Construindo uma organização ágil de maneira sustentável

O que é agilidade organizacional e por que você precisa dela?

Atualmente, a maioria das empresas opera no chamado mercado VUCA (volátil, incerto, complexo, ambíguo) onde os requisitos mudam com frequência. O que os clientes poderiam ter considerado uma funcionalidade de produto interessante ontem, pode facilmente se transformar em algo mais satisfatório hoje. Além disso, as startups emergentes desenvolvem inovações rapidamente, tornando mais difícil para as organizações tradicionais acompanharem seu ritmo. Como resultado, essas organizações correm o risco de se tornarem obsoletas e, em última análise, não competitivas no mercado.

Um exemplo é o estudo de Mckinsey baseado no índice S&P 500, que constatou que a vida média das grandes empresas caiu de 61 anos em 1958 para cerca de 18 anos em 2011. Além disso, as projeções mostram um risco considerável para 75% das empresas atualmente cotadas em que o S&P 500 tenha desaparecido até 2027.

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Para evitar isso, muitos deles já se voltaram para as práticas ágeis e as aplicaram no nível da equipe, geralmente procurando melhorar a eficiência do desenvolvimento de produtos. No entanto, garantir a sobrevivência dos negócios a longo prazo exige uma abordagem escalonada em que toda a empresa adote formas ágeis de trabalho, não apenas partes separadas dela. A ideia é permitir que ela se adapte de maneira mais rápida e eficaz a um ambiente em mudança, melhore continuamente, inove em um ritmo mais rápido e, assim, atenda melhor às necessidades dos clientes. Na realidade, isso é o que pode ser definido como agilidade organizacional.

Para alcançá-lo, é preciso haver alinhamento entre todos os níveis organizacionais, comunicação mais rápida, entregas de valor mais frequentes e uma forma de garantir que a coisa certa seja trabalhada no momento certo.

Atributos Comuns das Organizações Ágeis

Antes de nos aprofundarmos em como você pode desenvolver uma organização ágil, vamos definir algumas características comuns que essas empresas compartilham.

1. Seguindo um propósito e visão compartilhados

Um dos principais atributos das organizações ágeis é que elas são focadas no cliente e comprometidas com a criação de valor para todas as partes interessadas. A ideia principal é mudar o foco para os resultados em vez de apenas para a produção. É por isso que há um propósito e uma visão compartilhados para todos seguirem, pois os líderes visam comunicá-los constantemente, enquanto permitem que as pessoas decidam como melhor apoiá-los em suas atividades diárias.

Isso requer transparência radical em toda a estrutura organizacional e uma mudança de cultura para um ambiente mais aberto que encoraje o compartilhamento de conhecimento. Na prática, as empresas conseguem isso concentrando-se em melhorar a colaboração entre as equipes e configurando ferramentas de baixa tecnologia e alto toque (como gráficos e quadros visuais) que irradiam informações. Isso ajuda a manter todos na mesma página e aumenta o senso de pertencimento ao propósito comum.

Além disso, as organizações ágeis se concentram em buscar feedback constantemente de partes interessadas internas e externas para ver como estão executando a visão de alto nível. Isso permite que os líderes avaliem regularmente o progresso dos objetivos estratégicos e decidam se devem acelerá-los ou mudar a direção para acomodar as mudanças nas condições do mercado.

2. Um ecossistema de serviços interdependentes e equipes capacitadas

As organizações ágeis constroem suas estruturas visualizando-as como um ecossistema de serviços interdependentes, onde cada serviço contribui para a entrega de valor ao cliente final. Há uma conexão estabelecida e visibilidade em todos eles, permitindo um fluxo mais rápido de comunicação de cima para baixo, de baixo para cima ou lateralmente. Isso permitirá que as empresas visualizem o fluxo de suas soluções em todas as estruturas e, assim, se concentrem na otimização de todo o fluxo de entrega de valor.

Além disso, as equipes ágeis responsáveis ​​por cada serviço dentro da empresa buscam continuamente evoluir seus processos de trabalho para torná-los mais “adequados ao propósito”. Eles têm o poder de tomar decisões locais, compartilhar ideias livremente e experimentar coisas novas. Dessa forma, as organizações ágeis visam criar uma força de trabalho engajada que oferece produtos ou serviços de mais qualidade aos clientes finais.

3. Tomada de Decisão Rápida e Ciclos de Aprendizagem

Outra característica essencial das organizações ágeis é o fato de reconhecerem que a melhor maneira de minimizar o risco é abraçar a incerteza. Em vez de desenvolver planos detalhados e de longo prazo que sinalizam uma falsa segurança, as empresas precisam se engajar em tomadas de decisão mais rápidas, liberando frequentemente valor para o mercado.

As organizações ágeis conseguem isso reduzindo o tamanho dos lotes de tudo, desde itens de trabalho individuais até objetivos estratégicos de alto nível para obter feedback rápido do mercado. Em seguida, eles se envolvem em ciclos regulares de aprendizado (loops de feedback) nos quais refletem sobre qualquer nova informação, se adaptam às mudanças e buscam continuamente melhorias.

As startups usam fortemente esses princípios para desenvolver produtos inovadores. No entanto, mesmo grandes empresas estabelecidas precisam adotá-los criando alinhamento entre todas as equipes e vendo-os como pequenas startups que produzem valor para a oferta final de mercado.

A ideia não é apenas garantir que as equipes estejam desenvolvendo o produto ou serviço certo, mas também que toda a empresa se mova na direção certa. Ao integrar ciclos frequentes de "teste, aprenda, adapte", as organizações se tornam capazes de gerenciar a incerteza, entender melhor a complexidade e, assim, inovar em um ritmo mais rápido.

Desenvolvendo uma organização ágil de maneira evolutiva e orientada por dados

Para impulsionar a agilidade organizacional, as empresas precisam ter um sistema de gestão completo à sua disposição que possam alavancar para construir uma transparência radical, criar uma conexão entre todas as estruturas e facilitar o fluxo de informações dentro delas. Outra parte crítica da equação inclui a capacidade da organização de melhorar a previsibilidade e, assim, equilibrar melhor a demanda com as capacidades.

Mas como você pode unir todas essas coisas para tornar sua organização mais resiliente às mudanças? Uma maneira de conseguir isso é implementar o método de gerenciamento de fluxo de trabalho Kanban que pode melhorar a sobrevivência organizacional por meio do gerenciamento de mudanças evolutivas. Concentrar-se na visualização, na melhoria contínua orientada por dados e no envolvimento de todas as partes interessadas é uma resposta adequada ao ritmo turbulento das mudanças no ambiente de negócios atual.

Vamos nos aprofundar para ver como isso pode acontecer na prática.

1. Sistema Kanban para cada serviço na organização

Como mencionado anteriormente, as organizações ágeis visam ver suas estruturas como uma rede de serviços interdependentes e, assim, ver o fluxo de uma determinada solução do conceito à fruição. Na realidade, isso pode acontecer com a introdução de quadros Kanban interconectados, onde o fluxo de valor de cada serviço é visualizado.

Isso fornece transparência incomparável e, por meio da integração de várias práticas, como limitar o trabalho em andamento (WIP), descobre gargalos e aumenta a eficiência do fluxo. Como resultado, as equipes podem construir um sistema Kanban para cada processo de entrega de serviço e depois evoluí-lo gradualmente para atender aos acordos de nível de serviço (SLAs).

Esses representam compromissos assumidos com o cliente em relação à taxa de entrega do serviço, que é definida por métricas como lead, tempo de ciclo e rendimento. É o critério contra o qual devemos medir frequentemente o quão "adequados à finalidade" são nossos processos e discutir possíveis melhorias para garantir a satisfação do cliente.

1.1. Gerenciando dependências entre equipes

Muitas vezes em grandes organizações, existem diferentes equipes envolvidas na liberação de um serviço completo para o mercado, acumulando dependências entre elas. No mundo Lean/Ágil, esses são classificados como desperdícios, portanto, as empresas precisam de uma maneira direta de gerenciá-los para reduzir o risco de atraso.

Uma solução para gerenciamento de dependências que evita grandes interrupções dos processos existentes é visualizar as dependências em placas interconectadas e acompanhar seu progresso. Por exemplo, suponha que uma equipe dependa de outra para produzir alguma forma de valor. Nesse caso, eles podem criar uma coluna específica em seu quadro Kanban (estacionamento) onde os itens de trabalho entram para sinalizar a necessidade de entrada de outra equipe.

Isso cria uma fila no processo de trabalho, que a equipe dependente precisa monitorar regularmente. Uma boa prática aqui é aplicar limites de WIP na fila para restringir o número de itens de trabalho que residem lá. Isso permitirá que você melhore o fluxo deles e evite que o sistema Kanban da outra equipe sobrecarregue.

Além disso, com dados de tempo de ciclo e de entrega, você pode calcular quanto tempo o trabalho dependente permanece em um estacionamento. Com base nas descobertas, você pode formar acordos de nível de serviço com as outras equipes (das quais você depende) e colaborar com elas em intervalos periódicos para melhorar gradualmente o processo geral de entrega de serviços.

2. Ciclos de feedback para construir um fluxo de informações

Ao falar sobre colaboração frequente, as organizações ágeis visam alcançá-la por meio de cadências regulares em todos os níveis da empresa. Isso contribui para a criação de simbiose entre as estruturas e agiliza o fluxo de informações para garantir que as coisas certas sejam executadas no momento certo.

No Kanban, por exemplo, existem sete cadências, que são essencialmente reuniões que visam agilizar a comunicação entre as equipes. Isso inclui Revisões de Estratégia, Revisões de Operações, Revisões de Risco e Entrega de Serviços, bem como Reabastecimento, Planejamento de Entrega e Reuniões Diárias.

Vamos dividi-los em duas categorias principais para explicar melhor sua aplicação.

2.1. Conjunto de entrega de serviço

As cadências nesta categoria estão principalmente preocupadas em puxar o novo trabalho e garantir que o antigo esteja sendo feito em todos os sistemas Kanban da organização. Eles incluem as reuniões diárias do Kanban, Reabastecimento e Planejamento de Entrega.

Por exemplo, cada equipe pode praticar a reunião diária em que os colegas de trabalho ficam de pé na frente de um quadro Kanban para sincronizar o progresso de projetos e tarefas individuais. Com a ajuda da cadência de Reabastecimento, por outro lado, as equipes podem discutir qual trabalho começar a seguir, enquanto a reunião de Planejamento de Entrega é reservada para tomar decisões sobre quais itens estão prontos para entrega ao cliente.

2.2. Conjunto de Melhoria/Evolucionária

A próxima categoria engloba cadências, onde a ideia principal é se adaptar às mudanças tanto em nível de equipe quanto de gestão e buscar maneiras de evoluir os sistemas organizacionais. Isso inclui Revisões de Entrega de Serviços (nível de equipe), Revisões de Operações e Riscos (gerenciamento intermediário), bem como Revisões de Estratégia (gerenciamento executivo).

As revisões de entrega de serviço, por exemplo, estão preocupadas com um único sistema Kanban onde os membros individuais da equipe refletem sobre eventos passados ​​e discutem como podem melhorar as coisas. As revisões de operações e riscos, por outro lado, levam essas discussões a um nível organizacional superior. Eles visam refletir sobre o desempenho de vários sistemas Kanban, onde você revisa dependências, identifica eventos de risco e procura maneiras de mitigá-los.

Avançando ainda mais na hierarquia, as Revisões de Estratégia se preocupam em envolver executivos de alto nível (ex. CEOs, gerentes de portfólio) que avaliam o ambiente de negócios e se adaptam às mudanças. Ao agregar informações de outras cadências, incluindo observações de mercado, eles podem planejar iniciativas estratégicas e garantir que a empresa esteja caminhando na direção certa.

3. Melhoria Contínua Orientada por Dados

O desenvolvimento de uma organização ágil também requer previsibilidade aprimorada para que você possa combinar melhor a demanda com os recursos e atender aos requisitos de entrega do cliente. A maneira de conseguir isso é analisando os dados de entrega de serviços e, em seguida, derivando melhorias com base nas descobertas.

Para fazer isso, você pode usar métricas como tempo de ciclo e tempo de entrega, WIP e taxa de transferência. Você pode medir e coletar dados sobre essas métricas com diagramas de fluxo cumulativos (CFD), diagramas e histogramas de dispersão de tempo de ciclo, WIP e gráficos de execução de taxa de transferência, que ajudarão você a analisar a estabilidade do fluxo de trabalho e chegar a acordos de nível de serviço entre as organizações.

Por exemplo, no Businessmap, aplicamos esses gráficos e traçamos nossas métricas históricas de prestação de serviços em Simulações de Monte Carlo. Isso nos permite prever quando e quantos itens de trabalho podemos entregar ao cliente final ou serviços compartilhados com base na probabilidade e não na estimativa.

Como resultado, você poderá melhorar a entrega de serviços ou a previsibilidade do projeto e terá uma maneira de antecipar melhor a demanda. Isso permitirá que você tome as decisões corretas com base em dados reais para melhorar continuamente a agilidade organizacional geral.

4. Compreender e focar nas expectativas do cliente

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que o caminho para a agilidade organizacional é interminável. As ideias discutidas acima podem ajudá-lo a aumentá-lo, mas seu principal objetivo para garantir a sobrevivência a longo prazo deve ser encantar continuamente seu mercado-alvo.

É por isso que não tenha medo de experimentar. Apenas certifique-se de coletar seus comentários o mais rápido possível, para que você possa entender melhor as expectativas do seu cliente. Isso permitirá que você se adapte às suas necessidades em constante mudança e inove mais rapidamente.

In Summary

Alcançar a agilidade organizacional requer uma mudança cultural para um ambiente mais transparente e uma mentalidade de “testar, aprender e adaptar”. Para criar uma organização ágil, você precisa de um sistema de gerenciamento completo que permita:

• Alcançar transparência radical em todas as estruturas organizacionais;
• Construir um fluxo de informações dentro deles;
• Melhore a previsibilidade para equilibrar a demanda com os recursos.