¿Cuál es el Costo del Retraso y Cómo Optimizar Su Proceso?

El costo del retraso (CoD, por sus siglas en inglés) es una métrica clave en lean management que representa el impacto económico de un retraso en la ejecución del proyecto. Sin embargo, la mayoría de las empresas no lo entienden en su totalidad ni saben cómo y por qué deberían calcularlo.

Esto puede ser un error muy costoso ya que los retrasos pueden costar hasta millones dependiendo de la escala en que tu empresa opera.

Esto es precisamente por lo que debes comprender qué es el costo del retraso, cómo calcularlo y, en todo caso, cómo optimizar tu proceso para reducirlo.

Ejemplos de Costo de Retraso

La explicación más básica que encontrarás es que el CoD es el impacto económico generado por un retraso en la entrega del proyecto.Esto se puede ubicar en varios contextos como:

• Desarrollo de productos - la cantidad de dinero que perderás si se retrasa el lanzamiento de tu nuevo producto.
• Desarrollo de software – la cantidad de dinero que perderás si se retrasa el lanzamiento de una funcionalidad innovadora que te dará una ventaja sobre la competencia.
• Operaciones de TI – la cantidad de dinero que perderás si no cumples con entregar la iniciativa estratégica que desea el CEO.

El CoD combina la urgencia y el valor – dos cosas que los humanos no logran diferenciar muy bien. Para tomar decisiones, debes comprender no solo cuán valioso es algo, sino también cuán urgente es.

¿Cómo Calcular el Costo del Retraso?

Para calcular los posibles costos del retraso, debes anticipar los ingresos semanales que obtendrás después de entregar algo al mercado.

Por ejemplo, si estás en una empresa SaaS y se está planeando lanzar una funcionalidad adicional que supones que traerá $20 000 por semana, dicho monto será lo que le costará a tu empresa por semana el posponer el lanzamiento.

Este enfoque básico para calcular el costo del retraso está lejos de ser suficiente cuando estás manejando una cartera de proyectos y necesitas priorizar el trabajo.

Con el fin de tener una comprensión detallada de cómo la priorización afectará tu CoD, debes hacer los siguientes cálculos:

Costo del retraso dividido por la duración (también conocido como CD3) 

Dividir el costo del retraso por la duración del proyecto te ayudará a comprender a fondo el cómo elegir una cosa sobre otra afectará a toda tu organización.

Cómo hacer el cálculo exacto:

• Calcula los ingresos semanales esperados del proyecto
• Calcula, aproximadamente, cuánto tiempo tomaría implementarlo
• Divide los ingresos por la duración estimada del proyecto

Cuanto más alto es el valor de CD3, más importante es, ya que el retorno de la inversión será más rápido.

Priorización de Proyectos Utilizando el Costo del Retraso

Supongamos que tienes 3 proyectos planeados para el futuro cercano. Todos ellos aportarán valor a tus clientes e ingresos a tu empresa y, aun así, elegir el orden de entrega los afectará a ambos. Es por eso que necesitas cuantificar el costo del retraso para cada proyecto y elegir el plan de acción más adecuado. Cuando sepas cómo calcular el costo de retraso, solo necesitas seguir 3 simples pasos:

1. Compara los proyectos
2. Visualiza los escenarios de finalización
3. Analiza el impacto de la priorización sobre el costo del retraso

Compara los proyectos

Calcula el costo del retraso para cada proyecto utilizando CD3 y compara los proyectos para que puedas tener un entendimiento claro del impacto de cada uno para su empresa.

Visualiza los escenarios de finalización

En este tipo de situación, tienes un ingreso semanal esperado de $85 000 y más de una forma de abordar el trabajo que debe completarse. Las 4 opciones más lógicas son:

• Priorizar por duración del proyecto comenzando con el más corto
• Priorizar por valor de proyecto comenzando con el más valioso
• Priorizar por la puntuación CD3 comenzando con la más alta
• Procesar todos los proyectos simultáneamente

Cada una de estas opciones traerá diferentes costos de retraso a tu empresa y debes analizar el impacto de la priorización antes de tomar cualquier decisión. Si practicas el Hoshin Kanri, esta podría ser una oportunidad perfecta para jugar Catchball con tu equipo.

Analizar el impacto de la priorización

Esta es una tarea simple para calcular cuánto te costaría si eliges cualquier mecanismo de priorización.

Continuando con nuestro ejemplo de proyecto, si has estimado que el tiempo total requerido para terminar los tres proyectos es de 8 semanas, simplemente sumas el costo del retraso de cada proyecto semanalmente.

Una vez que un proyecto ha finalizado, remueves su costo de retraso del CoD general hasta que hayas terminado completamente.

Entonces: Si priorizas por duración de proyecto, obtendrás que el CoD para las primeras 2 semanas es de $170 000. Una vez finalizado el proyecto más corto, durante las siguientes 4 semanas el costo total de la demora es de $200 000. Habiendo terminado el segundo, el costo por las 8 semanas requeridas para terminar el último es de $400 000. Todo esto asciende a $770 000. 

Si priorizas por valor del proyecto, obtienes que el costo del retraso durante las primeras 8 semanas es de $570 000; $150 000 para las próximas 4 semanas y $10 000 para las últimas 2. Todo esto asciende a $730 000. 

Si priorizas por puntaje CD3, obtendrás que la CoD durante las primeras 4 semanas es de $340 000; para las próximas 4 semanas $440 000 y $10 000 para las últimas 2. Todo esto asciende a $790 000.

Si no priorizas y decides lanzar los tres proyectos simultáneamente al mercado, todo lo que tienes que hacer es calcular la CoD para cada proyecto durante las 16 semanas requeridas para completar todos los proyectos y lanzarlos simultáneamente.

Como puedes ver en estos 4 escenarios, cada decisión tiene un impacto económico diferente en tu empresa.

Tipos de Costo de Retraso

Antes de que puedas comenzar a optimizar tu empresa para reducir el costo del retraso, debes tener en cuenta que hay diferentes tipos de CoD que deberás abordar.

Costo estándar de retraso

Hasta ahora, hemos únicamente abordado el tipo de CoD estándar.

Este crece de forma lineal con el tiempo y es fácil de calcular, ya que no se ve afectado por el tiempo.

Costo de retraso de fecha fija

Este tipo de CoD está vinculado a una fecha fija o en muchos casos a un SLA (acuerdo de nivel de servicio). Es un problema típico para los equipos de operaciones de TI. El costo del retraso es bajo o inexistente hasta una fecha dada. Después de esta, el costo crece exponencialmente.

Por ejemplo, si el equipo logra responder a un problema crítico, como recuperar un sitio web caído en el plazo negociado, el proveedor del servicio tendrá que compensar al cliente. Dependiendo del contrato, esto se hará a través de un reembolso o pagando una tarifa negociada.

Costo del retraso vinculado a la urgencia

El costo del retraso dictado por la urgencia de un proyecto crece rápidamente en un período de tiempo muy corto y luego se mantiene a un ritmo constante.

Un buen ejemplo de este CoD es cuando te das cuenta de que tu principal competidor está desarrollando una funcionalidad/producto innovador que afectará drásticamente tu posición en el mercado. Si no puedes igualar o superar su nueva propuesta de valor, para el momento del lanzamiento, tu costo de retraso aumentará exponencialmente, en un período corto y continuará aumentando lentamente con el tiempo.

¿Cómo Reducir el Costo del Retraso Mediante la Implementación de Lean?

Sorprendente o no el principal culpable de acumular el costo del retraso es un proceso de gestión ineficiente. Un estudio de Black Swan Farming revela que casi el 80% del costo acumulado de los retrasos se debe generalmente al tiempo de espera, el cual es uno de los 7 desperdicios de Lean. El Lean te brinda una amplia variedad de opciones que puedes implementar para reducir este tipo de desperdicio y, por lo tanto, reducir el CoD. Estas son algunas de las que traerán un efecto inmediato:

Gestionar el flujo de trabajo con Kanban

El método Kanban es una herramienta poderosa para optimizar tu flujo de trabajo con el fin de aumentar el rendimiento y la eficiencia. Con su ayuda, puedes visualizar cada paso de tu proceso, incluso a nivel de portafolio general, monitorear cómo progresan los proyectos y dónde se atasca el trabajo.

Entre los puntos más fuertes de Kanban para reducir el costo de la demora están los llamados límites WIP que prohíben que tu equipo trabaje en más de un número X de tareas/proyectos simultáneamente.

Hacer caminatas Gemba

Las caminatas Gemba son un legado del Sistema de Producción de Toyota, el cual convirtió a esta empresa japonesa en el mayor fabricante de automóviles del mundo.

Estas motivan a los managers a pasar más tiempo en la planta de producción (incluso si esta es digital) y supervisar cómo se procesa el trabajo. Las caminatas Gemba son una excelente manera de mirar por ti mismo cuáles son las causas de los retrasos en lugar de depender únicamente de los informes de progreso.

Mientras realizas una caminata Gemba, debes buscar imperfecciones en el flujo de trabajo y hacer preguntas como por qué el equipo está haciendo algo de una manera específica

Atacar la causa raíz de cualquier costo de retraso

Tratar la causa raíz de un retraso es la única manera de asegurarse de que esta no afectará ningún proyecto futuro.Lean te brinda 2 métodos principales para hacer un análisis de causa raíz:

• Los 5 Porqués
• Resolución de problemas A3

Los 5 Porqués es un método para profundizar en la causa de cualquier problema, incluyendo los retrasos. Es una forma extremadamente simple de encontrar las causas raíz. Solo necesitas preguntar “por qué” repetidamente para descubrir qué causó la demora.

El modelo de resolución de problemas A3 es un proceso de 7 pasos para preparar un informe del problema en un formato breve y conciso. Este se puede aplicar fácilmente cuando se lidia con retrasos. El nombre A3 proviene del tamaño de papel A3 europeo correspondiente a 11 pulgadas por 17 pulgadas o 29,7cm x 42cm (que es el tamaño del informe). El informe consta generalmente de los siguientes pasos:

• Antecedentes/Aclaración del problema (en nuestro caso, retraso)
• Evaluación de la situación actual
• Establecer objetivos/metas
• Análisis de causa raíz
• Contramedidas
• Implementación
• Confirmación del efecto/Seguimiento

Dado que la preparación del informe requiere de muchas personas, es bueno no solo para encontrar la causa raíz de los retrasos, sino que también promover la colaboración en toda la organización

Adoptar una cultura de liderazgo compartido

Finalmente, pero no menos importante, la espera es a menudo causada por demasiados handoffs (transferencias) y el micromanagement. Adoptar una cultura de liderazgo compartido permitirá que los miembros de tu equipo a cargo se apropien de su parte del proceso. Debes permitir que cada persona tome decisiones hasta cierto punto y hagan tu proceso más ágil. De esta manera, podrás reducir el tiempo de espera acumulado por esperar a un supervisor –cuello de botella– que debe aprobar cada pequeño detalle, incluso si tiene poca importancia para la organización. Como resultado, será menos probable que los retrasos sean causados por procesos engorrosos.