Una de las primeras preguntas que suelen tener los gerentes de proyectos o programas cuando intentan una implementación de Portfolio Kanban es “¿Qué hacer con los límites de trabajo en curso (WIP) a nivel de Portfolio?”.
A menos que tu empresa o departamento intencionalmente esté limitando el trabajo en curso, probablemente ves muchas iniciativas largas que parecen interminatbles.
Portfolio Kanban te ayudará a alcanzar tus metas más rápido al concentrar recursos y energía solo en iniciativas clave y transformará tus equipos de ser reactivos a ser accionables.
Límites WIP Kanban y la Ley de Little
En general, el uso de los límites de WIP se justifica por una fórmula matemática llamada Ley de Little. El profesor John Little ha comprobado la siguiente ley:
El número promedio de clientes a largo plazo en un sistema estable L es igual a la proporción de llegada a largo plazo efectiva promedia, λ, multiplicada por el tiempo promedio que un cliente pasa en el sistema, W; o expresado algebraicamente: L = λW.
Kanban toma este principio y lo transforma en lo siguiente:
TEl número promedio a largo plazo de tarjetas Kanban en un sistema estable (WIP) es igual al rendimiento (Throughput) promedio a largo plazo multiplicado por el tiempo de ciclo (Cycle Time) promedio que la tarjeta Kanban pasa en el sistema o expresado algebraicamente: avg. WIP = avg.Throughput * avg. Cycle Time o también avg. Cycle Time = avg. WIP / avg. Throughput.
Dado que tu sistema es estable (la proporción de llegada promedia es aproximadamente igual a la proporción de salida de trabajo promedia y la edad del trabajo en curso no está creciendo), puedes afirmar que el WIP promedio y el tiempo de ciclo promedio son proporcionales.
Este es un concepto muy poderoso, porque significa que cuanto menor sea el trabajo en curso, más rápido entregarás. ¡Tengamos esto en cuenta para el resto de este artículo!
¿Por Qué los Límites WIP a Nivel del Equipo No Son Suficientes?
A menudo, la implementación de Kanban comienza en el nivel de equipo como un método de entrega más flexible, y no directamente como una implementación de Kanban Portfolio. Aunque este es un primer paso necesario, podría ser un movimiento arriesgado, especialmente si la organización está en silos y la comunicación entre los equipos está obstaculizada.
¿Porqué es eso? La respuesta es muy simple: si un equipo trabaja de forma aislada, pero implementa nuevos métodos de productividad y eficiencia, como Kanban, en ciertos casos, el equipo podría estar contribuyendo a comenzar mucho trabajo a nivel de empresa / departamento, con lo que el resto de los equipos no pueden ponerse al día.
Tomemos como ejemplo las características que una empresa de productos tiene que desarrollar. Asumiendo la estructura de equipo típica que la mayoría de las empresas tienen, al menos del 20% al 30% de las características requerirán la participación de dos o más equipos.
Luego, si el equipo A es mucho más rápido que el equipo B, verás la siguiente imagen con el tiempo:
Por eso necesitas una forma de controlar cuántas características hay en curso y cuántas nuevas se inician. Este es un concepto muy poderoso que inspira Lean en toda la organización.
Límites WIP en los Tableros Kanban Portfolio
Si tomas el mismo ejemplo de “administración de características”, lo correcto sería imponer un límite global de WIP. Básicamente evitarás que se inicien nuevas características, incluso si el equipo A tiene la capacidad.
En este caso, es posible que el equipo A esté bloqueado o inactivo, pero es muy importante entender que tener un equipo inactivo es un problema menor en comparación con tener toda una organización apilada con trabajo iniciado pero no terminado.
Ningún equipo tiene una arquitectura perfecta o una automatización de pruebas perfecta, solo necesitan el tiempo para mejorarlos. Sería una inversión mucho mejor que mantener a todos ocupados a nivel local mientras se hace daño a nivel global.
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En resumen
Cuando dependencias entre equipos, es una buena idea establecer una visualización de Portfolio Kanban. Te dará:
- La oportunidad de mejorar el flujo de valor a través de la organización, que a su vez mejorará tu ventaja competitiva.
- La capacidad de alcanzar tus metas más rápido al concentrar recursos y energía solo en iniciativas clave.
- El poder de transformar tus equipos de reactivos a accionables.
