Alternde laufende Arbeit (WIP) im Lean-Projektmanagement

Die Anwendung der Kanban-Methode in Ihrem Workflow hat sich als effektiver Weg erwiesen, die Effizienz und die Produktivität in den Teams zu steigern.

Zu Beginn haben Sie als Manager jedoch möglicherweise Schwierigkeiten, zu ermitteln, welche Kennzahlen erfasst und wie Daten extrahiert werden sollen, um zu beweisen, dass sich die Leistung wirklich verbessert. Unter den ersten Kennzahlen zur Überwachung ist die alternde laufende Arbeit (WIP) auf dem Kanban-Board.

Work in Progress im Lean-Management

Die Begrenzung der laufenden Arbeit ist für die Umsetzung des Lean-Managements von entscheidender Bedeutung. Da das Ziel des Unternehmens darin besteht, Ausschuss zu minimieren und die Effizienz zu steigern, ist die Kanban-Methode perfekt geeignet, um die Lean-Prinzipien auf Ihren Prozess anzuwenden.

Der Zweck des Kanban-Boards besteht darin, für Transparenz und Organisation zu sorgen. Kanban-Karten durchlaufen die verschiedenen Phasen bis zur Fertigstellung und repräsentieren Ihren Arbeitsprozess.

Die Kanban-Methode schreibt das Streben nach immer kürzeren Zyklusdauer-Werten vor. Dazu solten Sie WIP-Limits festlegen und Ihr Board so strukturieren, wie es Ihrem Prozess am besten entspricht. Der Wert des Flows erweist sich als starke Möglichkeit zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung erkannt.

Je kürzer die Zyklusdauer der Aufträge auf Ihrem Board, desto mehr Artikel können Sie in einem bestimmten Zeitraum produzieren.

Das Festlegen von WIP-Limits hilft Ihrem Team, das Multitasking zu minimieren und ständiges Hin- und Herspringen zu vermeiden.

Einfach nur Limits zu setzen sorgt jedoch noch nicht für höhere Produktivität. Der Zyklus aus Entwicklung, Messung und Lernen, ein Grundbaustein von Lean, etabliert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen).

In diesem Sinne müssen Sie nach dem Aufbau Ihres Kanban-Boards weiterhin Leistungskennzahlen messen. Der nächste Schritt besteht in der Nachverfolgung, wie diese Aktionen Ihre Ergebnisse beeinflussen. Dies wird notwendig sein, damit Sie Ihren Prozess weiter verbessern können.

Warum müssen Sie alternde WIP verfolgen?

Das Überwachen von alternder WIP ist im Grunde eine Flow-Analyse. Damit können Sie visualisieren, wie Aufgaben von der „Angefordert“- in die  „Erledigt“-Spalte Ihres Kanban-Boards gelangen.

Sie verbringen unterschiedlich viel Zeit in den jeweiligen Unterspalten. Sie müssen genau wissen, wo sich der Prozess verlangsamt, um herauszufinden, warum und wie er verbessert werden kann.

Mit diesen Daten können Sie sich leicht ein Bild davon machen, wie Ihr Team in der Vergangenheit unter ähnlichen Umständen gearbeitet hat. Diese Statistiken könnten genutzt werden, um neue strategische Ziele bei der Geschäftsführung anzuregen und dienen als Gesprächsgrundlage im Team.

Wie benutzt man das alternde WIP-Diagramm?

Eine einfache Möglichkeit, den Alterungsprozess in einer Kanban Software zu verfolgen, ist die Verwendung des alternden WIP-Diagramms. Es ist ein benutzerfreundliches Tool, das dem Board Ihres Teams ähnelt. Das Diagramm extrahiert Daten aus dem Board und präsentiert sie klar visuell als Zusammenfassung Ihres Flows.Jedes alternde WIP-Diagramm enthält die folgenden Elemente:

• Spalten (x-Achse)
• Alter (linke y-Achse)
• Tempo-Perzentile (rechte y-Achse)
• Aufgaben (Punkte im Diagramm)

Für mehr Präzision können Sie bestimmte zu überwachende Daten auswählen, indem Sie oben auf dem Kalendersymbol einen Zeitrahmen auswählen. Die Standardeinstellung ist der aktuelle Tag.

Die x-Achse repräsentiert alle Phasen des Prozesses (die Spalten des Boards). Oben über jeder Spalte befindet sich eine WIP-Anzeige, die angibt, wie viele Aufgaben in jeder Phase ausgeführt werden.

Die y-Achse zeigt in Tagen an, wie lange jede Aufgabe in diesem Abschnitt war. Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, finden Sie im Artikel zum Altern von WIP detaillierte Informationen und Hinweise.

Daten interpretieren

Durch die Verfolgung der Aufgaben, die am längsten dauern, können Sie leicht wertvolle Schlussfolgerungen ziehen. Zum Beispiel kann es sich um einen bestimmten Mitarbeiter handeln, der mehr Zeit und möglicherweise zusätzliches Training benötigt.

Möglicherweise finden Sie auch ein Problem mit der Einstellung Ihres Kanban-Boards und stellen fest, dass bestimmte Spalten nicht optimal organisiert sind, was den Prozess verlangsamt. Zum Beispiel kann eine Überprüfungsspalte mit einem zu hohen WIP-Limit Störungen im Flow verursachen.

Um solche Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt sich eine automatische Nachricht für die Beauftragten von Aufgaben, die mehr als die übliche Zeit im Abschnitt „In Bearbeitung“ verbracht haben. Sie können ihnen vorschlagen, die Aufgabe in kleinere zu zerlegen, um den Trichter schneller zu passieren und den Prozess nicht durch Ausreizen des WIP-Limits zu verstopfen.

Wenn Sie einen gesunden Lean-Prozess wahren und Kanban optimal nutzen möchten, sollten Sie diese Kennzahl mit den anderen Indikatoren kombinieren und sie zusammen mit dem kumulativen Flussdiagramm, den Monte-Carlo-Simulationen und dem Durchsatz-Histogramm verwenden.

Experimentieren Sie mit den Analyse-Tools, um deren Potenzial für Ihre Arbeit zu entdecken. So können Sie Ihrer Feedbackschleife aus Entwicklung, Messung und Lernen ganz neue Aussichten verschaffen.

In Summary

Die WIP-Analyse ist einer der wichtigsten Teile von Kanban. Das alternde WIP-Diagramm kann Ihnen helfen, Ihren Workflow zu verstehen und zu erkennen warum und wo der Prozess verlangsamt wird. Wenn Sie einen optimalen Flow sicherstellen möchten, müssen Sie Ihre alternde WIP zusammen mit der Zyklusdauer und dem Durchsatz überwachen.

• Die Überwachung der alternden WIP ermöglicht Ihnen die Erkennung von Ursachen für Ineffizienz.
• Das alternde WIP-Diagramm extrahiert Daten aus Ihrem Kanban-Board und präsentiert sie in übersichtlicher Weise als Zusammenfassung Ihres Flows.
• Mit den Daten können Sie sich leicht ein Bild davon machen, wie Ihr Team in der Vergangenheit unter ähnlichen Umständen gearbeitet hat.