Eine der ersten Fragen, die erfahrene Projektmanager oder Programm-Manager normalerweise haben, wenn sie Portfolio-Kanban einführen, lautet: „Was tun mit WIP-Limits auf Portfolio-Kanban-Ebene?“.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung die laufende Arbeit nicht bewusst einschränkt, werden Sie höchstwahrscheinlich viele zeitaufwendige Initiativen erleben, die niemals zu enden scheinen.
Darüberhinaus wird sich das Portfolio über verschiedene Initiativen oder Investitionsbereiche hinweg ausdünnen und so an Durchschlagskraft verlieren. Die Portfolio-Kanban-Technik hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele schneller zu erreichen, indem Ressourcen und Energie nur auf Schlüsselinitiativen konzentriert werden. So wissen Ihre Teams ganz genau, woran sie arbeiten sollen.
Kanban-WIP-Limits und Littles Gesetz
Im Allgemeinen wird die Verwendung von WIP-Limits durch eine mathematische Formel mit dem Namen Littles Gesetz gerechtfertigt. Professor John Little hat das folgende Gesetz bewiesen:
Die langfristige durchschnittliche Anzahl von Kunden in einem stabilen System L ist gleich der langfristigen durchschnittlichen effektiven Ankunftsrate λ, multipliziert mit der durchschnittlichen Zeit, die ein Kunde in dem System verbringt (W); oder mathematisch ausgedrückt: L = λW.
Kanban übernimmt dieses Prinzip und wandelt es ab:
Die langfristige durchschnittliche Anzahl von Kanban-Karten in einem stabilen System (WIP) entspricht dem langfristigen durchschnittlichen Durchsatz multipliziert mit der durchschnittlichen Zyklusdauer, die eine Kanban-Karte im System verbringt, oder mathematisch ausgedrückt: durchschnittliche WIP = durchschnittlicher Durchsatz*durchschnittliche Zyklusdauer oder auch durchschnittliche Zyklusdauer = durchschnittliche WIP / durchschnittlicher Durchsatz.
Sofern Ihr System stabil ist (die durchschnittliche Ankunftsrate entspricht ungefähr der durchschnittlichen Abgangsrate und das WIP-Alter steigt nicht an), können Sie behaupten, dass der durchschnittliche Bestand und die durchschnittliche Zykluszeit verhältnismäßig sind.
Dies ist eine mächtige Idee, denn je niedriger Ihre WIP ist, desto schneller werden Sie liefern. Behalten wir das für den Rest dieses Artikels im Hinterkopf!
Warum WIP-Limits auf Teamebene nicht ausreichen
In den meisten Fällen beginnt Kanban auf Teamebene als flexiblere Liefermethode und nicht direkt als Portfolio-Kanban-Implementierung. Obwohl dies ein notwendiger erster Schritt ist, könnte ein dauerhaftes Arbeiten in diesem Zustand zum Risiko werden, insbesondere wenn das unternehmen in isolierte Bereiche aufgeteilt ist und die Teamkommunikation behindert wird.
Warum das? Die Antwort ist ganz einfach: Wenn ein Team isoliert arbeitet, aber neue Methoden für Produktivität und Effizienz einsetzt, wie z. B. Kanban, kann das Team in bestimmten Fällen dazu beitragen, eine Menge Arbeit auf Unternehmens-/Abteilungsebene anzustoßen. Die restlichen Teams werden dann abgehängt.
Nehmen wir als Beispiel die Features, die ein Produktunternehmen liefern muss. Unter der Annahme der typischen Teamstruktur, die die meisten Unternehmen heute aufweisen, müssen mindestens 20 % bis 30 % der Features von zwei oder mehr Teams entwickelt werden.
Wenn Team A dann viel schneller ist als Team B, sehen Sie im Laufe der Zeit das folgende Bild:
Aus diesem Grund müssen Sie steuern, an wie vielen Features Sie gerade arbeiten und wie viele begonnen werden. Dies ist ein sehr leistungsfähiges Konzept, das Lean im gesamten Unternehmen etabliert.
WIP-Limits für Portfolio-Kanban-Boards
Bleiben wir beim obigen Beispiel vom Feature Management. Hier wäre die Lösung ein globales WIP-Limit für Portfolio-Kanban. Das wird im Wesentlichen verhindern, dass neue Features gestartet werden, selbst wenn Team A die Kapazität dafür hätte.
In diesem Fall kann Team A blockiert oder inaktiv werden. Sie müssen jedoch verstehen, dass ein passives Team ein kleines Problem im Vergleich zu einem Unternehmen ist, das vor angefangener Arbeit aus allen Nähten platzt.
Es gibt kein Team mit perfekter Struktur oder perfekter Testautomatisierung. Anstatt das von ihnen zu verlangen, sollten Sie ihnen nur die Zeit zur Verbesserung geben. Das wäre eine viel bessere Investition, als alle lokal beschäftigt zu halten, während global Schaden angerichtet wird.
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In Summary
Bei teamübergreifenden Abhängigkeiten ist eine Portfolio-Visualisierung in Kanban immer eine gute Idee. Damit bekommen Sie folgende Vorteile:
- Den Hebel zur Verbesserung des Wertflusses in Ihrem Unternehmen, was wiederum Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigert
- Die Fähigkeit, Ihre Ziele schneller zu erreichen, indem Ressourcen und Energie nur auf Schlüsselinitiativen konzentriert werden
- Ihren Teams die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren
