¿Qué es Kaizen?

Kaizen se ha convertido en un término moderno y una filosofía en el mundo de los negocios. Es uno de los conceptos más valorados por los agentes de cambio Lean y Agile, por empresas e incluso empleados, quienes se relacionan fuertemente con él.

Por supuesto, hay una razón para ello, pero exploremos lo que significa, de dónde viene y asegurémonos de que cuando usamos la palabra kaizen la usamos correctamente.

¿Qué significa Kaizen?

El significado original de la palabra japonesa kaizen (改善) según el Diccionario Shogakukan, podría ser literalmente “El acto de mejorar los puntos negativos”. La traducción más popular es ‘cambio para mejor’, también en relación con la mejora.

Sin embargo, en su sentido puro, kaizen no implica explícitamente una mejora continua. Tampoco se utilizó en el sentido de una filosofía o cultura.

En realidad, el sentido moderno de la palabra se originó en las fábricas de Toyota. Después de la Segunda Guerra Mundial, muchas empresas japonesas fueron influenciadas por las metodologías introducidas por asesores estadounidenses que eran enviados como parte del plan Marshall.

Aunque esta práctica se implementó en otros lugares, Toyota es el mejor ejemplo de una empresa que practicó la mejora continua de forma sobresaliente, creando sistemas de gestión efectivos para generar, capturar y revisar las mejoras en ciclos que nunca tienen un final.

El sistema general de técnicas para la gestión de la producción de Toyota se llama Toyota Production System (Sistema de Producción de Toyota o TPS por sus siglas en inglés). El sistema se basa en una serie de principios básicos, de los cuales uno se conoce como Kaizen.

Para los fines de uso de Toyota (o en general, para cualquier fin de uso en manufactura), kaizen significa en gran parte mejora continua. Este se convirtió en una de las prácticas centrales detrás de la manufactura Lean en EE.UU. y más tarde en Lean Management (Gestión Lean).

En el dinámico e inseguro entorno empresarial moderno, cada vez más empresas están en su camino hacia ser más eficientes aplicando el Pensamiento Lean. Una parte muy importante de este es la cultura Kaizen.

Cultura Kaizen en la Práctica

Por ejemplo, la cultura kaizen en Toyota difiere de su conceptualización moderna. El Sistema de Producción de Toyota es conocido por kaizen, donde es de esperar que cualquier trabajador de la línea de producción pueda detenerla en caso de que ocurra una anomalía y, junto con su supervisor, sugerir una mejora para resolver la anormalidad, dando así inicio a un kaizen.

Generalmente, este enfoque ofrece pequeñas mejoras mientras que la cultura de pequeñas mejoras alineadas y la estandarización conducen a cambios significativos en términos de mejora general de la productividad. La metodología Kaizen incluye hacer cambios, monitorear los resultados, y luego ajustar.

La planificación a gran escala y la extensa programación de proyectos son reemplazadas por experimentos más pequeños, que se pueden ajustar rápidamente cuando se sugieren nuevas mejoras.

El ciclo de actividad kaizen se puede definir como: "Plan Do → Check → Act" (en español “Planificar →Hacer → Revisar → Actuar”).

• PLAN (Planificar): planifica tus mejoras, incluyendo el poner objetivos.
• DO (Hacer): Haz las acciones necesarias para mejorar.
• CHECK (Revisar): Mide tu éxito en relación con tu línea base.
• ACT (Actuar): Ajusta o modifica tus cambios.

La representación gráfica de este proceso se conoce como "rueda PDCA" o "rueda de Deming". Conforme avanzas en cada paso, mantienes la rueda en movimiento, lo que representa una mejora continua. Cuando llegas nuevamente a tu etapa base, tendrás en cuenta tus mejoras anteriores y planificarás las siguientes.

Hay varias prácticas que puedes implementar para impulsar la mejora continua tanto del proceso como de los miembros del equipo. Una de ellas es brindar acceso a recursos (por ejemplo, libros, cursos, seminarios) a aquellos que desean mejorar y motivar así a todos a aumentar su experiencia.

¿Qué Te Dará Kaizen?

Una parte importante de la cultura Kaizen es que esta es percibida como una mentalidad, una forma de vida. No solo mejorarán su proceso, sino que se mejorarán a sí mismos.

Una buena práctica común es el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo y el fomento del desarrollo individual de cada uno. Los beneficios de establecer una cultura Kaizen son innumerables. Demos un vistazo a los más notables.

1. Todos Hablan el Mismo Idioma

Los pequeños cambios continuos y la estandarización llevan a todos, casi de forma automática, a estar en sintonía. Los empleados son parte del proceso y de su creación, y mejoran junto a este.

2. Crea una Mentalidad de Crecimiento

Los valores de la empresa son uno de los componentes más importantes de un negocio exitoso. Kaizen es una manera de unir a todos a través de esos valores, compartiendo la misma mentalidad y enfoque hacia el trabajo y el desarrollo.

3. Aumenta la Motivación

Los miembros del equipo se motivan a participar y mejorar cuando ven que son parte del cambio. Estos están más motivados a seguir adelante y contribuir cuando ven que sus pequeñas ideas son incorporadas en un proceso de mejora continua.

4. Mejor Aceptación de Nuevas Ideas

Cuando tu organización está acostumbrada a aceptar el status quo, las nuevas ideas y oportunidades a veces pueden verse de forma negativa. Con la implementación de una estrategia de mejora continua, tus equipos se acostumbrarán y valorarán trabajar con la idea de que el cambio es positivo.

Hay muchos más beneficios que puedes descubrir. Vale la pena mencionar que, como parte importante de la metodología Lean, Kaizen es un componente necesario cuando inicias el viaje de transformación de una empresa a Lean, minimizando así el desperdicio.