Explicado de manera simple, el ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar es un modelo para llevar a cabo el cambio. Es una parte esencial de la filosofía Lean de manufactura y un pre-requisito clave para la mejora continua de las personas y los procesos.
Propuesto primero por Walter Shewhart y desarrollado después por William Deming, el ciclo PDCA se convirtió en un marco ampliamente usado para mejoras constantes en la manufactura, la gestión y otras áreas.
El PDCA es un método simple de cuatro etapas que permite a los equipos evitar errores recurrentes y mejorar los procesos.
Ahondemos en el tema y aprendamos más sobre el PDCA.
¿De dónde viene el ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar?
El estadístico y físico estadounidense Walter Shewhart es considerado el padre del PDCA. Era un apasionado por el análisis estadístico y la mejora de la calidad y construyó las bases del PDCA que han sido registradas en numerosas publicaciones. Años más tarde e inspirado por las ideas de Shewhart, William Deming desarrolló el modelo llevándolo a un ciclo de aprendizaje y mejora, que se popularizó como PDCA. Es por eso que el modelo también se conoce como ciclo Shewhart o ciclo Deming
¿Qué es PDCA?
El ciclo PDCA es un enfoque iterativo para la mejora continua de productos, personas y servicios. Se convirtió en una parte integral de lo que hoy se conoce como Lean management. El modelo incluye testeos de soluciones, análisis de resultados y mejora del proceso.
Por ejemplo, imagina que tienes muchas quejas de los clientes sobre la lenta respuesta de tu equipo de soporte. Entonces, probablemente necesitarás mejorar la forma en que tu equipo trabaja para mantener satisfechos a los clientes.
Es aquí donde PDCA entra en juego. Exploremos en detalle las cuatro etapas de PDCA.
PLANIFICAR
En esta etapa, literalmente planearás lo que se debe hacer. Dependiendo del tamaño del proyecto, la etapa de planificación puede requerir de una gran parte de los esfuerzos de tu equipo. Por lo general, consistirá de pasos más pequeños, para que así puedas crear un plan apropiado con menos posibilidades de falla.
Antes de que avances a la siguiente etapa, debe asegurarte de haber respondido algunas preguntas básicas:
- ¿Cuál es el problema central que debemos resolver?
- ¿Qué recursos necesitamos?
- ¿Qué recursos tenemos?
- ¿Cuál es la mejor solución para resolver el problema con los recursos disponibles?
- ¿Bajo qué condiciones el plan se considerará exitoso? ¿Cuáles son los objetivos?
Ten en cuenta que tú y tu equipo pueden necesitar revisar el plan un par de veces antes de poder continuar. En este caso, es apropiado utilizar una técnica para crear y mantener abiertos bucles de retroalimentación, como el Hoshin Kanri Catchball. Este te permitirá recopilar suficiente información antes de que decidas continuar.
HACER
Una vez que hayan definido el plan, es hora de accionar. En esta etapa aplicarás todo lo que fue considerado en la etapa anterior.
Ten en cuenta que en esta fase pueden ocurrir problemas imprevistos. Es por eso que en una situación perfecta puedes primero intentar incorporar tu plan a pequeña escala y en un entorno controlado.
La estandarización es algo que definitivamente ayudará a tu equipo a aplicar el plan fluidamente. Asegúrate de que todos conozcan sus roles y responsabilidades.
REVISAR
Esta es probablemente la etapa más importante del ciclo PDCA. Si quieres aclarar tu plan, evita errores recurrentes y aplica exitosamente la mejora continua. Debes prestar suficiente atención a esta fase. Aquí es donde debes auditar la ejecución de tu plan y ver si el plan inicial realmente funcionó.
Además, tu equipo podrá identificar partes problemáticas del proceso actual y eliminarlas en el futuro. Si algo salió mal durante el proceso, debes analizarlo y encontrar la causa raíz de los problemas.
ACTUAR
Has llegado a la última etapa. Anteriormente desarrollaste, aplicaste y verificaste tu plan. Ahora, debes actuar. Si todo parece estar perfecto y tu equipo logró alcanzar los objetivos originales, entonces puedes continuar y aplicar tu plan inicial.
Puede ser adecuado adoptar todo el plan si se cumplen los objetivos. Respectivamente, tu modelo PDCA se convertirá en la nueva línea base estándar. Sin embargo, cada vez que repitas un plan estandarizado, recuérdale a tu equipo seguir de nuevo y con cuidado todos los pasos y trata de mejorar.
El ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar es un marco simple pero poderoso para solucionar problemas en cualquier nivel de tu organización. Este puede ser parte de un proceso de planificación más grande como Hoshin Kanri.
El enfoque repetitivo ayuda a tu equipo a encontrar y testear soluciones y mejorarlas a través de un ciclo de reducción de desperdicios. El ciclo PDCA incluye un compromiso obligatorio con la mejora continua y puede tener un impacto positivo en la productividad y la eficiencia.
Por último, pero no menos importante, ten en cuenta que el modelo PDCA requiere tiempo y podría no ser el apropiado para resolver problemas urgentes.
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