¿Qué es un Sistema Pull?

Imagínate, estás de camino a una estación de metro e intentas pasar la barra de acceso y notas que tu tarjeta de viaje está vacía. ¿Qué haces?

Claro, irás a la máquina expendedora de boletos y cargarás la tarjeta. Al hacerlo, ya eres parte de un sistema pull basado en una determinada señal.

En otras palabras, un sistema pull te permite consumir únicamente cuando tienes una demanda, en el momento adecuado.

Además de tu viaje al metro, exploremos más sobre los sistemas pull y su aplicación.

¿Qué es un Sistema Pull?

Un sistema pull es una técnica Lean para reducir el desperdicio de cualquier proceso de producción. La aplicación de un sistema pull te permite comenzar un nuevo trabajo solo cuando hay una demanda de los clientes. Esto te brinda la oportunidad de reducir y optimizar los costos de almacenamiento.

¿Por qué “Jalar” es mejor que “Empujar”?

Los sistemas pull (“jalar”) forman parte de los principios de manufactura Lean, nacidos a finales de la década de los 40s. Un sistema Lean de pull tiene el propósito de crear un flujo de trabajo y el trabajo se “jala” solo si existe una demanda.

Esencialmente, el propósito de implementar un sistema pull es construir productos basándose en la demanda real y no en pronósticos. Al hacerlo, tu empresa se puede enfocar en eliminar las actividades de desperdicio del proceso de producción. Como resultado, podrás optimizar tus recursos y reducir la probabilidad de exceso de stock.

Además, aplicar un sistema pull te permitirá entregar el trabajo justo a tiempo.

"Justo-a-tiempo" es un modelo de producción en donde los entregables se producen para satisfacer las demandas reales y evitar el exceso de stock y las estrategias de “empuje”.

Cuando se aplica una estrategia Push o de “empuje”, la producción de una empresa se basa en una demanda anticipada, que puede no corresponder con la demanda real. Tal desequilibrio puede crear brechas financieras inesperadas.

En el trabajo del conocimiento, el concepto de "justo-a-tiempo" se puede aplicar de la misma manera que en la manufactura – una tarea de trabajo estará en proceso solamente si hay una demanda para esta.

Esto es lo opuesto al "Por si Acaso", en donde las compañías de alguna manera intentan resguardarse mediante la sobreproducción en caso de que haya mayores demandas en el futuro.

Apple es uno de los ejemplos más brillantes de cómo un sistema pull puede ser éxitoso. ¿Alguna vez has visto las largas filas de espera en las tiendas Apple durante el último lanzamiento del iPhone?

Apple siempre crea expectativa en torno a sus nuevos productos y los consumidores siempre están listos para comprar – quieren sacar el producto de las tiendas.

Apple no tiene exceso de stock en sus tiendas o en las tiendas de sus socios minoristas. Esperan a ver si hay una demanda y si esta aumenta, entonces producen más. De esta manera, la empresa optimiza sus recursos y logra una alta eficiencia de costos.

¿Cómo Gestionar un Sistema Pull?

Hoy en día, el concepto de sistema pull se encuentra ampliamente en varias industrias. Los profesionales lo utilizan no solo en la manufactura sino que también en el desarrollo de software, atención al cliente y otros.

En el contexto de la gestión del flujo de trabajo, un sistema pull permite a los trabajadores jalar su próxima tarea solo si tienen la capacidad de comenzar a trabajar en ella. Esto puede ayudarte a priorizar mejor las tareas y evitar que los equipos se sobrecarguen. Al hacerlo, tu equipo puede enfocarse en ejecutar, justo a tiempo, el trabajo más importante.

Para mayores niveles de productividad y eficiencia en el flujo de trabajo a través del uso de un sistema pull, debes:

Aplicar señales pull

En primer lugar, debes establecer señales pull. La mejor forma de hacerlo es creando un flujo de trabajo visual, donde toda la información valiosa pueda ser registrada y rastreada. Este primer paso te ayudará a tener una visión general de tu proceso de trabajo y captar todas las señales importantes.

Controlar el sistema

Después de crear un sistema pull visual, debes saber cómo controlarlo. Una de las formas más comunes de gestionar efectivamente tu sistema pull es limitando el trabajo en proceso (WIP por sus siglas en ingles). Esta es una de las prácticas principales del método Kanban, el cual es un sistema pull ampliamente utilizado.Por ejemplo, en un tablero Kanban, tu flujo de trabajo se divide en diferentes etapas, como Listo para comenzar, En proceso, En espera de revisión, Listo para entregar, etc. Al limitar el trabajo que puede estar en proceso en cada etapa, serás capaz de crear un flujo de trabajo fluido e identificar partes problemáticas en este.

Lo anterior podría hacerte pensar que tu equipo no utilizará toda su capacidad al crear un modelo de mono-tarea. Contrario a la creencia común de que debemos realizar múltiples tareas para terminar más trabajo, limitar tu WIP permitirá que los miembros de tu equipo se enfoquen en tareas individuales hasta su finalización.

Al estar enfocado, tu equipo podrá alcanzar la excelencia a través del flujo y entregar trabajo mucho más rápido.

Sin embargo, limitar el trabajo en proceso no será suficiente para crear un sistema pull sostenible. También deberás limitar el tiempo de permanencia de una tarea en tu sistema.

Este límite puede variar según el tamaño de la tarea y servirá como un requisito. Si olvidas hacerlo, algunas tareas pueden permanecer mucho tiempo en proceso y reducir la eficiencia del flujo.

Ventajas de usar un sistema pull

A diferencia de los sistemas push, que obligan a los miembros del equipo a trabajar en múltiples tareas, un sistema pull les permite concentrarse en una sola tarea de trabajo a la vez. Este enfoque le permite a una unidad de trabajo:

• Adaptarse rápidamente a los cambios que puedan ocurrir en el proceso de trabajo.
• Escalar la capacidad óptima del equipo
• Entregar partes del trabajo mucho más rápido
• Reducir el desperdicio de recursos
• Aumentar la productividad
• Mejorar la eficiencia del flujo

Los sistemas pull te permiten recopilar datos históricos sobre tu flujo de trabajo y el tiempo promedio del ciclo de las tareas.Utilizar estos datos en combinación con diferentes técnicas de pronóstico, como la simulación de Monte Carlo, te dará un pronóstico probable de cuánto trabajo puede procesarse en un período de tiempo predefinido.