El término Kanban proviene del fabricante japonés de automóviles Toyota. Literalmente significa “señal visual” o “tarjeta visual”.
Fue en el año 1940 cuando Toyota usó Kanban por primera vez. Las tarjetas estaban en forma de notas de papel, fijadas en un tablero físico (tablero Kanban). Los trabajadores de Toyota usaron el sistema de tarjetas Kanban para crear un proceso de trabajo transparente y reducir el desperdicio de producción.
Alrededor de unos 60 años después, David J. Anderson tomó la idea original y puso las bases del método Kanban para el trabajo del conocimiento. Al principio, el método fue implementado en la industria de desarrollo de software y tuvo un tremendo impacto positivo en la productividad de los equipos.
Hoy en día, el método Kanban está ampliamente extendido en diversas industrias como la fabricación, la informática, el desarrollo de software, el marketing, las finanzas… etc, debido a su gran impacto en la eficiencia del flujo de trabajo. Pero, vamos a centrarnos en las tarjetas Kanban.
¿Qué es una tarjeta Kanban?
Una tarjeta Kanban es el elemento clave de un tablero Kanban. Cada tarjeta representa una tarea o un trabajo que debe realizarse.
Una tarjeta Kanban contiene información significativa sobre la tarea y su estado en el tablero Kanban, como por ejemplo el tiempo del ciclo, la fecha límite, etc. Toda esta información sirve como un canal de comunicación entre los diferentes miembros del equipo.
Un ejemplo de una tarjeta Kanban física
En realidad, la aplicación real de las tarjetas Kanban es visualizar el progreso de las tareas desde el momento en que se solicitan hasta el momento en que se consideran hechas. Durante este proceso, las tarjetas:
- Sirven como centros de información
- Reducen la necesidad de reuniones
- Mejoran la transparencia del flujo de trabajo
Algo muy importante es que la cantidad de tarjetas Kanban que están en progreso en el tablero esté limitada. De esta forma evitará el cambio de contexto y los problemas con la productividad.
La naturaleza de las tarjetas Kanban digitales
El software Kanban en línea actualmente está cargado de muchas más funciones en comparación con los tradicionales tableros físicos. Ahora, la información en las tarjetas Kanban es mucho más accesible y proporciona una gran ventaja para los equipos remotos y equipos que desarrollan su actividad en el lugar donde se desarrolla el proyecto.
Básicamente, las tarjetas Kanban digitales tienen una parte delantera y una parte trasera.
La parte delantera le proporciona información básica sobre la tarea, como por ejemplo: descripción, título, a quién se le ha asignado, tiempo de ciclo, prioridad y subtareas. Esta es la parte visible de una tarjeta en un tablero Kanban. Le da la oportunidad de visualizar de forma rápida los elementos de trabajo.
La parte trasera de la tarjeta se puede usar para apuntar métricas e información más detallada mientras se pasa por el flujo de trabajo. Aquí, su equipo puede dejar comentarios, adjuntar archivos, enlaces externos, y verificar los datos históricos de la tarjeta. Este lado de la tarjeta se puede ver cuando la tarjeta está abierta.
Configuraciones de la tarjeta Kanban
Los diferentes miembros del equipo observan y digieren la información de diferentes maneras. A algunos les gustaría ver al mismo tiempo toda la información de una tarea determinada, mientras que otros prefieren ver solo la información más importante.
En este sentido, el software Kanban ofrece opciones de configuración personal para visualizar las tarjetas. Esto significa que cada miembro del equipo puede configurar la vista individual de una tarjeta para que se ajuste a sus preferencias.
Por ejemplo, esta puede ser una configuración simple de tarjetas Kanban, que muestra información básica para una tarea puede ser apropiada para las reuniones diarias del equipo. De esta forma, todos los miembros del equipo pueden obtener de una forma rápida la visión general de todas las tareas actuales, sin entrar en detalles.
Por otro lado, cada miembro del equipo necesita más información cuando trabaja en una tarea individual. Por lo tanto, la configuración personal de la tarjeta Kanban que revela la cantidad máxima de información puede simplificar el proceso de trabajo y mejorar la visibilidad y la colaboración dentro del equipo.
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En resumen
Las tarjetas Kanban visualizan las tareas de trabajo en un flujo de trabajo y le ayudan a:
- Registrar documentación clave de una tarea
- Revisar los detalles de un vistazo
- Minimizar la pérdida de tiempo
- Identificar oportunidades para colaboración
Un ejemplo de una tarjeta Kanban física
