¿Qué es 5S?

A menudo se pasa por alto que mejorar las pequeñas cosas a tu alrededor puede tener un gran impacto en los grandes aspectos de tu proceso de trabajo. Afortunadamente, el método 5S puede ayudarte a hacer de tu lugar de trabajo un santuario de productividad

Le permitirá a tu equipo trabajar con más disciplina y aplicar cada herramienta del arsenal Lean con menor esfuerzo. Lee hasta el final para saber por qué.

¿Qué es el 5S y cómo se relaciona con Lean management?

El 5S es un método Lean para la optimización del espacio de trabajo y una de las bases de Kaizen. Consiste en 5 pasos consecutivos que permiten a cualquier equipo organizar su lugar de trabajo para tener la máxima eficiencia del proceso. 5S significa:

Ordenar (Seiri)

Separa las herramientas, materiales e instrucciones requeridas de aquellas que no son necesarias. Elimina todo lo que no sea necesario del área de trabajo.

Poner en orden (Seiton)

Ordena y organiza todas las herramientas, equipos, archivos, datos, materiales y recursos para poder ubicarlos fácil y rápidamente. Etiqueta todos los lugares de almacenamiento, herramientas y equipo.

Brillar (Seiso)

Establece estándares de limpieza. Limpia y remueve toda la basura, grasa y suciedad. La limpieza brinda un lugar de trabajo seguro y hace visibles posibles problemas (por ejemplo, fugas de equipos, piezas sueltas, documentación suelta o materiales).

Estandarizar (Seiketsu)

Motiva al equipo para realizar sistemáticamente los pasos 1, 2 y 3 a diario, para mantener el lugar de trabajo en perfectas condiciones como un proceso estándar. Establece horarios y expectativas.

Sostener (Shitsuke)

Construye un compromiso organizacional para que 5S se convierta en uno de tus valores organizacionales para que todos puedan convertirlo en un hábito.El método fue popularizado por Taiichi Ohno y Shigeo Shingo como parte del Sistema de Producción original de Toyota que sentó las bases de la manufactura Lean.

Implementar el 5S es uno de los primeros pasos que debes seguir al implementar Lean.

¿Cómo Puede Ayudar a las Empresas a Crecer?

El 5S es una excelente manera de minimizar los 7 desperdicios de Lean (también conocidos como Muda).Este reconoce que cada herramienta debe tener un lugar específico que le permita al equipo encontrarla rápidamente, utilizarla y colocarla en el mismo lugar. No obstante, esto evita que el lugar de trabajo se llene de equipos innecesarios.Por lo tanto, es una forma efectiva de reducir los desperdicios de:

• Movimiento - al reducir la distancia recorrida para adquirir una herramienta
• Espera - al minimizar el tiempo perdido esperando a adquirir una herramienta
• Inventario - al remover cualquier equipo innecesario del lugar de trabajo

Además, el 5S es una excelente forma de mantener una disciplina formidable en tu equipo y aumentar la calidad de su trabajo.

¿Quién Ha Implementado el 5S?

Aunque Toyota es el ejemplo más famoso de una empresa que ha aumentado el valor ofrecido al implementar el 5S, también hay muchas otras historias de éxito en empresas occidentales.

Boeing

La compañía ha implementado el 5S para aumentar la seguridad de sus empleados y minimizar la probabilidad de accidentes durante el proceso de fabricación. Boeing ha implementado el método tanto en su proceso de manufactura como en su administración. Con la ayuda de 5S, han podido simplificar y aumentar la eficiencia de todo su negocio.

Hewlett-Packard

Hewlett-Packard ha estado utilizando 5S para agilizar sus procesos diarios y evitar pérdidas innecesarias de tiempo a través de la organización sistemática de los elementos del espacio de trabajo.

La compañía ha optimizado sus espacios de almacenamiento organizando las áreas de manera similar a los estantes de los supermercados. De esta manera, los empleados pueden encontrar piezas más rápido y, por lo tanto, crear productos con más eficiencia.

Aunque el 5S fue desarrollado originalmente para ser aplicado en el entorno de manufactura, puedes adaptarlo fácilmente para satisfacer las necesidades de equipos de trabajo del conocimiento y proyectos.

¿Cómo Aplicar el 5S en la Gestión de Proyectos/Trabajo del Conocimiento?

Cuando tu lugar de trabajo es una oficina y tu equipo realiza la mayoría de su trabajo en una computadora, el 5S podría parecer no valer la pena o ser inaplicable. Sin embargo, es exactamente lo contrario, puesto que organizar trabajo del conocimiento es mucho más difícil que organizar tu espacio de trabajo.

Clasificando herramientas de software

Por lo general, las herramientas principales que tu equipo utiliza en un escenario típico de trabajo del conocimiento son softwares.

Debes preparar un formulario que contenga todas las herramientas que se hayan comprado y pedir a cada miembro sus comentarios sobre su uso. Pregunta cuál es el valor de cada herramienta y con qué frecuencia se usa. 

Presta especial atención a los softwares SaaS que utilizas bajo tarifas de suscripción. 

Después de que todas las personas hayan respondido al formulario, elimina todo lo que ya no sea útil para nadie. Si hay herramientas que raramente se usan o cuyo valor es cuestionable, ubícalas en un tablero, o si estás usando Kanban, enuméralas en un tablero Kanban y verifica su estado nuevamente después de un tiempo.De esta forma, puedes ahorrar dinero y espacio virtual en software innecesario.

Establecer orden

Después de haber organizado tus softwares y conservado solo aquellos que aportan valor, intenta escalar su efecto.

Busca plataformas que puedan combinar en un solo lugar el valor que brindan diferentes herramientas y que tengan la capacidad de integrarse con otras soluciones de software.

Prepara guías para cada equipo que contengan información sobre cada herramienta, cómo debe usarse y cuáles son las credenciales de acceso. Establecer el orden es crucial, especialmente cuando se trata de documentos, ya que pueden perderse fácilmente.

Si estas dentro de la mayoría de las empresas que dependen del almacenamiento en la nube (por ejemplo, Google Drive, Onedrive), asegúrate de que tus carpetas estén organizadas y etiquetadas de manera clara. De esta forma, todos encontrarán fácilmente lo que estén buscando o almacenarán documentos en un lugar de fácil acceso. 

El 5S establece que deberías ser capaz de encontrar cualquier herramienta o documento en 30 segundos o menos. 

Para facilitar la colaboración, asegúrate de que el sistema de flujo de trabajo que utilizas pueda ser integrado con tu unidad para que tu equipo pueda compartir documentos rápidamente y mantener toda la información sobre una tarea en un solo lugar.

Brillar

Este paso del 5S es fundamental para sacar el máximo provecho a tus herramientas.

Asegúrate de mantener tus soluciones de software actualizadas y de educarte a ti mismo y a tu equipo sobre cómo aprovechar al máximo cualquier funcionalidad nueva que el proveedor de software publique.

Estandarizar

Cuando la mayor parte del trabajo que tu equipo realiza es a través de una pantalla de una computadora, es bastante difícil mantener un proceso funcionando de manera eficiente.

Por lo tanto, debes estandarizar la forma en que trabaja cada equipo y visualizar el proceso de forma tal que todos entiendan. Una manera simple de hacerlo es mapear cada paso de tu flujo de trabajo en un tablero digital Kanban y acordar con tus empleados colocar allí todas las tareas que están procesando.

Sostener

La última S es donde la mayoría de los equipos fallan. Para poder sostener las mejoras que has realizado en los 4 pasos anteriores, tu equipo debe comprenderlas y comprometerse con ellas.

El Lean management depende en gran medida del liderazgo compartido, así que asegúrate de escuchar a tus empleados y de darles la libertad de sugerir cambios con el fin de lograr una mejora continua.

Establece circuitos de retroalimentación y motiva a tu equipo a buscar formas de mejorar aún más tu proceso.