Was kostet Verzögerung? Wie können Sie Prozesse optimieren?

Kosten der Verzögerung (CoD) sind eine wichtige Kennzahl im Lean Management, welche die wirtschaftlichen Auswirkungen einer verzögerten Projektdurchführung darstellt. Doch die meisten Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Berechnungsmethode oder auch nur die Gründe dafür nachzuvollziehen.

Dies kann ein sehr teurer Fehler sein, da Verzögerungen je nach Umfang Ihres Unternehmens Millionen kosten können.

Genau deshalb müssen Sie verstehen, welche Kosten die Verzögerung hat, wie Sie sie berechnen und wie Sie Ihren Prozess optimieren können, um die CoD zu reduzieren.

Beispiele für Kosten der Verzögerung

Die grundlegendste Erklärung, die Sie finden werden, lautet: CoD sind die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Verzögerung bei der Projektdurchführung darstellen.

Dies kann für verschiedene Bereiche formuliert werden:

• Produktentwicklung – die Menge an Geld, die Sie verlieren, wenn Sie die Einführung Ihres neuen Produkts verzögern.
• Software-Entwicklung – die Menge an Geld, die Sie verlieren, wenn Sie die Veröffentlichung einer bahnbrechenden Funktion verzögern, die Ihnen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft.
• IT-Ops – die Menge an Geld, die Sie verlieren werden, wenn Sie die vom CEO gewünschte strategische Initiative nicht umsetzen können.

CoD kombinieren Dringlichkeit und Wert – zwei Dinge, deren Unterscheidung den meisten schwerfällt. Zur optimalen Entscheidungs sollten Sie aber nicht nur verstehen, wie wertvoll etwas ist, sondern auch, wie dringend es ist.

Wie berechnen Sie die Kosten der Verzögerung?

Um die potenziellen Kosten einer Verzögerung zu berechnen, müssen Sie den Umsatz schätzen, den Sie pro Woche erzielen, nachdem Sie etwas auf den Markt gebracht haben.

Wenn Sie beispielsweise in einem SaaS-Unternehmen arbeiten und ein neues Add-On-Feature bereitstellen möchten, von dem Sie erwarten, dass es Ihnen 20.000 $ pro Woche bringt, wird jede Woche, um die Sie das Release verschieben, Ihr Unternehmen diese Summe kosten.

Dieser einfache Ansatz zur Berechnung der Verzögerungskosten ist bei weitem nicht ausreichend, wenn Sie ein Projektportfolio führen und Prioritäten für die Arbeit setzen müssen. Wenn Sie verstehen möchten, wie sich die Priorisierung auf die CoD auswirkt, sollten Sie Folgendes tun:

Kosten der Verzögerung geteilt durch die Dauer (auch bekannt als CD3)

Die Aufteilung der Kosten der Verzögerungen nach der Projektdauer hilft Ihnen dabei, ein umfassendes Verständnis dafür zu entwickeln, wie sich die Prioritätsentscheidungen auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirken.

So funktioniert die genaue Berechnung:

• Berechnen Sie den voraussichtlichen wöchentlichen Gewinn des Projekts
• Berechnen Sie ungefähr, wie lange die Implementierung dauern wird
• Teilen Sie den Gewinn durch die geschätzte Projektdauer

Je höher der CD3-Wert ist, desto wichtiger ist das Projekt, da es schneller Rendite liefert.

Priorisierung von Projekten mit Hilfe der Kosten der Verzögerung

Nehmen wir an, Sie haben 3 Projekte für die nahe Zukunft geplant. Alle von ihnen bringen Mehrwert für Ihre Kunden und Einnahmen für Ihr Unternehmen; die Reihenfolge der Lieferung wird beide beeinflussen.

Daher müssen Sie die Kosten der Verzögerung für jedes Projekt in Zahlen erfassen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie wissen, wie Sie die Kosten für die Verzögerung berechnen, müssen Sie nur drei einfache Schritte ausführen:

1. Vergleichen Sie die Projekte
2. Visualisieren Sie die Abschluss-Szenarien
3. Analysieren Sie die Auswirkungen der Priorisierung auf die Kosten der Verzögerung

Vergleichen Sie Projekte

Berechnen Sie die Kosten für die Verzögerung jedes Projekts mit CD3 und vergleichen Sie die Projekte, damit Sie die Auswirkungen der einzelnen Projekte auf Ihr Unternehmen genau verstehen.

Visualisieren Sie die Abschluss-Szenarien

In einer solchen Situation haben Sie einen voraussichtlichen wöchentlichen Gesamtumsatz von 85.000 $ und viele Möglichkeiten, die erforderliche Arbeit zu erledigen. Die 4 logischsten Möglichkeiten sind:

• Priorisierung nach Projektdauer beginnend mit der kürzesten
• Priorisieren nach Projektwert beginnend mit dem wertvollsten
• Priorisieren durch Reduzierung des CD3-Werts, beginnend mit dem höchsten
• Alle Projekte gleichzeitig bearbeiten

Jede dieser Möglichkeiten sorgt für unterschiedliche Verzögerungskosten für Ihr Unternehmen und Sie müssen die Auswirkungen der Priorisierung analysieren, bevor Sie Entscheidung treffen. Wenn Sie Hoshin Kanri praktizieren, ist das eine perfekte Gelegenheit, Catchball mit Ihrem Team zu spielen.

Analysieren Sie dieAuswirkungen der Priorisierung

Sie müssen einfach nur die Kosten der verschiedenen Priorisierungsstrategien berechnen.

Wenn Sie bei unserem Projektbeispiel davon ausgehen, dass die Gesamtzeit für die Fertigstellung aller drei Projekte 8 Wochen beträgt, addieren Sie die Kosten für die Verzögerung für jedes Projekt wöchentlich.

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, subtrahieren Sie die Kosten für die Verzögerung von den gesamten CoD, bis keine mehr da sind.

Deshalb:

Wenn Sie nach Projektdauer priorisieren, erhalten Sie für die ersten 2 Wochen CoD von 10.000 $. Nachdem das kürzeste Projekt beendet ist, betragen die Gesamtkosten der Verzögerung für die nächsten 4 Wochen 180.000 $. Wenn Sie mit dem zweiten Projekt fertig sind, kosten die 8 Wochen für das letzte 700.000 $.Zusammen beläuft sich das auf 890.000 $.

Wenn Sie nach Projektwert priorisieren, erhalten Sie für die ersten 8 Wochen Verzögerungskosten von 400.000 $; für die nächsten 4 sind es 360.000 $; für die letzten 2 noch 70.000 $. Zusammen beläuft sich das auf 830 000 $.

Wenn Sie nach CD3-Wert priorisieren, erhalten Sie für die ersten 4 Wochen Verzögerungskosten von 120.000 $; für die nächsten 8 sind es 600.000 $; für die letzten 2 noch 70.000 $. Zusammen beläuft sich das auf 790.000 $.

Wenn Sie keine Prioritäten setzen und beschließen, alle drei Projekte gleichzeitig auf den Markt zu bringen, müssen Sie lediglich die CoD für jedes Projekt in den erforderlichen 14 Wochen berechnen, um alle Projekte abzuschließen und sie gleichzeitig zu liefern.

Wie Sie aus diesen vier Szenarien sehen können, hat jede Entscheidung unterschiedliche wirtschaftliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

Arten von Kosten der Verzögerung

Bevor Sie mit der Optimierung Ihres Unternehmens zur Reduzierung der Verzögerungskosten beginnen können, sollten Sie die unterschiedlichen CoD-Arten kennenlernen.

Standard-Verzögerungskosten

Bis jetzt haben wir nur den Standardtyp der CoD angesprochen.

Diese wachsen linear und sind leicht zu berechnen, da sie nicht von der Zeit beeinflusst werden.

Verzögerungskosten mit Fixdatum

Diese Art von CoD sind an einen Fixtermin oder an eine SLA gebunden. Es ist ein typisches Problem für IT-Ops-Teams. Die Verzögerungskosten sind bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gering oder nicht vorhanden. Danach steigen die Kosten exponenziell.

Wenn das Team beispielsweise nicht auf ein kritisches Problem reagiert, z. B. eine Website nicht wieder zum Laufen bringt, die im vereinbarten Zeitrahmen nicht erreichbar ist, muss der Dienstleister den Kunden entschädigen. Je nach Vertrag kann dies durch Rückerstattung oder Zahlung einer vereinbarten Gebühr geschehen.

Dringlichkeitsgebundene Verzögerungskosten

Die Verzögerungskosten, die durch die Dringlichkeit eines Projekts bestimmt werden, wachsen innerhalb kurzer Zeit sehr schnell und bleiben dann konstant. Ein gutes Beispiel für solche CoD ist ein bahnbrechendes Feature/Produkt, das Ihre Konkurrenz entwickelt und Ihre Position auf dem Markt drastisch beeinflussen wird.

Wenn Sie deren neues Wertversprechen nicht erreichen oder übertreffen können, steigen die Verzögerungskosten für Sie ab der Veröffentlichung in einem kurzen Zeitraum stark und im Laufe der Zeit weiter langsam an.

Wie können Sie die Verzögerungsk durch die Implementierung von Lean reduzieren?

Vielleicht überrascht es Sie, vielleicht auch nicht: Der Hauptschuldige für anfallende Verspätungskosten ist ein ineffizienter Managementprozess.

Eine Studie von Black Swan Farming zeigt, dass fast 80 % der aufgelaufenen Verzögerungskosten in der Regel auf Wartezeit zurückzuführen sind, die eine der sieben Verschwendungsarten in Lean ist.

Lean bietet Ihnen eine Vielzahl von Optionen, die Sie implementieren können, um diese Art von Verschwendung zu reduzieren und somit die CoD zu reduzieren. Hier sind einige, die sofort Wirkung zeigen werden:

Workflow-Management mit Kanban

Die Kanban-Methode ist ein leistungsstarkes Tool zur Optimierung Ihres Workflows, mit dem Sie Durchsatz und Effizienz steigern können. Mit ihrer Hilfe können Sie jeden Schritt Ihres Prozesses sogar unternehmensweit auf Portfolioebene visualisieren und überwachen, wie Projekte voranschreiten und wo Arbeit stecken bleibt.

Zu den größten Stärken von Kanban zur Reduzierung von Verzögerungskosten gehören die sogenannten WIP-Limits, die es Ihrem Team verbieten, an mehr als X Aufgaben/Projekten gleichzeitig zu arbeiten.

Gemba-Walks gehen

Gemba-Walks stammen aus dem Toyota-Produktionssystem, das den japanischen Automobilhersteller zum größten Autobauer der Welt gemacht hat.

Sie ermutigen Manager, mehr Zeit im Produktionsumfeld zu verbringen (auch wenn dieses digital ist) und zu beobachten, wie die Arbeit erledigt wird. Gemba-Walks sind ein guter Weg, um selbst zu sehen, was Verzögerungen verursacht, anstatt sich nur auf Fortschrittsberichte zu verlassen.

Wenn Sie einen Gemba-Walk durchführen, müssen Sie nach Schwachstellen im Arbeitsablauf suchen und Fragen stellen, z. B. warum das Team etwas auf eine bestimmte Art und Weise macht.

Bekämpfen Sie die Ursache für etwaige Verzögerungskosten

Nur wenn Sie die Grundursache einer Verzögerung beheben, können Sie sicherstellen, dass zukünftige Projekte nicht beeinträchtigt werden.

Lean bietet Ihnen zwei Hauptmethoden für eine Grundursachenanalyse:

• Die 5-Warums
• A3-Problemlösung

Die 5-Warums sind eine Methode, um tief in etwas zu graben, das Probleme verursacht – auch Verzögerungen. Es ist eine sehr einfache Weise zur Ursachenfindung. Sie müssen nur immer wieder nach dem „Warum“ fragen, bis Sie wissen, was zu einer Verzögerung geführt hat.

Das A3-Problemlösungsmodell ist ein 7-stufiger Prozess zur Erarbeitung eines Problemberichts in einem kurzen und prägnanten Format. Es kann leicht im Zusammenhang mit Verzögerungen angewendet werden. Der Name A3 kommt einfach von der europäischen A3-Papiergröße, die 11 Zoll mal 17 Zoll oder 29,7 cm x 42 cm entspricht (die Größe des Berichts).

Der Bericht besteht normalerweise aus den folgenden Schritten:

• Hintergrund/Klärung des Problems (in unserem Fall Verzögerung)
• Beurteilung der aktuellen Situation
• Ziele/gewünschte Ergebnisse festlegen
• Grundursachenanalyse
• Gegenmaßnahmen
• Umsetzung
• Wirkungsbestätigung/Follow-Up

Da viele Menschen an diesem Bericht beteiligt sind, ist das nicht nur eine gute Methode zur Suche nach Grundursachen für Verzögerungen, sondern auch zur Förderung der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Führen Sie eine Kultur der gemeinsamen Führung ein

Schließlich wird Wartezeit oft durch zu viele Übergaben und Mikromanagement verursacht.

Durch die Einführung einer Kultur der gemeinsamen Führung können Ihre Teammitglieder die Verantwortung für ihren Teil des Prozesses übernehmen.

Sie sollten allen erlauben, in gewissem Maße Entscheidungen zu treffen und Ihren Prozess agiler zu machen. Auf diese Weise können Sie die Wartezeit reduzieren, die sich aus dem Warten auf einen Supervisor ergibt, der jedes kleinste Detail genehmigen muss, auch wenn es für das Unternehmen von geringer Bedeutung ist.

Sie können Sie Verzögerungen aufgrund umständlicher Prozesse vermeiden.

In Summary

Kosten der Verzögerung sind der direkte Verlust Ihres Unternehmens, der dadurch entsteht, dass Sie nicht zum richtigen Zeitpunkt Wert für den Markt liefern. Wenn Sie Ihren Prozess optimieren, um die CoD zu reduzieren, sollten Sie:

• Die erwarteten Kosten der Verzögerung eines Projekts berechnen.
• Die Arbeit nach Dringlichkeit und wirtschaftlichen Auswirkungen priorisieren.
• Lean implementieren, um den Schaden durch Prozessverschwendungen zu reduzieren.