Trabajo en Curso Envejecido en la Gestión de Proyectos Lean

La aplicación del método Kanban a tu proceso de trabajo es una forma efectiva de aumentar la eficiencia y mejorar la productividad dentro de los equipos.

Sin embargo, al principio, como gerente, es posible que tengas dificultades para determinar qué métricas monitorizar y cómo extraer datos para demostrar que el rendimiento realmente está mejorando. Una de las primeras cosas que necesita para comenzar a monitorear es el envejecimiento de su trabajo en curso (WIP) en el tablero Kanban.

Trabajo en Curso en la Gestión Lean

Limitar el trabajo en curso es crucial para implementar la gestión Lean. Como el objetivo de este último es minimizar el desperdicio y aumentar la eficiencia, el método Kanban es una manera perfecta de aplicar los principios Lean a tu proceso.

El propósito del tablero Kanban es hacerlo visible y mantenerlo organizado. Las tarjetas Kanban pasan por las diferentes etapas hacia su finalización y representan tu proceso de trabajo.

El método Kanban prescribe que siempre apuntas a unos tiempos de ciclo más cortos. Para lograr esto, debes aplicar los límites de WIP y estructurar tu tablero para reflejar mejor tu proceso. El valor del flujo se reconoce como una forma poderosa de garantizar la entrega oportuna.

En la gestión Lean, cuanto más corto sea el tiempo de ciclo de las tareas en tu tablero, más elementos podrás producir en un período de tiempo determinado.

La aplicación de límites de WIP ayuda a tu equipo a minimizar la multitarea y evitar el cambio constante de contexto.

Sin embargo, el simple hecho de establecer límites no garantiza una productividad mayor. El ciclo construir-medir-aprender, un elemento fundamental de Lean, garantiza que se logre una cultura de mejora continua (kaizen).

En este sentido, después de construir tu tablero Kanban, debes continuar midiendo los indicadores clave de rendimiento. El paso siguente es hacer un seguimiento de cómo estas acciones se reflejan realmente en los resultados. Esto será necesario para que puedas mejorar tu proceso aún más.

¿Por Qué Necesitas Monitorizar el WIP Envejecido?

El seguimiento del envejecimiento de WIP es básicamente un análisis de flujo. Te permite visualizar cómo avanzan las tareas de Solicitado a la columna Hecho de tu tablero Kanban.

Ellas pasan diferentes cantidades de tiempo en cada una de las sub-columnas. Es importante saber dónde se está desacelerando el proceso para determinar por qué y cómo mejorarlo.

Teniendo estos datos, puedes obtener fácilmente una idea de cómo se desempeñó tu equipo en contextos similares en el pasado. Estas estadísticas podrían usarse para motivar nuevos objetivos estratégicos frente a la alta gerencia y como puntos de discusión dentro del equipo.

¿Cómo Usar el Gráfico de WIP Envejecido?

Una forma fácil de realizar un seguimiento del WIP envejecido es mediante el uso del gráfico de trabajo en curso envejecido, que forma parte de algunas soluciones de software Kanban profesionales. Es una herramienta fácil de usar, ya que se ve similar al tablero de tu equipo. El gráfico extrae datos del tablero y los presenta de manera clara y visual para resumir tu flujo.Cada gráfico de trabajo en curso envejecido contiene los siguientes elementos:

• Columnas (eje horizontal)
• Edad (eje vertical izquierdo)
• Percentiles de ritmo (eje vertical derecho)
• Tareas (puntos en el gráfico)

Para ser más precisos, podemos elegir fechas específicas para monitorear seleccionando un marco de tiempo desde el icono de calendario en la parte superior. La configuración predefinida será el día actual.

El eje horizontal representa todas las etapas del proceso (las columnas del tablero). En la parte superior, encima de cada columna, hay un indicador WIP que muestra cuántas tareas están en curso de cada etapa.

El eje vertical visualiza cuánto tiempo ha pasado cada tarea en esa sección, en días. Si está ansioso por comprenderlo mejor, hay información e instrucciones más detalladas en el artículo sobre WIP envejecido.

Interpretando Datos

Al realizar un seguimiento de las tareas que toman más tiempo, fácilmente puedes sacar conclusiones valiosas. Por ejemplo, puede ser un empleado específico, que necesita más tiempo y puede necesitar capacitación adicional.

También puedes encontrar un problema con la configuración de tu tablero Kanban y determinar que ciertas columnas no están organizadas de manera óptima, lo que está ralentizando el proceso. Puede ser una columna de revisión con un límite WIP demasiado alto que cause interrupciones en el flujo.

Para evitar estos retrasos, es una buena práctica establecer un mensaje automático para los asignados de tareas que hayan pasado más de lo habitual en el área En Curso. Podría decirles que tal vez la tarea deba dividirse en otras más pequeñas para pasar más rápido a través del flujo y no obstruir el proceso al llenar los límites de WIP.

Si deseas mantener un proceso Lean esatble y aprovechar Kanban al máximo, debes combinar esta métrica con los otros indicadores y utilizarla junto con el diagrama de flujo acumulado, las simulaciones de Monte Carlo, and histograma de rendimiento.

Para descubrir el poder de las analíticas y los beneficios para tu trabajo, intenta experimentar con ellos. No excluyes la oportunidad de dar a tu circuito de retroalimentación de construir-medir-aprender un significado completamente nuevo.

En resumen

El análisis del trabajo en curso es una de las partes más importantes de Kanban. El cuadro WIP de envejecimiento puede ayudarte a comprender tu flujo de trabajo, identificar por qué y dónde se está desacelerando el proceso. Si deseas garantizar un flujo saludable, debes supervisar tu WIP envejecido junto con el tiempo de ciclo y el rendimiento.

• El monitoreo del envejecimiento de WIP te permite identificar las causas de la ineficiencia.
• El gráfico de WIP Envejecido extrae los datos de tu tablero Kanban y los presenta de una manera visual concisa para resumir tu flujo.
• Los datos te permiten obtener fácilmente una idea de cómo se estaba desempeñando tu equipo en contextos similares en el pasado.