Las métricas en la gestión de proyectos Agile son uno de los aspectos más importantes que transformaron la forma en la que los equipos de trabajo del conocimiento miden sus proyectos. Estas representan indicadores de desempeño relacionados con los resultados, que permiten a los equipos reflexionar sobre lo que ocurrió en sus procesos y tomar decisiones basadas en datos para futuras acciones.
Para iniciar nuestra discusión sobre las métricas de proyecto Agile, veamos primero cómo se diferencian de las tradicionales.
KPIs Tradicionales vs Agile
La principal diferencia entre las métricas de desempeño tradicionales y las Agile, es que las primeras se centran en la producción mientras que las segundas se centran en los resultados. Muchos KPIs de gestión de proyectos tradicionales pueden llevar a los equipos a tomar acciones incorrectas en todos los niveles de la gestión de proyectos.
Por ejemplo:
- La calidad se mide por el número de requisitos documentados, en lugar de colaborar con los clientes para determinar si están satisfechos con los resultados.
- La productividad y el progreso se miden únicamente rastreando horas planificadas vs programación, sin tomar en cuenta las capacidades reales del equipo.
- El rendimiento se mide por la rapidez de entrega, aún si lo que se entrega es incorrecto.
Cuando se habla de la alta volatilidad del trabajo de conocimiento, medir métricas de la forma tradicional no ayudará a los equipos a terminar los proyectos más rápido, sino que amplifica la presión. Por eso, con la amplia adopción de la gestión de proyectos Agile, han surgido nuevas métricas. Su función es ayudarte a analizar y comprender mejor tu flujo de trabajo, descubrir fallos y mejorar para que tu equipo pueda enfocarse en satisfacer a los clientes a través de una entrega continua de producto de valor (proyecto).
6 métricas agile para impulsar la gestión de proyectos
1. Tiempo de entrega y tiempo de ciclo
Dos de las métricas de proyecto Agile esenciales que tienen sus inicios en el mundo de gestión Lean son el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo. Ambas muestran cuánto tardan los elementos de trabajo en un proceso dado. Sin embargo, hay una clara diferencia entre ambas.
El tiempo de entrega te muestra el tiempo total (incluyendo el tiempo de espera) que un elemento de trabajo se toma en todo el proceso, desde el momento en que se solicita hasta el momento cuando se entrega. Para ejemplificar esta métrica Agile, supongamos que un cliente te ha solicitado un servicio o el desarrollo de una herramienta. Desde el momento en que te comprometes a entregar dicho servicio/herramienta, el tiempo de entrega comienza a acumularse, aún cuando no has iniciado el trabajo. Una forma simple de ver el tiempo de entrega es como “la línea de tiempo del cliente”.
En Agile, el tiempo de ciclo comienza a acumularse una vez que empiezas a trabajar en el elemento solicitado. En otras palabras, con el tiempo de ciclo, puedes medir cuántas horas/días fueron empleados por alguien de manera activa para completar una tarea. Esto te permite rastrear la duración de todos los elementos de trabajo en un proyecto y eventualmente usar este rastreo como una entrada para hacer mejores pronósticos acerca de la finalización de un proyecto. En comparación al tiempo de entrega, puedes ver el tiempo de ciclo como la “línea de tiempo del equipo”.
Rastrear estas métricas de proyecto Agile es fácil con la ayuda de un tablero Kanban. Puedes visualizar cuándo un elemento de trabajo está destinado a ser ejecutado y cuándo realmente se inicia el trabajo. Esto ocurre por lo general con las columnas “Listo para iniciar” / “Solicitado” y “En progreso” / “Trabajando”, como se muestra en la imagen inferior.
2. Rendimiento
En Agile, el rendimiento (o throughput en inglés) mide el número promedio de elementos de trabajo procesados por unidad de tiempo. En un sistema Kanban, por ejemplo, conforme el trabajo es visualizado en tarjetas, el rendimiento se mide con base en cuántas tarjetas Kanban se terminaron en un periodo dado (semana, mes, etc.).
Debemos mencionar que muchos equipos creen que en Agile el rendimiento es simplemente otra palabra para productividad. Si bien son cercanas, el rendimiento mide cuántos elementos de trabajo pueden completar los equipos en un intervalo especifico de tiempo, mientras que la productividad se refiere más a qué tan eficientes son.
En general, el rendimiento es una de las métricas más importantes de Agile. Esta te brinda detalles reales acerca de las capacidades de tu equipo, y así puedes planificar mejor cuánto trabajo eres capaz de entregar en un determinado período. Combinar el rendimiento promedio y el tiempo de ciclo puede ser el arma secreta para cualquier equipo que busque mejorar la predictibilidad de la entrega de su proyecto.
Para medir el rendimiento de tu equipo semana tras semana, puedes utilizar el Diagrama de Rendimiento. Aquí, puedes ver cuántos elementos de trabajo pueden completar los equipos, analizar su rendimiento promedio, y utilizarlo como una entrada en actividades de planificación futuras.
3. Trabajo en progreso (WIP por sus siglas en inglés)
El trabajo en progreso es otra de las métricas Agile más importantes. Es bastante sencilla ya que simplemente muestra cuántos elementos de trabajo tienes actualmente “en progreso” en tu proceso de trabajo.
El WIP es un KPI de Agile fundamental, este representa costes hundidos ya que muestra cuánto trabajo se inició, pero aún no se terminó. Esto también da como resultado el multitasking, lo cual afecta el rendimiento del equipo.
Es por ello que los equipos en Agile buscan limitar su trabajo en progreso, puesto que asegura que cualquier trabajo que se haya iniciado será terminado lo antes posible, y así, el rendimiento del equipo aumentará. Limitar el trabajo en progreso tiene un efecto positivo en el tiempo de ciclo ya que lo reduce.
La mejor herramienta para visualizar el WIP es el tablero Kanban. Allí, puedes también establecer límites correspondientes a tus etapas de trabajo para asegurarte que solo una cantidad determinada de tareas puedan permanecer en cada columna Kanban.
Hacer esto te permite enfocar tu atención en las tareas más críticas y asegurarte de liberar valor al mercado con mayor frecuencia.
4. La edad del elemento de trabajo
La edad del elemento de trabajo (edad del trabajo en progreso) es la cantidad de tiempo que pasó entre el inicio de una tarea y el tiempo actual de la tarea. Esta métrica de proyecto Agile es un indicador relevante únicamente para elementos de trabajo sin terminar. Este complementa el tiempo de ciclo, que es una métrica apropiada para elementos de trabajo terminados.
La edad del elemento de trabajo tiene dos usos principales – primero, indica cómo están avanzando tus tareas actuales, y segundo, te da una idea clara de cuál fue tu desempeño en contextos similares en el pasado.
Medir la edad del trabajo en progreso es crucial en un entorno de trabajo de conocimiento porque puedes ver cómo avanzan tus tareas a través del flujo de trabajo. Esto te muestra en qué etapas del proceso suelen residir las tareas por más tiempo y en cuánto tiempo, en promedio, se espera que envejezca cualquier elemento de trabajo emergente.
Combinar esta información con datos de tiempo de ciclo te permite tomar decisiones en base a datos, para así optimizar tu flujo de trabajo y cumplir mejor con las expectativas de entrega de tu cliente.
Para visualizar toda esa información, puedes utilizar una poderosa herramienta de medición llamada el diagrama de edad del trabajo en progreso.
5. Eficiencia de flujo
Otra de las muy importantes métricas de proyectos Agile es la eficiencia de flujo. Esta te muestra qué tan eficientemente puedes procesar el trabajo de principio a fin. Para calcularla, debes dividir el tiempo de valor agregado por el tiempo de entrega total, incluyendo las etapas donde no se realizó trabajo.
Esta métrica trabaja perfectamente en un sistema Kanban donde puedes visualizar tanto las etapas activas como las no activas de tu proceso. En Businessmap, por ejemplo, marcamos las etapas no activas como “colas” en nuestros tableros Kanban, lo cual significa que el trabajo se queda allí y espera a que alguien lo tome.
Con la ayuda del diagrama de eficiencia de flujo, nuestro equipo ingresa las etapas activas y en cola para monitorear qué tan eficientemente pueden procesar trabajo de manera regular. Esto te ayuda a detectar problemas con prontitud y resolverlos lo antes posible.
6. Tiempo de bloqueo
En un entorno Agile, como todo es visible, el trabajo que no puede avanzar por alguna razón debe ser visible también. En un sistema Kanban, por ejemplo, estos elementos se marcan con una etiqueta de “bloqueado”.
Una tarjeta bloqueada normalmente significa que una tarea está esperando a una dependencia externa o que alguna otra razón importante impide que el miembro del equipo asignado continúe con el trabajo.
Una tarjeta bloqueada en el tablero Kanban indica a todos los miembros del equipo que dicho elemento de trabajo requiere de atención inmediata para resolver el bloqueo. Por lo tanto, rastrear el tiempo de bloqueo es una métrica Agile importante.
Para medir el tiempo de bloqueo, en Businessmap utilizamos el gráfico de Agrupación de Bloqueadores. En este podemos ver cuánto tiempo permanecieron bloqueados dichos elementos, en qué etapas, y la razón de dichos bloqueos. Monitorear este gráfico regularmente nos permite analizar dependencias, ver si alguna tarjeta permanece bloqueada por mucho tiempo, y progresivamente optimizar nuestros procesos.
Diagrama de flujo acumulado (Bonus)
El diagrama de flujo acumulado (CFD por sus siglas en inglés) no es una métrica. Sin embargo, es una de las mejores herramientas agile para medir:
- Tiempo de entrega y tiempo de ciclo
- Rendimiento
- Trabajo en progreso
Estas son todas métricas agile, que ya discutimos previamente.
El CFD es una representación gráfica de tu flujo WIP en un sistema Kanban. Con la ayuda de este diagrama, puedes comprender el estado de tu trabajo en progreso y analizar la estabilidad de tu flujo de trabajo – la tasa de entrada y salida de tus elementos de trabajo. Lo que verás en un CFD son bloques de colores que representan las etapas del trabajo de tu tablero, y el ancho de dichos bloques representa el número de tarjetas en este.
El diagrama de flujo acumulado brinda señales visuales claras sobre donde se podrían estar formando cuellos de botella. Con una descripción de este tipo, puedes luego investigar por qué se formaron y cómo puedes mejorar el flujo de trabajo.
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En resumen
Las métricas agile te ayudarán a analizar y entender tu flujo de trabajo, descubrir fallas y mejorar para que tu equipo pueda enfocarse en:
- Satisfacer a los clientes.
- Entregar continuamente productos de valor (proyectos).
- Eliminar actividades sin valor agregado.
