Portfolio Kanban - Cómo Gestionar Épicas y Características

En una implementación típica de Portfolio Kanban, las Épicas viven en un tablero Kanban de Portfolio y se están dividiendo en historias de usuarios que viven en tableros Kanban de equipos separados.

Por ejemplo, podemos tener un tablero Kanban Portfolio y tres tableros Kanban de equipo: Equipo de desarrollo 1, Equipo de desarrollo 2 y Equipo de desarrollo 3. En la siguiente imagen se muestra una estructura:

Tener una configuración como esta ayuda mucho con la visualización y la transparencia, pero hay un gran problema que a menudo se pasa por alto. Uno de los mayores problemas ocurre un poco más adelante en el proceso y es una forma de desperdicio llamada “scatter” (dispersión).

Scatter se puede definir como las acciones o inacciones que hacen que el conocimiento y la información sean ineficaces al interrumpir su flujo.

¿Qué significa esto en realidad? En nueve de cada diez empresas, el equipo 1 no sabe qué están haciendo los equipos 2 y 3. Los equipos generalmente operan en silos y rara vez tienen información de lo que sucede fuera de su burbuja.

Esto no será un problema si los equipos trabajan en diferentes Épicas, pero cuando dos o más equipos comienzan a trabajar en la misma Épica, las cosas cambian dramáticamente, casi siempre para peor.

Imagina que cuatro equipos trabajan en la misma Épica y cada equipo debe contribuir con una tarea. Si medimos los tiempos de ciclo de cada historia y lo comparamos con el tiempo de ciclo de la épica, casi siempre descubrimos algo como esto (no números reales):

¡Pero espera! ¿Por qué la suma de los tiempos del ciclo de las tareas es de 28 días (aproximadamente 1 mes), pero la Épica tardó 4 meses en completarse?

Bueno, esto es scatter: la información y el conocimiento están tan dispersos entre los equipos, que se interrumpe el flujo en el nivel de Portfolio.

A menudo, estos son problemas de sincronización, falta de comunicación, muchas aceleraciones, etc. Para resolver este problema, debemos analizar una métrica llamada Eficiencia de flujo.

¿Qué es la Eficiencia de Flujo?

Una definición muy breve de la eficiencia del flujo es “la relación entre el tiempo de adición de valor y el tiempo total del ciclo”. El tiempo de adición de valor se puede definir como cualquier tiempo de no espera o bloqueo. Para simplificar las cosas, tomemos este ejemplo:

Si necesitas 8 horas para completar una tarea, pero trabajas en ella solo durante dos horas del día (tiempo de adición de valor), la eficiencia del flujo sería 2/8 * 100 = 25%.

Eficiencia del ciclo de proceso [%] = Tiempo de Adición de Valor / Tiempo de Ciclo*100

Mencionamos los tiempos de no espera o bloqueo, por lo que también tiene sentido definirlos.

Tiempo de espera
El tiempo que una tarea en tu tablero Kanban pasa esperando a algo. La espera es una de las fuentes de desperdicio más comúnes en la mayoría de las empresas.

Tiempo de bloqueo
El tiempo que una tarea en tu tablero Kanban pasa en un estado bloqueado. Una tarjeta está bloqueada, cuando no puede continuar atravesando el flujo de trabajo por alguna razón. Un escenario típico sería un defecto, falta de recursos, falta de capacidad del equipo, etc.

Para adaptarse al tiempo de bloqueo en la fórmula anterior, debemos tener en cuenta lo siguiente:

Tiempo de Adición de Valor = Tiempo de Ciclo – Tiempo de espera – Tiempo de Bloqueo

Eficiencia de Flujo a Nivel Portfolio

La fórmula para calcular la eficiencia del flujo a nivel de Portfolio sigue siendo la misma. Sin embargo, la definición de tiempos de espera y bloqueo cambia.

El cálculo de los tiempos de espera se vuelve un poco más complejo, porque tenemos diferentes escenarios, dependiendo de si las tareas se pueden ejecutar en paralelo o no. Examinemos los diferentes escenarios uno por uno.

Escenario 1: Todas las tareas deben ejecutarse secuencialmente.

En este escenario, cualquier retraso para comenzar la tarea consecutiva inmediatamente después de que se haya completado el predecesor, es el tiempo de espera. Además, los bloques en cualquiera de las tareas afectan directamente el tiempo de ciclo de toda la épica, por lo que también se considera tiempo de bloque para la épica.

Cualquier tiempo de espera al nivel de tareas acumula tiempo de espera para toda la épica, por lo que también se considera como tiempo de espera.

Escenario 2: Todas las tareas se pueden ejecutar en paralelo.

Idealmente, en este escenario, el tiempo de ciclo de toda la épica debería ser igual al tiempo de ciclo de la tarea más grande. Por lo tanto, el tiempo de no adición de valor sería el tiempo entre el tiempo de ciclo real de la épica y el tiempo de ciclo ideal de la tarea con el mayor tiempo de ciclo.

Escenario 3: Algunas tareas no pueden comenzar antes de que otras se completen, pero algunas pueden ejecutarse en paralelo.

En la práctica, este (y sus variaciones) es el escenario más común. El cálculo de los tiempos de espera aquí es similar a los conceptos de gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM). Estos son los casos diferentes:

• Cualquier retraso en el inicio de una tarea, que no puede comenzar antes de que se complete otra, se considera tiempo de espera.
• Cualquier bloque en una tarea no paralela se considera tiempo de bloqueo.
• Cualquier bloque en una tarea paralela más grande se considera tiempo de bloqueo.
• Bloqueo de una tarea paralela, que no es la más grande, podría o no considerarse tiempo de bloqueo, depende de si puede “esconderse” detrás de la historia más grande o no.
• Cualquier tiempo de espera en el nivel de la tarea acumula tiempo de espera para toda la épica, cuando se encuentren en el “camino crítico”.

¿Por Qué es Importante la Eficiencia de Flujo a Nivel Portfolio?

Imagina un escenario de la vida real, donde el departamento de RnD trabaja en más de 50 épicas. Estas épicas se desglosan en más de 200 tareas (historias de usuarios). Estas 200 historias se ejecutan por más de 5 equipos. Esta es una situación realmente difícil de manejar y la mayoría de las veces, nadie sabe dónde están las cosas y por qué tardan tanto en completarse.

Si no gestionamos la eficiencia de flujo en el nivel de Portfolio Kanban, un equipo puede comenzar la primera historia de una épica, mientras que otra épica podría haberse terminado, si el equipo lo hubiera sabido.

La falta de sincronización en el nivel de Portfolio puede llevar a una ineficiencia y retrasos monstruosos. Por eso, cuando administramos la eficiencia de flujo a nivel de Portfolio, podemos obtener fácilmente una mejora del 300% y aún más.

En resumen

El seguimiento y la gestión de la eficiencia del flujo a nivel global es un requisito importante para que los procesos de trabajo sean exitosos y eficientes. Medir la eficiencia del flujo a nivel Portfolio te permite a:

• mejorar la eficiencia del ciclo de proceso
• distinguir y medir datos para diferentes estructuras de flujo de trabajo de forma más precisa
• identificar bloqueadores que ralentizan todo el proceso de trabajo.