Construir una organización Agile de manera sostenible

¿Qué es la Agilidad organizacional y por qué la necesitas?

Hoy en día, la mayoría de las empresas operan en un entorno llamado VUCA (por sus siglas en inglés), es decir un mercado volátil, incierto, complejo y ambiguo, donde los requerimientos cambian con frecuencia. Lo que los clientes podrían haber considerado ayer como una gran funcionalidad de producto, podría convertirse hoy en simplemente un producto satisfactorio. Además, las startups emergentes desarrollan innovaciones rápidamente, haciendo más difícil que las organizaciones tradicionales sigan su ritmo. Como resultado, dichas organizaciones corren el riesgo de volverse obsoletas y, en última instancia, poco competitivas en el mercado.

Un ejemplo es un estudio de Mckinsey’s basado en el Índice S&P 500, que encontró que la vida promedio de las grandes compañías cayó de 61 años en 1959 a alrededor de 18 años en el 2011. Además, las proyecciones muestran un riesgo considerable de desaparición para el año 2027 para el 75% de las empresas incluidas en el S&P 500.

Créditos de imagen: researchgate.net

Para evitar esto, muchas de estas empresas han comenzado a aplicar prácticas Agile a nivel de equipo, por lo general buscando la eficiencia del desarrollo de productos. Sin embargo, asegurar la supervivencia a largo plazo de una empresa requiere un enfoque a escala donde la totalidad de la empresa adopte los métodos de trabajo Agile, y no únicamente partes separadas de ésta. La idea es que se pueda adaptar de forma rápida y efectiva a un entorno cambiante, mejorando continuamente, innovando más rápidamente y, por lo tanto, satisfaciendo mejor los requerimientos del cliente. En realidad, esto es lo que se puede definir como agilidad organizacional.

Para lograrlo, debe existir un alineamiento entre todos los niveles de la organización, una comunicación más rápida, una entrega de valor más frecuente, y una manera de asegurarse que se trabaje en lo correcto en el momento adecuado.

Atributos comunes de las organizaciones Agile

Antes de profundizar más en cómo puedes desarrollar una organización Agile, comencemos con algunos rasgos comunes que comparten dichas empresas.

1. Seguir un propósito y visión compartidos

Uno de los principales atributos de las organizaciones Agile es que están enfocadas en el cliente y comprometidas en crear valor para todas las partes interesadas. La idea principal es cambiar el enfoque hacia los resultados en lugar de simplemente las entregas. Es por ello que existe un propósito y una visión para todos mientras que los líderes buscan comunicarlo constantemente, lo que permite a las personas decidir la mejor manera de apoyarlo con sus actividades diarias.

Esto requiere una transparencia radical en toda la estructura organizativa y un cambio cultural hacia un entorno más abierto que fomente el intercambio de conocimientos. En la práctica, las empresas logran esto al enfocarse en mejorar la colaboración entre equipos y estableciendo herramientas de baja tecnología y participativas (como diagramas y tableros) que irradian información. Esto ayuda a todos a trabajar en la misma línea y aumenta el sentimiento de pertenencia al equipo y al logro de un propósito común.

Además, las organizaciones Agile se enfocan continuamente en buscar retroalimentación de partes tanto internas como externas para ver qué tan bien están ejecutando su visión. Esto permite a los líderes evaluar regularmente el progreso de los objetivos estratégicos y decidir si se aceleran o cambian de dirección para acomodarse a las condiciones cambiantes del mercado.

2. Un ecosistema de servicios interdependientes y equipos empoderados

Las organizaciones Agile construyen sus estructuras mirándolas como un ecosistema de servicios interdependientes en donde cada servicio contribuye a la entrega de valor final del cliente. Hay una conexión establecida y una visibilidad entre estos, lo que permite una comunicación más rápida, de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, o lateral. Esto permite a las empresas visualizar el flujo de sus soluciones a lo largo de todas las estructuras y, por lo tanto, enfocarse en la optimización del flujo total de entrega.

Además, los equipos Agile responsables de cada servicio dentro de la empresa buscan continuamente evolucionar sus procesos de trabajo para hacerlos más “aptos para su propósito”. Están empoderados para tomar decisiones localmente, compartir ideas de forma libre, y experimentar con nuevas cosas. De este modo, las organizaciones Agile buscan crear una fuerza de trabajo comprometida que ofrezca más productos o servicios a los clientes finales.

3. Toma de decisiones rápida y ciclos de aprendizaje

Otro rasgo importante de las organizaciones Agile es el hecho de que estas reconocen que la mejor forma de minimizar el riesgo es minimizando la incertidumbre. En lugar de desarrollar planes detallados a largo plazo que indican una falsa seguridad, las empresas deben tomar decisiones más rápidas liberando valor al mercado con mayor frecuencia.

Las organizaciones Agile logran esto al reducir el tamaño de los lotes, desde elementos de trabajo individuales hasta objetivos estratégicos gerenciales para así obtener una retroalimentación rápida del mercado. Después, participan en ciclos de aprendizaje regulares (circuitos de retroalimentación) en donde reflejan cualquier información nueva, se adaptan a los cambios y buscan continuamente mejoras.

Las startups utilizan en gran medida estos principios para desarrollar productos innovadores. Sin embargo, empresas grandes y establecidas deben adoptarlos para alinear a sus equipos y verlos como pequeñas startups que producen valor a la oferta final del mercado.

La idea no es simplemente asegurarse que los equipos estén desarrollando el producto o servicio correcto, sino que toda la empresa se mueva en la dirección correcta. Al integrar ciclos frecuentes de “prueba, aprendizaje, adaptación”, las organizaciones se vuelven más capaces de manejar la incertidumbre, entender mejor la complejidad y, por lo tanto, innovar a un ritmo más rápido.

Desarrollar una organización Agile de manera evolutiva y basada en datos

Para impulsar la agilidad organizacional, las empresas deben tener a su disposición un sistema completo de gestión que puedan aprovechar para construir una transparencia radical, crear una simbiosis entre todas las estructuras y facilitar el flujo de información dentro de éstas. Otra parte crítica de la ecuación incluye la habilidad de la organización para mejorar la previsibilidad y así equilibrar mejor la demanda con las capacidades.

Pero ¿cómo puedes unir todas esas cosas para que tu organización sea más resistente a los cambios? Una manera de lograrlo es implementando un método Kanban de gestión de flujo de trabajo que pueda mejorar la supervivencia de la organización a través de la gestión del cambio evolutivo. Una respuesta adecuada frente al ritmo turbulento del entorno de negocios actual es centrarse en la visualización, la mejora continua basada en datos y un compromiso de todas las partes interesadas.

Profundicemos más para ver cómo esto puede lograrse en la práctica.

1. Sistema Kanban para cada servicio en la organización

Como se mencionó anteriormente, las organizaciones Agile buscan ver sus estructuras como una red de servicios interdependientes y, por lo tanto, ver el flujo de una solución dada desde el concepto hasta su realización. En realidad, esto puede lograrse introduciendo los tableros Kanban, en donde puede visualizarse el flujo de valor de cada servicio.

Esto proporciona una transparencia inigualable, descubre cuellos de botella y mejora la eficiencia del flujo al integrar prácticas como el límite de trabajo en curso (WIP). Como resultado, los equipos pueden crear un sistema Kanban para cada proceso de entrega de un servicio y luego evolucionarlo gradualmente para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLAs por sus siglas en inglés).

Estos representan compromisos asumidos con el cliente con respecto a la tasa de prestación de servicios, que se define mediante métricas como tiempo de entrega y de ciclo, y rendimiento. Es el criterio con el que debemos medir regularmente nuestros procesos son “aptos para el propósito” y discutir las posibles mejoras para asegurar la satisfacción del cliente.

1.1. Gestionar dependencias entre equipos

A menudo, en grandes organizaciones hay diferentes equipos involucrados en el lanzamiento de un servicio completo al mercado, lo cual acumula dependencias entre éstos. En el mundo Lean/Agile, éstas se clasifican como desperdicios, por lo que las empresas necesitan una manera sencilla de gestionarlas para reducir el riesgo de retrasos.

Una solución para la gestión de dependencias que evita grandes interrupciones en los procesos existentes es visualizar las dependencias en tableros interconectados y rastrear su progreso. Por ejemplo, supongamos que un equipo depende de otro para producir algún tipo de valor. En este caso, éstos pueden crear una columna específica en su tablero Kanban (un estacionamiento) en donde los elementos de trabajo ingresan para señalar la necesidad de la entrada de otro equipo.

Esto crea una cola en el proceso de trabajo que debe ser monitoreada regularmente por los equipos dependientes. Una buena práctica consiste en aplicar límites WIP en la cola para restringir el número de elementos de trabajo que residen allí. Esto te permitirá mejorar el flujo y prevenir que el sistema Kanban del otro equipo se sobrecargue.

Además de eso, con los datos de tiempo de entrega y tiempo de ciclo, puedes calcular cuánto tiempo permanece parado un trabajo dependiente. Según tus hallazgos, puedes establecer acuerdos de nivel de servicio con otros equipos (de los cuales dependas) y colaborar con ellos en intervalos periódicos para mejorar gradualmente el proceso general de entrega de servicios.

2. Circuitos de retroalimentación para construir un flujo de información

Al hablar de colaboración frecuente, las organizaciones Agile apuntan a lograrla a través de cadencias (rutinas) regulares en todos los niveles de la empresa. Esto contribuye a la creación de simbiosis entre estructuras y flujos de información para asegurarse que se ejecuten las cosas correctas en el momento adecuado.

En Kanban, por ejemplo, existen siete cadencias que son esencialmente reuniones que tienen como objetivo agilizar la comunicación entre equipos. Estas incluyen revisiones de estrategia, revisiones de operaciones, revisiones de entrega de servicios, así como también las reuniones de reposición, las reuniones de planificación de entrega y las reuniones diarias.

Vamos a dividirlas en dos categorías principales para explicar mejor su aplicación.

2.1. Conjunto de prestación de servicios

Las cadencias en esta categoría tienen que ver principalmente con extraer trabajo nuevo y asegurarse que el trabajo antiguo está realizándose en todos los sistemas Kanban dentro de la organización. Esto incluye la reunión Kanban diaria, la reunión de reposición y las reuniones de planificación de entrega.

Por ejemplo, cada equipo puede tener reuniones diarias en donde los compañeros se paran frente a un tablero Kanban para sincronizar el progreso de proyectos y las tareas individuales. Por otro lado, con la ayuda de la cadencia de reposición, los equipos pueden discutir cuál es el siguiente trabajo a iniciar mientras que la reunión de planificación de entrega está reservada para tomar decisiones sobre qué elementos están listos para su entrega al cliente.

2.2. Conjunto de mejora/evolución

La siguiente categoría engloba las cadencias en donde la idea principal es adaptarse a los cambios tanto a nivel de equipo como a nivel de gestión y buscar formas de hacer evolucionar los sistemas organizacionales. Estos incluyen las revisiones de entrega de servicios (a nivel de equipo), las revisiones de operaciones y riesgo (a nivel de gestión medio) y las revisiones de estrategia (a nivel de gestión gerencial).

Las revisiones de entrega de servicio, por ejemplo, tienen que ver con un sistema individual Kanban en donde los miembros individuales reflexionan sobre eventos pasados y discuten cómo pueden hacer las cosas mejor. Por otro lado, las revisiones de operaciones y riesgos llevan dichas discusiones a un nivel organizacional mayor. Estas buscan reflexionar sobre el rendimiento de varios sistemas Kanban en donde se revisan las dependencias, se identifican los riesgos, y se buscan formas para mitigarlos.

Avanzando en la jerarquía, las revisiones de estrategia involucran a los puestos gerenciales (ej. CEOs, administrador de cartera) quienes evalúan el entorno de negocios y se adaptan a los cambios. Al agregar información de otras cadencias, incluyendo observaciones de mercado, estos pueden planificar iniciativas estratégicas para asegurarse que la empresa se mueva en la dirección correcta.

3. Mejora continua basada en datos

Desarrollar una organización Agile también requiere una mayor previsibilidad para que puedas ajustar mejor la demanda con las capacidades y cumplir con los requisitos de entrega del cliente. La forma de lograr esto es analizando los datos de entrega de servicios y después encontrar mejoras basadas en dichos hallazgos.

Para hacer esto, puedes utilizar métricas como el tiempo de entrega y de ciclo, y el rendimiento. Puedes medir y recopilar datos sobre estas métricas con diagramas de flujo acumulado (CFD), gráficos de dispersión e histogramas de tiempo de ciclo, WIP y diagramas de rendimiento, lo cual te ayudará a analizar la estabilidad del flujo de trabajo y llegar a acuerdos de nivel de servicio a lo largo de toda la organización.

Por ejemplo, en Businessmap, aplicamos estos diagramas y convertimos en gráficas nuestras métricas de entrega de servicio históricas en simulaciones de Montecarlo. Esto nos permite pronosticar cuándo y cuántos elementos de trabajo podemos entregar al cliente final, o servicios compartidos basados en probabilidad en lugar de estimaciones.

Análisis para mejora continua & pronóstico basado en datos en Kanbanize

Como resultado, podrás mejorar la entrega de servicio o la previsibilidad del proyecto y tener una forma de anticipar mejor la demanda. Esto te permitirá tomar las decisiones correctas basadas en datos reales para mejorar continuamente la agilidad organizacional general.

4. Comprender y centrarse en las expectativas del cliente

Por último, pero no menos importante, recuerda que el camino hacia la agilidad organizacional no tiene fin. Las ideas discutidas anteriormente pueden ayudarte a impulsar dicha agilidad, pero tu objetivo principal para asegurar la supervivencia a largo plazo debe ser deleitar continuamente a tu mercado objetivo.

Es por ello que no debes tener miedo a experimentar. Simplemente asegúrate de obtener la retroalimentación tan pronto como sea posible para que puedas entender mejor las expectativas de tus clientes. Esto te permitirá adaptarte a las necesidades de cambio e innovar más rápido.

En resumen

Lograr la agilidad organizacional requiere un cambio de cultura hacia un entorno más transparente y una mentalidad de “probar, aprender y adaptarse”. Para crear una organización Agile, necesitas tener a mano un sistema de gestión completo que te permita:

• Lograr una transparencia radical en todas las estructuras organizativas;
• Construir un flujo de información dentro de éstas;
• Mejorar la previsibilidad para equilibrar la demanda con las capacidades.