Los 5 Principios Básicos para Implementar Lean

Prepara a Tu Equipo para el Cambio

Aunque el Lean management se basa en los 5 principios del Lean, antes de aplicarlos, debes preparar a tu equipo, departamento e incluso a toda la organización para el cambio.

Establece objetivos claros

En primer lugar, debes saber cuál es tu objetivo final y comunicarlo a todos los miembros de tu equipo. ¿Qué estás tratando de lograr al implementar el proceso Lean en tu empresa? ¿Optimización de tu flujo de trabajo para poder tener entregas de productos más rápidas? ¿Estás buscando aumentar la rentabilidad general de tu negocio como resultado? ¿O tal vez solo deseas garantizar la supervivencia de tu empresa haciéndola más sostenible en el futuro?

Cualquiera que sea ese objetivo, debes tenerlo claramente definido. De esta manera, podrás compartir un camino para poder lograrlo, motivar a las personas a emprender el viaje contigo y ayudarlos eliminando cualquier obstáculo que aparezca en su camino para lograr la perfección.

Establece una mentalidad Lean

Una vez que sepas el resultado que buscas con la implementación, debes integrar la mentalidad Lean dentro de tu equipo.

Trabajar el factor humano y lograr que todos participen puede ser un gran desafío. Por eso, para comenzar, debes explicar a los miembros de tu equipo qué es Lean y asegurarte de que entiendan sus beneficios, no solo desde una perspectiva organizacional sino también personal.

El proceso Lean consiste en entregar un valor superior al cliente al eliminar el desperdicio, pero también cultivando un entorno de liderazgo compartido donde los miembros de tu equipo reciben más responsabilidades y buscan una mejora continua. Una vez que tus colegas lo entienden, será más probable que acepten el cambio. 

Es importante que lideres el cambio y que no lo gestiones.

Comienza con Poco y Encuentra un Agente de Cambio

Una buena práctica es comenzar con un solo equipo y luego difundir Lean a todos los departamentos, transformando eventualmente a toda tu empresa en una organización Lean.

Si estás trabajando a nivel empresarial, debes formar un grupo temporal de miembros de diferentes equipos para que puedan servir como agentes de cambio una vez que regresen a sus equipos de trabajo originales.

Por ejemplo, si tienes un gran departamento de I&D que consta de varios equipos que trabajan de forma independiente, debes solicitar voluntarios de cada equipo.

Una buena manera de asegurarte de que se adaptarán a ser agentes de cambio, es seleccionar únicamente personas que no solo sean entusiastas sino que también sean influyentes en sus equipos (por ejemplo, miembros de alto rango, líderes informales, etc.). Una vez que establezcas una base sólida, introduce los 5 principios del Lean.

Introduce los Principios de Lean Management

Una vez que has preparado a tu equipo para el cambio, debes tomar acciones específicas ("actividades Lean") para aplicar cada uno de los 5 principios del Lean. No obstante, tienes la responsabilidad de iluminar a tu equipo y ayudarlos a comprender por qué cada principio es importante, esto con el objetivo de eventualmente adoptar Lean como cultura.

1. Identifica Valor

Una vez que has preparado a tu equipo para el cambio, como Lean manager, debes identificar el valor del trabajo de equipo. Debes distinguir entre las actividades que agregan valor y las que crean desperdicio. Es crucial que todos estén en la misma página y es por ello que esta debería ser una actividad colectiva. 

Para comprender el valor, considera el producto final de sus esfuerzos y lo que su cliente obtiene de él. Por definición, el valor es todo por lo que el cliente te está pagando. Sin embargo, hay equipos que no están produciendo un valor directo para el cliente sino que están aumentando el valor global que ofrece la organización (por ejemplo, lo equipos de Aseguramiento de Calidad).

En este caso, el cliente es tu empresa. Por ejemplo, el valor del trabajo de un equipo de aseguramiento de calidad es el número de errores que detectan y, por lo tanto, aseguran que toda la compañía entregará un producto de valor al usuario final. Lean identifica 7 tipos de desperdicios. Las actividades de desperdicio pueden clasificarse como puras y necesarias.

La principal diferencia entre estas es que algunas actividades de desperdicio son necesarias para respaldar las que agregan valor, mientras que las actividades de desperdicio puras solamente dañan el proceso.

Volviendo al ejemplo de desarrollo de software, el aseguramiento de la calidad es el ejemplo más claro de un desperdicio necesario. Este no genera un valor directo para el cliente final, pero garantiza que el valor del proceso de desarrollo no se pierda. 

2. Mapea el Flujo de Valor

Una vez que hayas identificado el valor que tu equipo crea, es importante visualizar su camino hacia el cliente. En Lean management, esto se hace generalmente con la ayuda de los tableros Kanban.

El tablero Kanban es una herramienta para mapear cada paso de tu proceso y así visualizar el flujo de valor de tu equipo. Desarrollado como parte del sistema de producción de Toyota, que sentó las bases del Lean management, el tablero Kanban básico es una superficie plana vertical dividida por columnas para los tres estados primarios de cualquier asignación:

• Pendiente
• En proceso
• Terminado

Si bien visualizar tu flujo de trabajo de esta manera es un buen comienzo, debes considerar mapear tu proceso de forma más precisa al incluir los pasos que componen cada etapa. Por ejemplo, una etapa Pendiente puede tener dos pasos – orden/pedido recibido y listo para comenzar. Por lo general, la etapa En proceso tiene la mayoría de pasos. En el contexto de desarrollo de software, normalmente tienes pasos como diseño técnico, desarrollo, pruebas y al menos un par de etapas de revisión. Al mapear tu flujo de valor por primera vez, debes enfocarte en los pasos que agregan valor. Asegúrate de corregirlo ocasionalmente conforme el proceso evoluciona.

3. Crea Flujo

En Lean management, el flujo es un concepto clave. Dado que cualquier tipo de espera es un desperdicio, cuando creas un flujo de valor tu objetivo es garantizar una entrega fluida desde el momento en que recibes un pedido hasta el momento en que lo entregas al cliente. Un impedimento importante para crear un flujo continuo son los cuellos de botella en el proceso. Como manager, debes estar atento a cómo avanzan las tareas a través de su flujo de trabajo. Mantente especialmente atento a donde se estancan las tareas y comprende por qué sucede eso.

Los cuellos de botella pueden ser causados por la falta de capacidad en una determinada etapa, la espera de partes interesadas externas, etc. Entre los cuellos de botella más comunes en cualquier proceso están las etapas de revisión porque la mayoría de las veces el número de personas que revisan los elementos de trabajo es menor que el número de personas que los envían y, a menudo, los revisores se encuentran saturados.

Aliviar los cuellos de botella en tu proceso es crucial para la creación de un flujo continuo. Si no puedes aliviarlos, al menos asegúrate de evitar que los existentes se obstruyan.

Una manera simple de hacerlo es limitar la cantidad de trabajo que tu equipo puede procesar simultáneamente. Con esto en mente, debes discutir el tema con tu equipo y acordar juntos los límites aceptables de Trabajo en Curso (WIP, por sus siglas en inglés) que los ayudará a alcanzar la máxima eficiencia.

Asegúrate de que entiendan cuán perjudicial puede ser el multitasking para su productividad y experimenten con diferentes límites hasta lograr un flujo continuo de tareas.

4. Establece un Pull

Después de haber creado un flujo de trabajo, debes establecer un sistema pull. La idea es simple: comienza un nuevo trabajo solo cuando haya demanda y tu equipo tenga capacidad disponible. Tu objetivo debe ser producir el valor que está siendo realmente necesitado por tu cliente y evitar la sobreproducción.

Para visualizarlo claramente, miremos cómo las asignaciones son procesadas en un sistema pull en comparación con el modelo push típico. En un sistema push, una tarea es creada y luego asignada a un desarrollador. Alguien, generalmente un manager o líder de equipo, toma las unidades de trabajo que deben realizarse y luego las asigna a los miembros del equipo. El trabajo simplemente se “empuja” a las personas que lo harán.

En un sistema pull, las tareas que deben procesarse se almacenan en cola (queue). Un desarrollador que se encuentre disponible irá a la cola y tomará el elemento cuya prioridad sea máxima y sobre el cual pueda trabajar. Las personas que están trabajando “jalan” las tareas y comienzan a procesarlas.

Como organización Lean, tu objetivo es entregar valor a tus clientes de la manera más eficiente. Una buena manera de garantizarlo es enfocándote en dos métricas claves para cada tarea:

• Tiempo de ciclo
• Tasa de transferencia efectiva (rendimiento o throughput)

El tiempo de ciclo de tus tareas es el tiempo en el que tu equipo trabaja activamente para completarlas, mientras que la tasa de transferencia efectiva es la cantidad de tareas que completas en un periodo de tiempo predefinido. Como líder que practica el Lean management, debes aspirar a tiempos de ciclo más cortos que den como resultado un mayor rendimiento de tu equipo.

5. Busca la Mejora Constante

Este principio Lean está estrechamente relacionado con el concepto de mejora continua, que es una parte integral del Lean management.

Tu objetivo es mejorar constantemente cada proceso en tu equipo al enfocarte en mejorar las actividades que generan más valor para tu cliente y al mismo tiempo eliminar la mayor cantidad posible de desperdicios.

La mejora continua se puede lograr con la ayuda de métodos como el ciclo de Deming o PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act), pero es más una mentalidad que debes inspirar en tu equipo. Con el fin de ayudar a tu equipo a lograr una mejora continua, debe considerar la forma en que los lideras. Si estás entre los managers tradicionales que prefieren tener el control de toda actividad de su equipo y micro-gestionar, inclusive la ejecución de pequeñas tareas, es posible que debas adoptar un cambio en tu estilo e implementar un modelo de liderazgo compartido.

La mejora continua puede brillar solamente si cada persona en tu equipo se hace cargo de sus tareas. Esto puede resultar bastante difícil si ni siquiera pueden manejar los problemas más pequeños por sí mismos. Confía más en su experiencia e incrementa su independencia de acuerdo con su desempeño. Por supuesto, esto no significa que debas dejar a tu equipo a la libre y hay muchas maneras de hacerlos responsables, como por ejemplo, implementando una “reunión de pie” diaria. Allí, cada persona explica lo que hizo durante el día anterior, qué piensa hacer hoy y si hay algún obstáculo en su camino.