Was ist Hoshin Kanri?

Welche Ziele haben Sie für diesen Monat? Für dieses Quartal? Und für dieses Jahr? Sie haben Ziele mit Ihrem Manager vereinbart, nicht wahr? Oder wenn Sie CEO sind, müssen Sie sich Ziele für Ihre VPs gesetzt haben, oder? Wenn Ihre Arbeit von einer Reihe klar definierter und gut kommunizierter Ziele geleitet wird, könnten Sie bereits mit dem Lean Management-Tool Hoshin Kanri Bekanntschaft gemacht haben, ohne es überhaupt zu bemerken.

Die Wörter „hoshin“ und „kanri“ bedeuten Richtung bzw. Verwaltung. Zusammen bedeuten sie „Wie steuern wir unsere Richtung“ oder „Wie stellen wir sicher, dass wir den richtigen Weg gehen“.

Hoshin Kanri ist eine essenzielle Lean-Management-Methode, um sicherzustellen, dass die Strategie eines Unternehmens über die gesamte Hierarchie hinweg umgesetzt wird.

Die Hoshin-Kanri-Planung

Die Hoshin-Kanri-Methode kann mit einem 7-Schritte-Prozess zusammengefasst werden, der auch Hoshin-Planung genannt wird:

1. Die Führung des Unternehmens entwickelt eine starke Vision, die die Frage „Warum existiert das Unternehmen?“ beantwortet.
2. Das Führungsteam definiert wichtige Ziele oder auch eine Mission. Wenn sie erreicht werden, schaffen sie einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Dies sind wichtige Ziele, die in der Regel die Mitarbeit aller Angestellten im Unternehmen erfordern, und nicht in einem Monat oder Vierteljahr abgeschlossen sind.
3. Das Führungsteam gliedert zusammen mit der Geschäftsleitung die Ziele in Jahresziele auf.
4. Sobald die Jahresziele erstellt sind, müssen sie auf allen Ebenen der Organisation „eingesetzt“ werden. Dieser Prozess der „Zielsetzung“ beginnt an der Spitze beginnt und wird an alle Mitarbeiter weitergegeben.
5. Mit dem nächsten Schritt beginnt die eigentliche Ausführung. Dieser Schritt geht Hand in Hand mit den nächsten beiden.
6. Die monatlichen Überprüfungen stellen sicher, dass der Plan plangemäß ausgeführt wird.
7. Am Ende des Jahres gibt es eine jährliche Überprüfung, die das erzielte Endergebnis bestätigt.

Kontinuierliche Verbesserung – integraler Bestandteil von Hoshin Kanri

Wie im obigen Bild zu sehen, ist die Planung mit Hoshin Kanri nicht nur ein Top-Down-Ansatz. Die Methode verfügt über integrierte kontinuierliche Verbesserungsmechanismen, die ein Schlüssel für den Erfolg der Methode sind, nämlich die Tools Catchball und PDCA.

Hoshin-Kanri-Catchball

Ein entscheidendes Detail bei der Hoshin-Planung ist, dass sie nicht streng von oben nach unten ausgeführt wird. Im Gegenteil: Es ist eine gemeinsame Anstrengung von Managern und Angestellten, die sich auf die optimalen Ziele einigen müssen.

Wenn das Management Menschen auf bestimmte Ziele ansetzt, ohne zuerst Feedback zu sammeln, riskieren sie Demotivation und kostspielige Fehler, falls Details übersehen werden. Wenn die Ziele mit den Leuten besprochen werden, die aktiv an ihnen arbeiten, werden sie die Details viel gründlicher durchdenken als das Management. Das ist die Quintessenz beim Catchball.

Ziele müssen gut kommuniziert und vereinbart werden und realistisch sein. So sorgen Sie für Verantwortungsbewusstsein und Motivation, richten eine wertvolle Feedbackschleife ein und verbessern den Einsatz für die Umsetzung.

Plan-Do-Check-Adjust/Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Der Deming-Zyklus (PDCA/PDSA) wurde zuerst von William Edwards Deming als kontinuierliches Qualitätsverbesserungsmodell eingeführt. Er besteht aus vier Schritten:

1. PLANEN: Planen Sie ein Experiment und prognostizieren Sie die Ergebnisse
2. UMSETZEN: Implementieren Sie den Plan
3. PRÜFEN: Überprüfen Sie die Hypothese
4. HANDELN: Falls erfolgreich, standardisieren Sie die Testergebnisse und starten Sie den Vorgang neu

Das PDCA-Modell dient als wissenschaftlicher Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung und erfordert daher einige zusätzliche Praktiken:

• Eine kontinuierliche Verbesserung ist nur dann möglich, wenn Sie PDCA zu einer kontinuierlichen Arbeit machen. Wenn Sie es nur ein paar Mal versuchen, kann PDCA für ein paar Verbesserungen sorgen, aber ohne stetige Wiederholung fällt die Wertschöpfung geringer aus.
• Die Experimente müssen in einer (einigermaßen) kontrollierten Umgebung stattfinden. Wenn das Experiment nicht zu aussagekräftigen Ergebnissen führt, hat es keinen Wert, da die Ergebnisse nicht als Grundlage für einen zukünftigen PDCA-Zyklus genutzt werden können.
• Streben Sie bei PDCA-Experimenten immer nach dem systemweiten Optimum, nicht dem lokalen Optimum. Ein lokales Optimum kann auf Systemebene Schäden anrichten, wenn es die laufende Arbeit (WIP) in gewaltige Höhen treibt.

Warum Hoshin Kanri?

Es war noch nie einfacher, ein Unternehmen zu gründen und einen Umsatz im siebenstelligen Bereich zu erzielen. Es war jedoch auch in der gesamten Menscheitsgeschichte noch nie so schwierig, Menschen für Ihre Produkte zu begeistern. Auf jedem Markt herrscht ein harter Wettbewerb und nur die Klügsten und Engagiertesten überleben. Deshalb müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie eine durchdachte Strategie haben, die sie unermüdlich umsetzen können. Es geht nicht bloß um eine Strategie oder deren Ausführung. Es geht um beides!

Darüber hinaus gehört die Koordination zu den größten Herausforderungen großer Unternehmen, bei denen Tausende Menschen jeden Tag Tausende von Jobs erledigen. Auch bei kleineren Unternehmen wird sie zur Herausforderung, denn die Arbeit ist viel dynamischer und das Gesamtbild geht leicht verloren.

Wenn Hoshin Kanri effektiv umgesetzt wird, zwingt sie das Führungsteam, eine Vision und eine Liste mit bahnbrechenden Zielen zu entwickeln; schafft eine Kaskade sich ergänzender Ziele, die die Koordination sicherstellen; und bietet die notwendigen Mittel für die erfolgreiche Umsetzung.

Mit anderen Worten: Hoshin Kanri schafft die Brücke zwischen Strategie und Umsetzung, indem die Methode für Koordination und Fokus sorgt.

Wie implementiert man Hoshin Kanri?

Die erste logische Frage, nachdem man von den Vorteilen von Hoshin Kanri überzeugt wurde: „Wo soll ich anfangen?“. Und das ist eine sehr gute Frage, denn es gibt kaum praxisrelevante Tipps. Wenn Sie „Hoshin-Kanri-Tools“ bei Google eingeben, bekommen Sie wahrscheinlich Treffer zur „Hoshin-Kanri-X-Matrix“, die so aussieht:

Bildquelle: LinkedIn

Die Abbildung der Planung und dieser Matrix wird Ihnen sicher helfen. Hinsichtlich der wirklichen Umsetzung sieht es allerdings schlecht aus. Eine der Methoden zur Umsetzung von Hoshin Kanri, die erfolgreich getestet wurden, ist Portfolio-Kanban.

Portfolio-Kanban ist eine ganzheitliche Methode, die darauf abzielt, die Lieferfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern, indem die Prinzipien der Visualisierung angewendet werden, die laufende Arbeit begrenzt sowie das Flow-Management auf Systemebene umgesetzt wird.

Hoshin-Kanri-Planung mit dem Kanban-Portfolio

Portfolio-Kanban ist ein praktisches Tool für die Umsetzung der mit Hoshin Kanri geplanten Ziele. Hier können sie auf einem Kanban-Board abgebildet werden, der Fortschritt lässt sich visuell verfolgen. In der Praxis sind die Ziele dann wie folgt gegliedert:

Wenn der CEO und das Führungsteam die Vision und die bahnbrechenden Ziele aufstellen, arbeiten sie auf Programmebene an der Definition der Programme, die diese Ziele erfüllen (sie spielen sich den Catchball zu).

Auf der nächsten Ebene arbeiten Programm-Managementebene und Projektebene zusammen, um die notwendigen Projekte zu definieren, die zum Erreichen der Ziele des Programms führen (wieder Catchball).

Der Prozess wird fortgesetzt, bis alle Hierarchie-Ebenen klar definierte Ziele haben. Dann beginnt die Ausführung.

Umsetzung der Hoshin Kanri-Planung mit Portfolio-Kanban

Mit Software wie Kanbanize by Businessmap können Sie alle Ziele und die zugehörigen Arbeitselemente mit Kanban-Karten auf Team- oder Management-Karten (Portfolio-Kanban) darstellen. Die Software zeigt sichtbar an, welche Arbeitsaufgaben und Ziele abgeschlossen werden. So sparen Sie Hunderte Stunden für Status-Meetings und vermeiden menschliches Versagen und Denkfehler in Berichten.

Die automatisierte Statusmeldung sorgt für einfache und datenbasierte Monatsprüfungen. Wenn ein digitales System alle Kennzahlen automatisch sammelt, ist der PDCA-Zyklus viel einfacher zu implementieren und Sie können dies auch rückwirkend tun. Mit anderen Worten: Sie könnten einfach in die Vergangenheit zurückgehen und vergangene Ereignisse analysieren, als ob sie heute passieren.

Eine noch größere Ergänzung dieser Methode ist die Fähigkeit, auf der Ebene des Kanban-Portfolios Prognosen zu stellen. Wenn Daten vorhanden sind, können Sie mit ausgeklügelten Monte-Carlo-Simulationen berechnen, wie viel Arbeit Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt leisten können. Mit diesen Informationen können Sie die jährlichen Überprüfungen beschleunigen und eigentlich monatlich durchführen. So gelangen Informationen viel schneller ganz nach oben und das Führungsteam kann gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Nachteile von Hoshin Kanri

Der einzige Nachteil der Hoshin-Kanri-Methode ist die Tatsache, dass niemand vorhersagen kann, was in einem Jahr passiert. Diese jährliche Zielsetzung stößt bei der Agile-Community weitgehend auf Ablehnung, was kaum verwundert.

Unternehmen sind wie menschliche Körper – die Abteilungen und Teams repräsentieren die Organe und die Informationen sind das Blut, das diese Organe versorgt. Wenn das Blut ein Jahr braucht, bis es die Organe erreicht, wird der Körper sterben. Die Blutzirkulation muss regelmäßig und stabil sein, damit der Körper gesund bleibt. Dasselbe gilt für Informationen.

Während ein Unternehmen für seinen Erfolg große Ziele und Visionen braucht, muss ein System vorhanden sein, das die dynamische Welt von heute berücksichtigt. Eine der möglichen Lösungen ist Portfolio-Kanban.

In Summary

• Hoshin Kanri ist eine essenzielle Lean-Management-Methode, um sicherzustellen, dass die Strategie eines Unternehmens über die gesamte Hierarchie hinweg umgesetzt wird.
• Ein wesentlicher Bestandteil von Hoshin Kanri ist das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung durch Tools wie PDCA und Catchball.
• Wenn Hoshin Kanri effektiv implementiert wird, zwingt es das Führungsteam, eine Vision und eine Liste mit bahnbrechenden Zielen zu entwickeln, schafft eine Kaskade sich ergänzender Ziele, die die Ausrichtung sicherstellen, und bietet die notwendigen Mittel zur erfolgreichen Umsetzung.
• Portfolio-Kanban kann bei der Umsetzung der Hoshin Kanri-Planung und der Ausführung der Ziele helfen.
• Hoshin Kanri muss an die dynamische Welt von heute angepasst werden, indem die Kommunikationszyklen verkürzt werden und ein flüssigerer Informationsaustausch ermöglicht wird.