Der Begriff „Kanban“ geht auf den japanischen Autohersteller Toyota zurück. Er bedeutet wörtlich „visuelles Zeichen“ oder „visuelle Karte“.
In den 1940er Jahren, als Toyota Kanban zum ersten Mal verwendete, waren die Karten Papierzettel, die auf einem physischen Brett (Kanban-Board) befestigt waren. Toyota-Arbeiter nutzten das Kanban-Kartensystem, um einen transparenten Workflow zu schaffen und Produktionsausschuss zu reduzieren.
Rund 60 Jahre später legte David J. Anderson mit der ursprünglichen Idee die Grundlagen für die Kanban-Methode in der Wissensarbeit. Zunächst wurde die Methode in der Software-Entwicklungsbranche implementiert und hatte einen enorm positiven Einfluss auf die Produktivität der Teams.
Heutzutage ist die Kanban-Methode in verschiedenen Branchen wie Fertigung, IT, Software-Entwicklung, Marketing, Finanzen und anderen weit verbreitet. Denn mit der Methode arbeiten die Teams besser und intelligenter, weil sie nicht nur ihre Herausforderungen kennen, sondern auch das Unternehmen als Ganzes verstehen.
Kernstück des Systems sind die Kanban-Karten, mit denen Arbeitselemente über den Prozess hinweg verfolgt werden.
Was ist eine Kanban-Karte?
Eine Kanban-Karte ist eine visuelle Darstellung eines Arbeitselements. Übersetzt aus dem Japanischen bedeutet das visuelle (kan) Karte (ban). Sie ist das Kernelement jedes Kanban-Systems und stellt Aufgaben dar, die angefordert wurden oder bereits bearbeitet werden.
Eine Kanban-Karte enthält wertvolle Informationen über die Aufgabe und deren Status , darunter eine Aufgabenübersicht, den Verantwortlichen, die Frist etc..
Ein Beispiel für eine physische Kanban-Karte.
Die eigentliche Anwendung von Kanban-Karten besteht darin, den Fortschritt Ihrer Aufgaben vom Moment ihrer Anforderung bis zum Abschluss zu visualisieren. Während dieses Prozesses können die Karten:
- Als Informationsknoten dienen
- Den Bedarf realer Meetings reduzieren
- Die Transparenz des eigentlichen Arbeitsprozesses verbessern
Wir möchten an dieser Stelle unbedingt darauf hinweisen, dass die Anzahl der Kanban-Karten „in Bearbeitung“ auf einem Board begrenzt werden sollte. So können Sie Produktivitätsprobleme und störendes Aufgaben-Hopping vermeiden.
Der Aufbau digitaler Kanban-Karten
Aktuelle Online-Kanban-Lösungen sind im Vergleich zu den herkömmlichen physischen Boards mit vielen weiteren Funktionen ausgestattet. Jetzt sind Informationen auf Kanban-Karten besser zugänglich und bieten sowohl für Teams vor Ort als auch für Remote-Teams einen großen Vorteil.
Grundsätzlich haben Kanban-Karten eine Vorder- und eine Rückseite.
Die Vorderseite zeigt Ihnen grundlegende Informationen zur Aufgabe, darunter Beschreibung, Titel, Bearbeiter, Zyklusdauer, Priorität und Unteraufgaben. Dieser Teil der Karte ist auf dem Kanban-Board unmittelbar sichtbar und verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über Arbeitselemente.
Die Rückseite der Karte kann zur Aufzeichnung wertvoller Kennzahlen und Informationen verwendet werden, während sie den Workflow durchläuft. Hier kann Ihr Team Kommentare hinterlassen, Dateien und externe Links anhängen und historische Daten der Karte prüfen. Diese Seite einer Karte ist sichtbar, wenn die Karte geöffnet ist.
Kanban-Kartenkonfigurationen
Jedes Teammitglied beobachtet und verarbeitet Informationen auf seine Weise. Einige möchten die gesamten Daten für eine bestimmte Aufgabe gleichzeitig sehen, während andere lieber nur die relevantesten Informationen für ihre Rolle sehen wollen.
Daher bieten gute Kanban Softwarelösungen persönliche Kartenkonfigurationsoptionen. So kann jedes Mitglied eines bestimmten Boards eine individuelle Kartenansicht konfigurieren, die genau seinen Vorlieben entspricht.
Beispielsweise eignet sich eine einfache Kanban-Kartenkonfiguration, die grundlegende Informationen für eine Aufgabe anzeigt, für tägliche Team-Meetings. Auf diese Weise erhalten alle Teammitglieder einen schnellen Überblick über alle aktuellen Aufgaben, ohne ins Detail zu gehen.
Andererseits benötigt jedes Teammitglied mehr Informationen bei der Arbeit an einer individuellen Aufgabe. Daher kann eine persönliche Kanban-Kartenkonfiguration, welche die maximale Menge an Informationen anzeigt, den Arbeitsprozess vereinfachen und die Transparenz und Teamzusammenarbeit verbessern.
Kanban-Karten können auf viele verschiedene Arten konfiguriert werden, um wertvolle Informationen wie Frist, Zyklusdauer, angehängte Dateien, Unteraufgaben und vieles mehr anzuzeigen. Sie müssen die Kanban-Kartenkonfiguration finden, die am besten zu Ihren eigenen Arbeitsgewohnheiten passt.
Kanban-Kartenvorlagen
Ein großer Vorteil von Online-Kanban-Softwarelösungen ist, dass Sie damit verschiedene Kanban-Kartenvorlagen erstellen können. Dies ist sehr hilfreich, wenn wiederkehrende Aufgaben in den Workflow eingebunden sind.
Sie können es als eine Standardisierung betrachten, die Arbeit der gleichen Art und des Umfangs hilft, schneller und innerhalb der ähnlichen Verordnungen beendet zu werden.
Mit den Kanban-Kartenvorlagen vermeiden Sie doppelte Arbeit und reduzieren die Notwendigkeit von Nacharbeiten. Dank den Vorlagen können alle Teammitglieder ein klares Verständnis davon haben, was zu tun ist und wie es zu bearbeiten ist.
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In Summary
Kanban-Karten visualisieren Arbeitsaufgaben in einem Workflow und helfen Ihnen dabei:
- Wichtige Dokumentation für eine Aufgabe aufzuzeichnen
- Details auf einen Blick zu prüfen
- Unnötigen Zeitaufwand zu minimieren
- Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zu finden
