¿Qué es la Mejora Continua?

En Lean, la mejora continua es como una religión. Aunque parece algo sencillo de lograr, los líderes y los equipos que no están familiarizados con las técnicas de mejora de procesos tienen dificultades para mantenerla.

Para implementar esta mentalidad debes entender muy bien qué es exactamente la mejora continua, qué principios debes seguir y conocer algunas de las mejores prácticas.

El Modelo de Mejora Continua

El término mejora continua puede ser muy abstracto si no se le ubica en un contexto específico. Explicado brevemente, es un esfuerzo de nunca acabar por lograr la perfección en todo lo que haces. En Lean management, la mejora continua también se conoce Kaizen.

Kaizen se originó en Japón poco después de la Segunda Guerra Mundial. Ganó gran popularidad en la industria de la manufactura y se convirtió en una de las bases que llevó a Toyota de ser un pequeño fabricante de automóviles a ser el mayor fabricante de automóviles del planeta. En el contexto de la metodología Lean, la mejora continua busca mejorar cada proceso de tu empresa al enfocarse en mejorar las actividades que generan el mayor valor para tu cliente mientras elimina la mayor cantidad posible de actividades de desperdicio.

Hay tres tipos de desperdicios en Lean:

• Muda - Los siete desperdicios
• Mura - El desperdicio de la desigualdad
• Muri - El desperdicio de la sobrecarga

Muda consiste en 7 desperdicios de procesos principales: transporte, inventario, movimiento, espera, sobreproducción, sobre-procesamiento, defectos.

Es casi imposible eliminarlos por completo, pero es crucial enfocarse en minimizar sus efectos negativos en tu trabajo para lograr una implementación exitosa de la mejora continua.

Mura es causado por irregularidades o inconsistencias en tu proceso. Es responsable de muchos de los 7 desperdicios de Muda. Mura impide la fluidez de tus tareas a través de tu proceso de trabajo y, por lo tanto, se interpone en tu camino para alcanzar un flujo continuo.

Muri es un problema importante para las empresas que aplican sistemas push. Cuando asignas mucho trabajo a tu equipo, estás colocando un estrés innecesario tanto en este como en el proceso.

Muri generalmente es el resultado de Mura y si deseas que la mejora continua se vuelva parte de tu cultura, debes concentrarte en eliminar estos desperdicios.

Adopción de la Mejora Continua – Herramientas y técnicas

El primer paso para aplicar la mejora continua en tu cultura de gestión es comprender la teoría que hay detrás. Con el fin de prepararte para la mejora continua, debes crear un entorno adecuado dentro de tu empresa.

En Lean management, existen tres enfoques principales para lograr la mejora continua:

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

El modelo Plan-Do-Check-Act es el enfoque más popular para lograr la mejora continua.

También conocido como el círculo de Deming (llamado así pues su fundador fue el ingeniero estadounidense William Edwards Deming), es un ciclo interminable que tiene como objetivo ayudarte a mejorar aún más en función de los resultados obtenidos.

Primero fue desarrollado para el aseguramiento de la calidad, pero con el tiempo se convirtió en un instrumento para lograr una mejora continua.

En la fase de planificación, debes establecer los objetivos y procesos necesarios para entregar resultados conformes al resultado esperado (el objetivo o las metas). Establecer expectativas es clave para lograr una mejora continua debido a que la precisión de los objetivos y su completud es una parte importante del proceso de mejora.Se recomienda comenzar a pequeña escala para que puedas testear los efectos de tu enfoque.

La segunda fase es "Do" ("Hacer"). Es simple ya que solo necesitas ejecutar lo que has establecido durante la etapa de planificación del proceso.

Una vez que hayas completado tus objetivos, debes revisar lo que has logrado y compararlo con lo que esperabas lograr. Reúne la mayor cantidad de datos posible y piensa en qué puedes mejorar en tu proceso para obtener mejores resultados la próxima vez.

Si el análisis muestra que has mejorado en comparación con tu proyecto anterior, entonces los estándares se actualizan y la próxima vez debes aspirar a un rendimiento aún mayor.

En caso de que hayas fallado en la mejora o que incluso hayas tenido peores resultados en comparación con el pasado, los estándares se mantendrán igual que cuando iniciaste tu último proyecto.

Análisis de Causa Raíz

El Análisis de Causa Raíz (RCA por sus siglas en inglés) es una técnica aplicada en Lean management que te permite alcanzar Kaizen al mostrarte las causas raíz de los problemas de tu proceso.

Es una práctica iterativa que profundiza en un problema mediante el análisis de su causa hasta llegar a la raíz de lo que está generando un efecto negativo. La causa puede considerase causa raíz únicamente si el efecto negativo final se previene para siempre una vez que esta es eliminada.

Para aplicar RCA en la mejora continua, debes realizar un análisis exhaustivo del problema.

Por ejemplo, supongamos que lideras un equipo de desarrollo de software. Cuando la última actualización de tu producto fue lanzada, tu equipo de soporte fue bombardeado con reportes de errores de los clientes.

Empiezas a buscar la causa raíz empezando desde la parte superior del problema.

Investigas cómo tu equipo de control de calidad permitió que esto sucediera y descubres que no pudieron ejecutar todas las pruebas de software necesarias.

Luego, buscas qué causó eso y te das cuenta que el equipo de desarrollo envió las funcionalidades que serían lanzadas a último momento.

Al investigar la causa de eso, descubres que los desarrolladores terminaron la mayoría de las funcionalidades justo antes de enviarlas a control de calidad.

Buscas la causa de eso y te das cuenta que tu equipo de desarrollo se tomó más tiempo para desarrollar las funcionalidades del que habías planeado inicialmente.

Investigando la razón detrás de eso, descubres que tu equipo fue ineficiente porque cada desarrollador trabajó en varias funcionalidades simultáneamente y, por lo tanto, en lugar de transferir las funcionalidades una por una a control de calidad, enviaron un lote que era demasiado grande para ser procesado en tan corto tiempo.

Al analizar por qué sucedió esto, te das cuenta que no has establecido ninguna regulación sobre la cantidad de trabajo que puede estar en proceso de forma simultánea y que no garantizaste la uniformidad de tu proceso.

Finalmente, en este punto llegas a la conclusión de que la causa raíz del problema que originó el “bug” es Mura (el desperdicio de la desigualdad).

Para lograr una mejora continua, te sugerimos que analices la causa raíz de cada problema y que experimentes con soluciones. A menudo, los problemas pueden resultar mucho más complejos de lo que piensas y el RCA requerirá de algunas iteraciones antes de lograr que el efecto negativo no se repita.

Si no estás seguro de cómo realizar un análisis de causa raíz te sugerimos examinar los 5 Porqués para determinar las causas raíz.

Aplicando Lean Kanban

Con la finalidad de mejorar tu proceso de forma continua, debes tener una visualización clara de lo que debe mejorarse.

Si no tienes claridad, podrás mejorar de vez en cuando, pero no podrás detectar los síntomas de un problema antes de que sea demasiado tarde.

Cuando Toyota buscaba una forma de hacer esto, desarrollaron Kanban como un sistema para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo en el proceso de producción.

Finalmente, Kanban fue adaptado para aplicarse en el trabajo del conocimiento y ayudó a miles de equipos a lograr una mejora continua. El método se basa en seis prácticas principales para minimizar los desperdicios en tu proceso:

• Visualiza tu flujo de trabajo
• Elimina interrupciones
• Gestiona el flujo
• Haz explícitas las políticas del proceso
• Crea bucles de retroalimentación
• Mejora colaborativamente

Para visualizar tu flujo de trabajo, el método se basa en pizarras en donde mapeas cada paso de tu proceso. El tablero está dividido por líneas verticales que forman columnas para las diferentes etapas.

Un tablero Kanban básico consta de tres columnas: Pendiente, En proceso, Hecho.

Cada tarea en la que tu equipo está trabajando se ubica en una tarjeta Kanban (originalmente en forma de una nota post-it) y debe pasar por todas las etapas de tu flujo de trabajo para que se considere completada o Hecha.

Los tableros Kanban te permiten controlar la uniformidad de tu proceso y pueden ser un gran aliado para minimizar Mura.

Además, te muestran la cantidad de trabajo que tiene cada persona en tu equipo y te puede ayudar a prevenir la sobrecarga (Muri) al facilitarte la delegación de tareas en función de la capacidad de tu equipo.

Por último, pero no menos importante, puedes monitorear el ritmo al que se procesa el trabajo y lograr una mejora continua de la eficiencia de tu flujo de trabajo.

Con el fin de eliminar las interrupciones, Kanban se basa en limitar el trabajo que puede estar en proceso de forma simultánea. El objetivo es eliminar el multitasking, que no es más que un cambio constante de contexto entre tareas que solo perjudica la productividad.

Con la ayuda de Kanban, puedes gestionar el flujo de trabajo en tu proceso. Para garantizar un proceso uniforme, debes ser consciente de dónde se atasca el trabajo y tomar acciones para aliviar los cuellos de botella en tu proceso. De esta manera, puedes experimentar con los diferentes pasos de tu flujo de trabajo y mejorar continuamente.

En Lean management, la mejora continua es una actividad grupal. Por lo tanto, debes asegurarte de que tu equipo entiende el objetivo común y por qué su parte del proceso es importante.

Al hacer explícitas las políticas del proceso, motivarás a los miembros de tu equipo a asumir más responsabilidad y adueñarse de su proceso.Para que ocurra un cambio positivo, debe haber un flujo constante de conocimiento entre tú y tu equipo. El tablero Kanban funciona como un bucle retroalimentación ya que muestra en cualquier momento quién está haciendo qué.

En combinación con la práctica ampliamente adoptada de tener reuniones de equipo diarias de pie, puedes mejorar continuamente el intercambio de información entre las personas. 

Otras técnicas que forman parte del arsenal de mejora continua son la caminata Gemba y el reporte A3. El reporte A3 es un enfoque estructurado que te ayuda a lidiar con asuntos de resolución de problemas, mientras que la caminata Gemba te alienta a ir y ver dónde está sucediendo el trabajo real. Ambos son extremadamente útiles y pueden ayudarte a descubrir partes problemáticas dentro de tu flujo de trabajo.

Conclusión

Kaizen es una búsqueda interminable de la perfección, pero comenzarás a sentir los beneficios de la mejora continua en tu empresa cuando todo tu equipo se lo tome muy a pecho.

Kanban y las otras herramientas de mejora continua pueden ayudarte mucho con eso ya que tu equipo obtendrá amplio conocimiento sobre la mejora de procesos y la gestión del flujo de trabajo. Como resultado, cada miembro del equipo obtendrá un mejor entendimiento sobre cómo funciona tu proceso y cómo se puede mejorar.