¿Qué es Gemba?

La locura hace lo mismo una y otra vez y espera resultados diferentes. Desde esa perspectiva, la mayoría de los managers contemporáneos parecen estar locos.

¿Por qué? Porque no puedes esperar resultados diferentes en tu equipo con simplemente estar sentado en una esquina de tu oficina, asistiendo únicamente a las reuniones de KPI. En cambio, necesitas ver donde está sucediendo el verdadero trabajo. Debes hacer caminatas Gemba.

La caminata Gemba es una parte esencial de la filosofía de Lean management. Su propósito inicial es permitir que los managers y líderes observen el verdadero proceso de trabajo, interactúen con los empleados, adquieran conocimiento sobre el proceso de trabajo y exploren oportunidades para la mejora continua.

Exploremos la caminata Gemba en detalle.

¿Qué es realmente una caminata Gemba?

El término "gemba" proviene del japonés y significa "el verdadero lugar". En la gestión Lean, "gemba" es el lugar más importante para un equipo, puesto que es el lugar donde realmente sucede el trabajo.

Es simple, para las bandas de rock, "gemba" es el estudio de grabación. Para los equipos de Fórmula 1, "gemba" está donde sea que el auto esté. Para los fabricantes es el piso de la fábrica, etc. En otras palabras, es donde verdaderamente sucede el trabajo, es en donde puedes observarlo y analizarlo.

La caminata Gemba es un concepto desarrollado por Taiichi Ohno, quien a menudo es considerado el padre de la producción Justo a Tiempo.

Al desarrollar tal concepto, Ohno ofrece una oportunidad real para que los ejecutivos dejen su rutina diaria, observen dónde verdaderamente sucede el trabajo y construyan relaciones con los trabajadores basadas en la confianza mutua.

Dentro de esta herramienta de manufactura Lean hay 3 elementos importantes:

1. Ve y mira. La idea principal de la caminata Gemba es que los managers y líderes de todos los niveles realicen caminatas regulares en el taller y se involucren en la búsqueda de actividades de desperdicio.

2. Pregunta por qué. El objetivo principal de una caminata Gemba es explorar a detalle el flujo de valor y localizar sus partes problemáticas a través de una comunicación activa. El buen líder siempre está dispuesto a escuchar en lugar de hablar. Aquí es donde puedes usar diferentes técnicas, como los 5 Porqués, para identificar partes problemáticas del proceso.

3. Respeta a la gente. Ten en cuenta que una caminata Gemba no es una "caminata de jefe". Justamente lo que no quieres hacer es señalar y culpar a la gente. No estás allí para juzgar y revisar los resultados. Estás allí para colaborar con el equipo y juntos encontrar problemas. Trata de enfocarte en encontrar los puntos débiles del proceso y no los de las personas.

7 Pasos a Seguir Cuando Haces una Caminata Gemba

Antes de llegar al taller debes hacer un plan y seguir los pasos. El plan dependerá de tus metas y objetivos.

Algunas veces puede no estar estructurado, por ejemplo, si eres nuevo en la organización, mientras que en otros casos tu plan será mucho más preciso ya que estarás más familiarizado con los detalles. De cualquier modo, prepárate para la caminata Gemba. De lo contrario, esta será ineficiente.

Ahora, definamos algunos pasos básicos.

1. Elige un tema

Debes elegir un tema cuando vayas a Gemba. Esto te ayudará a concentrar todos tus esfuerzos y a ser efectivo. Hay diversos temas que podrías querer explorar, tales como: productividad, rentabilidad, seguridad, etc. Con el fin de ser lo más preciso posible, también deberás preparar una lista de preguntas.

2. Prepara a tu equipo

El equipo que será observado deberá estar preparado para lo que va a suceder. Todos los miembros del equipo deben tener un entendimiento claro de que la caminata Gemba es un proceso común cuyo destino final es la mejora continua. De esta manera, los trabajadores se sentirán mucho más cómodos y dispuestos a colaborar.

3. Enfócate en el proceso, no en las personas

Debes recordar que una caminata Gemba no es el momento adecuado para evaluar el desempeño de tu equipo. El objetivo principal es observar, comprender y mejorar el proceso. Si te enfocas en las habilidades personales de las personas, encontrarás resistencia.

4. Mantente donde está el flujo de valor

Seguir la cadena de valor te dará las mejores oportunidades para identificar áreas con un alto potencial de actividades de desperdicio. Eliminar estas actividades te ayudará a mejorar el rendimiento general.

5. Registra tus observaciones

No hagas sugerencias durante la caminata. Escribe todo aquello que llame tu atención o incluso grábalo con tu teléfono. En algunos casos es probable que estés tentado a ofrecer una solución de inmediato, pero eso no sería lo correcto. Deja el análisis para más tarde. Serás mucho más preciso una vez que tengas todos los datos disponibles. Además, una visión general te puede dar oportunidades para utilizar herramientas de resolución de problemas efectivas como por ejemplo el ciclo PDCA. Esto es mucho mejor que una simple corazonada.

6. Un par de ojos extra

Puede ser una buena idea invitar a un colega de otro departamento. Alguien con tareas diarias totalmente distintas. Las personas menos familiarizadas con los procesos tienen por lo general un nuevo punto de vista y hacen preguntas que quizás tú nunca harías.

7. Segumiento

Aun cuando no encuentres nada significativo durante tu caminata Gemba, debes compartir con el equipo lo que has aprendido o visto. De lo contrario, el equipo solo tendrá la sensación de ser observado. Si vas a tomar medidas después de la caminata, informa al equipo sobre los próximos cambios y explica por qué son necesarios.

Lista de Verificación de la Caminata Gemba

Cada vez que haces una caminata Gemba debes preparar una lista de verificación por adelantado. Esta lista te ayudará a enfocar y dirigir tus esfuerzos.

La lista de verificación debe tener preguntas que te ayudarán a comprender mejor el proceso que vas a observar. Tus preguntas pueden variar en función de la temática de tu caminata Gemba.

Aquí hay algunas preguntas básicas dentro de la lista de verificación de la caminata Gemba:

Estas preguntas variarán al explorar diferentes áreas, como por ejemplo: resolución de problemas, innovación, recursos, herramientas, etc. Así que antes de realizar la caminata Gemba, prepara detalladamente tu lista de verificación en función del área que deseas investigar.

Caminata Post-Gemba

Antes de tomar cualquier acción basada en las observaciones de tu caminata Gemba, necesitarás algo de tiempo para organizar tus pensamientos y notas.

La retroalimentación es importante, pero una retroalimentación temprana puede ser devastadora. Es por ello que debes sentarte con el equipo líder y analizar cuidadosamente la situación.

Incluso puedes invitar a algunos de los trabajadores que has observado. Por ejemplo, aquellos que te dieron la información más valiosa.

Utiliza toda la información que recopilaste como parte de tu proceso de mejora continua, también conocido como el círculo Gemba Kaizen. Este consiste en una reunión que se realiza después de cada caminata Gemba que puede incluir algunos participantes de diferentes departamentos.

El objetivo principal es tener tantos puntos de vista diferentes como sea posible para tomar la mejor decisión. Una decisión que realmente traiga mejoras.

Es importante recorrer el taller y recopilar información valiosa sobre lo que deba mejorarse. Sin embargo, lo que más importa es volver a donde comenzaste.

Una caminata post-Gemba cierra el círculo y muestra respeto a las personas que han sido observadas. Esto hará que sea mucho más fácil liderar una caminata Gemba exitosa en el futuro.