7 Desperdicios de Lean: Cómo Optimizar los Recursos

Eliminar las actividades innecesarias es uno de los prerrequisitos más importantes para construir una empresa exitosa. Este concepto es una parte integral del pensamiento Lean y te ayuda a aumentar la rentabilidad.

La idea de eliminar el desperdicio se origina en el Sistema de Producción de Toyota. Taiichi Ohno, considerado uno de los padres fundadores de la fabricación lean, dedicó su carrera a establecer procesos de trabajo sólidos y eficientes.

Durante su viaje, Ohno describió tres obstáculos principales que pueden influir negativamente en los procesos de trabajo de una empresa: Muda (actividades de desperdicio), Muri (sobrecarga) y Mura (desigualdad).

Basado en sus observaciones y análisis profundo, Ohno categorizó los 7 tipos de desperdicios (7 Mudas), que luego se convirtieron en una práctica popular para la reducción de costos y optimización de recursos.

¿Qué es Muda/Desperdicio en el Lean management?

En Lean, el desperdicio es cualquier actividad que consume recursos pero no agrega valor al cliente final. 

En realidad, las actividades que realmente crean valor para los clientes son únicamente una pequeña parte de todo el proceso de trabajo. Es por esto que las empresas deberían enfocarse en reducir al máximo las actividades de desperdicio. Al hacerlo, pueden identificar oportunidades significativas para mejorar su rendimiento global.

No te equivoques. No todas las actividades de desperdicio pueden eliminarse de tu proceso de trabajo. Algunas de ellas son necesarias.

Por ejemplo, testear un software no es una actividad que tus clientes estén dispuestos a pagar. Sin embargo, si no lo haces es posible que entregues un producto de baja calidad que tendrá un impacto negativo en tu desempeño económico. Por lo tanto, hay dos tipos principales de desechos: 
Desperdicio necesario – no agrega valor, pero es necesario para que las cosas se hagan con calidad. Dichas actividades pueden ser pruebas, planificación, informes, etc. 

Desperdicio puro – no agrega valor y es innecesario. Todo lo que no aporta valor y puede ser removido del proceso inmediatamente. Cualquier forma de espera puede describirse como un desperdicio puro.

Después de haber explicado qué es el desperdicio en Lean, exploremos en detalle los siete desperdicios.

Los 7 Desperdicios en Lean

Eliminar las actividades de desperdicio es crucial para el éxito de tu empresa. Estas pueden reducir la rentabilidad, aumentar los costos del cliente, disminuir la calidad e incluso la satisfacción de los empleados. Es por ello que debes identificar las actividades que no agregan valor e intentar mejorar el proceso en donde aparecen o, en última instancia, eliminarlas.

La teoría Lean describe 7 áreas principales donde puedes identificar actividades Muda, mejor conocidas como los siete desperdicios de Lean.

1. Transporte

Este tipo de desperdicio es cuando mueves recursos (materiales) y ese movimiento no agrega valor al producto. El excesivo movimiento de materiales puede ser costoso para tu negocio y causar daños a la calidad. A menudo, el transporte puede obligarte a pagar adicionalmente por tiempo, espacio y maquinaria.

2. Inventario

El inventario excesivo es a menudo el resultado de tener inventarios "por si acaso". En tales casos, las empresas se abarrotan para satisfacer una demanda inesperada, protegerse contra demoras en la producción, baja calidad u otros problemas. Sin embargo, estos inventarios excesivos a menudo no satisfacen las necesidades del cliente y no agregan valor. Simplemente aumentan los costos de almacenamiento y depreciación.

3. Movimiento

Este tipo de desperdicio incluye movimientos de empleados (o maquinaria) que son complicados e innecesarios. Estos pueden causar lesiones, alargar tiempos de producción y más. En otras palabras, haz lo que sea necesario para organizar un proceso en donde los trabajadores deban hacer lo menos posible para terminar su trabajo.

4. Espera

Este es probablemente el desperdicio más fácil de reconocer. Mientras los bienes o tareas no se muevan, se produce el desperdicio de la espera. Es fácilmente identificable porque el tiempo perdido es la cosa más obvia que puedes detectar. Por ejemplo, bienes que esperan a ser entregados, equipos esperando a ser reparados o un documento que espera la aprobación de los ejecutivos.

5. Sobreproducción

Rando que el desperdicio es algo por lo que el cliente no está dispuesto a pagar, es fácil darse cuenta por qué la sobreproducción es Muda. Producir más significa que has excedido la demanda del cliente, lo que genera costos adicionales. En realidad, la sobreproducción provoca que aparezcan los otros 6 desperdicios. La razón es que el exceso de productos o tareas requieren transporte adicional, movimiento excesivo, mayor tiempo de espera, etc. Además, si un defecto aparece ocasionalmente durante la sobreproducción, significa que tu equipo necesitará re-trabajar más unidades.

6. Sobre-procesamiento

Este tipo de desperdicio generalmente se refleja en el trabajo que no aporta valor adicional o aporta más valor del requerido. Esto puede ser agregar funciones adicionales a un producto determinado que nadie va a usar, pero que aumentan los costos de tu negocio. Por ejemplo, si un fabricante de vehículos decide colocar una pantalla de TV en la cajuela trasera de un vehículo, probablemente nadie lo usará o nadie encontrará valor en él. Más aún, costará recursos y aumentará el precio final del producto por algo que los clientes no están dispuestos a pagar.

7. Defectos

Los defectos pueden causar re-trabajo o, peor aún, pueden provocar chatarra. Por lo general, el trabajo defectuoso debería regresar a la producción, y esto cuesta tiempo valioso. Además, en algunos casos se requiere un área de re-trabajado adicional que viene con la necesidad de mano de obra y herramientas adicionales.Como puedes ver, los 7 tipos de desperdicios son tóxicos para tu negocio. Sin embargo, puedes verlos más como una oportunidad para mejorar los procesos de trabajo y, lo más importante, optimizar los recursos. Para empresas distintas, las 7 formas de desperdicios pueden tener aspectos diferentes. Entonces, exploremos algunos ejemplos de los siete Mudas en la vida real.

Los 7 Tipos de Desperdicios en Diferentes Entornos

La identificación de actividades de desperdicio es algo que debe comenzar desde la parte superior de la empresa. Por lo general, la administración de alto nivel tiene una visión general de todos los procesos. En esta línea de pensamiento, podemos decir que gestionan un portafolio de diversas actividades, áreas funcionales y proyectos, y es su obligación mejorar los procesos y difundir una cultura de mejora continua.

Sin embargo, las actividades de desperdicio pueden variar de empresa a empresa. En los siguientes ejemplos, podrás ver cómo los tipos de desperdicios pueden variar en función de distintas áreas funcionales.

7 Desperdicios en Fabricación

• Transporte - en la producción esto puede significar mover piezas y materiales de un lugar a otro
• Inventario - productos o partes no entregadas. Sobreabastecimiento de equipos que podrían necesitarse en algún momento en el futuro
• Movimiento - movimiento innecesario de empleados o maquinaria
• Espera - esperar a que se entreguen los productos
• Sobreproducción - muchos artículos producidos "por si acaso"
• Sobre-procesamiento - pasar mucho tiempo en una tarea determinada. Agregar una funcionalidad que no aporta valor
• Defectos - partes rotas o defectuosas que necesitan ser re-trabajadas

7 Desperdicios en el Desarrollo de Software

• Transporte - cambiar de tarea con mucha frecuencia, innumerables interrupciones de colegas
• Inventario-  código o funcionalidades no entregadas
• Movimiento - reuniones innecesarias o esfuerzo adicional para encontrar información
• Espera - esperar a que se completen las pruebas, la revisión del código, etc.
• Sobreproducción - producción de funcionalidades que nadie usará
• Sobre-procesamiento - complejos e innecesarios algoritmos que resuelven problemas simples
• Defectos - bugs

7 Desperdicios en Marketing

• Transporte - cambio de tareas, interrupciones, embudo de marketing innecesariamente largo
• Inventario - campañas de marketing completamente listas que no se lanzan. Herramientas con licencia que nadie usa
• Movimiento - reuniones innecesarias, esfuerzo adicional para encontrar información, asistir a eventos sin una agenda clara
• Espera - esperar la aprobación de la alta gerencia
• Sobreproducción - realizar muchas actividades de marketing diferentes sin tener una visión y una estrategia claras
• Sobre-procesamiento - generar innumerables informes de marketing de forma manual, pudiendo ser automatizados
• Defectos - comunicación de marca incorrecta, materiales mercadeados de forma incorrecta

7 Desperdicios en la Gestión de Proyectos

• Transporte - cambio de tareas, interrupciones, embudo de mercadeo innecesariamente largo
• Inventario - herramientas compradas en línea que raramente se usan, suministros de oficina que exceden las necesidades
• Movimiento - espacios de trabajo mal estructurados y falta de vías organizacionales, demasiadas reuniones, esfuerzo adicional para encontrar información, etc.
• Espera - esperar la aprobación de la alta gerencia
• Sobreproducción - llenar una gran cantidad de documentos innecesarios
• Sobre-procesamiento - múltiples niveles de aprobación para tareas pequeñas
• Defectos - recopilación incorrecta de datos

Esta es una lista interminable y los 7 desperdicios de Lean serán diferentes de empresa a empresa. Incluso, en algunas teorías, puedes encontrar más tipos de Muda agregados a los siete iniciales. El aspecto importante es comenzar a explorar todos los procesos en tu empresa y tratar de encontrar la mayor cantidad posible de actividades de desperdicio. Luego, haz todo lo posible para eliminar todo lo que pueda ralentizar el tiempo de tu ciclo, dañar la calidad, costar recursos adicionales o disminuir la rentabilidad.

Herramientas que Puedes Usar para Atacar los Siete Desperdicios

Hay diferentes herramientas en Lean que puedes utilizar para identificar y eliminar actividades de desperdicio. Estas te guiarán a través del proceso de trabajo que deseas examinar y te mostrarán los puntos débiles.Probablemente, la herramienta más adecuada para identificar Muda es Gemba. Es una técnica que te da la oportunidad de ir a ver en dónde sucede el trabajo realmente. De esta manera puedes observar diferentes procesos en acción y ver dónde aparecen las actividades de desperdicio

Otras herramientas que puedes utilizar son los 5 porqués y el informe A3. Inicialmente, ambas herramientas se utilizan para el análisis de la causa raíz y la resolución de problemas. Sin embargo, son más que útiles cuando necesitas detectar desperdicios. La primera es un simple método que incluye una secuencia de preguntas de "por qué", mientras que la segunda es un proceso un poco más complicado que fomenta el intercambio de conocimientos entre organizaciones. Ambos te ayudarán a examinar cualquier proceso grande o pequeño y a encontrar dónde se pueden eliminar o reducir los desperdicios.