¿Qué es Muri y Cómo Lidiar Con Este?

Uno de los propósitos principales de Lean management es eliminar las actividades de desperdicio en el proceso de producción y optimizar los recursos.

Sorprendentemente, muchos practicantes de Lean van directamente a los 7 desperdicios, conocidos como Muda, y se olvidan de las otras dos “M” que son cruciales para mantener un flujo de trabajo continuo y bien organizado: Mura y Muri.

En realidad, identificar y eliminar el Mura (desigualdad) es extremadamente importante si quieres crear un ritmo de trabajo estable. Sin embargo, primero debes identificar los pasos de tu proceso que sobrecargan el sistema de trabajo de la organización.

En otras palabras, necesitas detectar el Muri. Luego, podrás analizar y optimizar la capacidad de trabajo de tu fuerza laboral.

Exploremos en detalle qué es Muri.

¿Qué es Muri?

Muri es un término japonés que significa "sobrecargado o irrazonable". Es uno de los tres tipos de desperdicios (Muda, Mura, Muri) y un concepto clave en el Sistema de Producción de Toyota.

En otras palabras, creas Muri cada vez que pones a tu equipo bajo estrés al exigirles un trabajo poco razonable o innecesario que excede su capacidad.

El Muri puede reducir drásticamente la productividad y la eficiencia de tu equipo. Poner mucha presión se traduce a menudo en horas de trabajo adicionales, lo que conducirá a “desgastes profesionales”.

La sobrecarga puede tener un efecto negativo en la moral de tu equipo y dañar la "salud" de todo el proceso de trabajo.

Es como en un equipo de fútbol: si pones toda la presión en 3 jugadores porque son muy buenos, en algún momento se lesionarán y luego todo el equipo tendrá problemas. Entonces, debes ser cuidadoso mientras intentas utilizar toda la capacidad de tu equipo.

Debes intentar lograr el equilibrio en la óptima capacidad – un nivel en el cual todas las partes del sistema son capaces de dar resultados sin necesidad de trabajo extra.

Se dice fácil, pero descubramos qué puede causar Muri.

¿Qué Puede Causar Muri?

Tú puedes sobrecargar a tus equipos sin tan siquiera darte cuenta. Por ejemplo, establecer plazos poco realistas puede obligar a diferentes miembros del equipo a apresurar el trabajo. Esto a menudo conducirá a una calidad pobre y a una menor satisfacción del cliente.

Demostremos esto con un ejemplo.

Si le dices a tu diseñador que produzca dos veces más imágenes que las que puede producir durante un cierto período de tiempo, probablemente lo hará, pero no todas serán de la más alta calidad. Es más o menos como una línea de ensamblaje. Imagina, tienes a los trabajadores que verifican la calidad de los productos y cuanto más rápido haces funcionar la línea de montaje, mayor será la probabilidad de que productos de baja calidad lleguen a tus clientes.

Hay muchas razones diferentes que pueden causar Muri.

Sobredemanda

La primera y más obvia es la sobredemanda. En el mundo empresarial contemporáneo, sorprende cómo la alta gerencia empuja más trabajo a sus equipos con la esperanza de que “más entradas se traduzcan de alguna manera en más salidas”.

De hecho, esto lleva a un número cada vez mayor de tareas de espera, lo que a menudo se traduce en caos y agotamiento.

Falta de capacitación

Las empresas descuidan a menudo la necesidad de buenas sesiones de capacitación. Así es como en algún momento un miembro del equipo puede terminar trabajando en una tarea mucho más tiempo del necesario.

Supongamos que estás capacitado para trabajar como copywriter. Sin embargo, el manager decide usarte como diseñador. Probablemente necesitarás el doble de tiempo para entregar imágenes tan buenas como las de un diseñador habitual.

Falta de comunicación

La buena comunicación es crucial para el éxito de cualquier equipo. Debes establecer canales y prácticas de comunicación claras para evitar la sobrecarga.

Imagina que tienes una reunión con 3 de los miembros de tu equipo y decides hacer 10 landing pages nuevas para tu sitio web.

Todos en la reunión están de acuerdo y el equipo comienza a trabajar en el proyecto. Sin embargo, fue simplemente un acuerdo verbal y no se le informó del proyecto al diseñador hasta el último día antes de la fecha límite prevista.

El diseñador estará sobrecargado y sentirá el efecto negativo de Muri debido a la falta de comunicación.

Falta de herramientas y equipos adecuados

Cuando faltan las herramientas adecuadas, Muri es inevitable y obvio. Si por ejemplo, le das computadoras nuevas a algunos de tus desarrolladores pero los demás trabajan con máquinas de 5 años, el segundo grupo definitivamente se sentirá abrumado porque necesitarán mucho más tiempo para completar sus tareas utilizando el equipo viejo.

Puede haber muchas otras causas de Muri. Debes recordar que controlar todas evitará que todo el proceso de trabajo se derrumbe.

Ahora, veamos cómo puedes lidiar con Muri.

Diferentes Maneras de Lidiar con Muri

El Lean management ofrece varias herramientas y prácticas que pueden ayudarte a eliminar el efecto negativo de la sobrecarga o al menos reducirlo a un nivel mínimo.

Mapea el flujo de trabajo de tu equipo

Primero, empecemos con mapear el flujo de trabajo de tu equipo. Para ello, puedes usar un tablero Kanban donde visualices las diferentes etapas del flujo de trabajo. Al hacerlo, podrás adquirir un entendimiento claro de la capacidad de tu equipo y ver dónde se crea el valor.

Después de esto, puedes establecer límites al trabajo en proceso para cada etapa del flujo de trabajo. Así podrás asegurarte que los diferentes miembros del equipo no trabajen caóticamente en múltiples tareas, sino que se centrarán en completar las tareas actuales antes de comenzar otras nuevas. 

Simplemente, aplicar límites WIP crea a partir de Kanban un sistema pull eficiente que te ayudará a organizar mejor el trabajo y prevenir que los miembros del equipo se sobrecarguen.

Se vuelve un poco más complicado a nivel general. Muy a menudo hay dos o más equipos, cuyo trabajo es interdependiente.

Por ejemplo, supongamos que tenemos el equipo A – que desarrolla nuevas funcionalidades para tu servicio de software y el equipo B – que implementa estas funcionalidades.

Sin embargo, el equipo A entrega nuevas funcionalidades más rápido de lo que el equipo B las implementa. En este caso, el equipo B siempre tendrá una gran cola de trabajo y su flujo de trabajo estará sobrecargado todo el tiempo.

Por lo tanto, es importante establecer límites WIP a nivel general. Entonces, cada vez que el equipo A comienza a trabajar en una nueva funcionalidad, deben asegurarse de que el equipo B tenga capacidad disponible

Sí, el equipo A puede estar bloqueado por un tiempo, pero puede redirigir parte de su capacidad para ayudar al equipo B en lugar de sobrecargarlo. En el mundo de los negocios, es mejor tener a uno de tus equipos bloqueado, que a toda tu empresa sobrecargada.

Estandariza tu proceso

Otra forma de lidiar con Muri es la estandarización. Tener todos los procesos documentados y a los miembros del equipo bien capacitados asegurará que todos puedan hacer el trabajo correcto de la mejor manera. 

Los procedimientos estándar respaldarán una buena comunicación y ayudarán a tus equipos a evitar malos entendidos.

Practica Jidoka

Una herramienta más de Lean management que puede ayudarte a lidiar con Muri es Jidoka. Es una práctica simple que le permite a cualquier miembro del equipo detener el proceso de trabajo si ocurre algún problema. Después, el equipo debe resolver el problema antes de que el proceso de trabajo continúe. De esta manera, creas estándares de calidad internos y evitas el re-trabajo.

Además, puedes hacer visitas Gemba periódicamente, que es un método simple de "ir y ver", que te ayudará a tener un entendimiento claro de lo que realmente está sucediendo y de ver dónde se genera Muri.