt.

Wenn die Entscheidung getroffen wird, sollte eines der Teammitglieder dafür zuständig sein, die richtigen Maßnahmen anzuwenden und den gesamten Prozess zu beobachten.

Nach einer gewissen Zeit muss sich das Team erneut treffen und prüfen, ob sich ihre Maßnahmen tatsächlich positiv ausgewirkt haben. Wenn nicht, sollte der Vorgang wiederholt werden.

Am Ende sollte der Fall dokumentiert und unternehmensweit geteilt werden. Der Austausch dieser Informationen gibt einen aufschlussreichen Überblick über die verschiedenen Probleme, mit denen ein Team konfrontiert sein könnte, und wie diese Probleme beseitigt werden können.

In Summary

Die 5-Warums-Technik ist ein einfaches und effektives Tool zur Problemlösung. Ihr Hauptziel besteht darin, durch wiederholtes Fragen von „Warum“ den genauen Grund eines Problems zu finden.

• Die 5-Warums-Methode hilft Ihrem Team, sich auf die Grundursache eines Problems zu konzentrieren.
• Sie ermutigt jedes Teammitglied, Ideen für kontinuierliche Verbesserung auszutauschen, anstatt anderen die Schuld zu geben.
• Sie gibt Ihrem Team die Gewissheit, dass man jedes Problem beseitigen und den Prozess vor wiederholten Fehlern bewahren kann.